Conservazione sostitutiva è un’espressione sempre più in voga nel linguaggio aziendale, specie da quando è entrato in vigore l’obbligo di emettere fatture elettroniche per i rapporti intercorsi con la Pubblica Amministrazione. Per conservazione sostitutiva si intende quella procedura informatica attraverso la quale si conferisce valore legale a un documento nel tempo. I vantaggi derivanti da questa pratica sono molto concreti, in particolare, quando si tratta di documenti che devono essere conservati nel tempo, come le fatture. In altre parole, il valore legale di questo documenti informatici viene così equiparato a quello degli stessi documenti in formato cartaceo. Inoltre, si consideri che un documento informatico comporta risparmi sui costi di emissione, stampa e copia, così come si riducono i tempi di ricerca, si risparmia spazio fisico negli uffici e la consultazione diventa più veloce e agevole.
Il legislatore richiede di compiere alcuni passi specifici per giungere alla conservazione sostitutiva di un documento, come le fatture. Per iniziare, queste devono essere emesse elettronicamente, un procedimento abbastanza semplice, perché avviene tramite un software, il quale produrrà un flusso di dati in formato XML e contenenti le stesse informazioni previste per le fatture in formato cartaceo. Secondariamente, sulle fatture così emesse deve essere apposta la firma digitale qualificata. Essa consente di soddisfare tre caratteristiche basilari, l’autenticità, ovvero il destinatario è in grado di verificare l’identità del mittente, la non ripudiabilità, che significa che il mittente non può disconoscere il documento da lui firmato, e l’integrità, perchè nessuno può modificare il documento.
La fattura viene automaticamente indicizzata, ovvero al suo formato elettronico viene associato un sottoinsieme di dati, come il numero di fattura, che consente di indicizzare il documento e di agevolarne la successiva ricerchia nell’archivio digitale. La singola fattura, poi, deve rientrare all’interno di un lotto di conservazione sulla base di un determinato criterio, che generalmente è di tipo temporale. Il lotto al suo interno deve contenere progressività cronologica e la continuità per ciascun periodo d’imposta, nel senso che non sarà possibile avere le fatture numero 1, 2, 3, 6 e 7 se mancano quelle numero 4 e 5.
Infine, ogni lotto deve essere chiuso con una marca temporale e la firma digitale. Queste operazioni devono essere effettuate dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva. La marca temporale viene apposta collegandosi a un sistema esterno di Certificate Authority, che garantisce il momento preciso in cui la marcatura avviene. In questo modo, tutti i documenti contenuti in un dato lotto sono contraddistinti con esattezza e bloccati, quindi non modificabili, nella forma, nel contenuto e nella data.
Tornando alle fatture elettroniche, nel caso in cui il cliente non sia un ente della Pubblica Amministrazione, la loro emissione presuppone il consenso dell’acquirente. Trattandosi di documenti equiparati sul piano legale a quelli cartacei, la conservazione sostitutiva dovrebbe avvenire con cadenza non superiore ai 15 giorni. Come confermato dalla circolazione n.45 del 2005 dell’Agenzia delle Entrate, entro 15 giorni dalla data di emissione, la fattura elettronica deve essere oggetto di conservazione sostitutiva. Si potrebbe anche emettere la fattura in formato cartaceo, salvo procedere successivamente alla sua conservazione in forma digitale. In questi casi, il termine entro cui questo secondo procedimento resta possibile è quello massimo previsto per il mantenimento obbligatorio del documento contabile.
Emerge, tuttavia, una rilevante differenza nella conservazione sostitutiva di una fattura emessa elettronicamente e di una emessa nel vecchio formato cartaceo. Nel primo caso, firma digitale e riferimento temporale sono apposti sulla singola fattura. La firma digitale deve essere quella del rappresentante legale o di un suo delegato. Le altre, oggetto di scansione dell’immagine, si possono conservare con l’apposizione della firma digitale del riferimento temporale sull’insieme delle fatture o su un’evidenza informatica contente un hash per più fatture, mentre la firma digitale può essere quella del responsabile della conservazione.
Per riferimento temporale, il legislatore intende l’informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata a uno o più documenti informatici, per cui nonostante non sia dotato di data certa, deve contenere quegli elementi tali che garantiscano la non totale discrezionalità da parte del soggetto che lo appone sul documento informatico. Sul piano pratico, tale operazione avviene attraverso l’uso di software, che con frequenza di pochi secondi permettono la sincronizzazione via internet dell’orologio del sistema con il Network Time Protocol.
Quanto detto vale per il ciclo attivo della fatturazione, ma le medesime considerazioni si hanno per il ciclo passivo. Chi continua a ricevere fatture in formato cartaceo, infatti, anche tramite una modalità informatica, come la spedizione via mail, può sempre decidere di conservarle in formato elettronico, previa scansione e indicizzazione e fino al termine previsto per l’obbligo di conservazione. Se, invece, si è acconsentito al fornitore di emettere fatture elettroniche, si ha l’obbligo della conservazione sostitutiva di tutto il ciclo passivo, comprese delle fatture ricevute in formato cartaceo. Infine, potrebbe anche non essere necessaria la previa scansione dell’immagine per le fatture ricevute per posta elettronica, che potrebbero essere archiviate così come sono.