In Italia ciò che per anni è stato chiamato “conservazione sostitutiva” delle fatture è oggi, più correttamente, la conservazione digitale a norma dei documenti fiscalmente rilevanti. Il cambiamento indica il passaggio da una semplice archiviazione dei file a un sistema giuridico e tecnico che deve garantire nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Per le fatture, questo sistema si collega all’articolo 39 del DPR 633/1972, che disciplina la tenuta e la conservazione dei documenti IVA. La durata dell’obbligo deve essere determinata considerando anche l’articolo 2220 del Codice civile e l’articolo 22 del DPR 600/1973. In particolare, il termine civilistico ordinario di conservazione è di dieci anni, mentre la normativa fiscale richiede di conservare i documenti fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d’imposta, anche oltre tale termine quando necessario.
Quali Documenti Devono Essere Conservati
La prima regola operativa è conservare correttamente il documento fiscalmente rilevante, senza confondere una copia destinata alla consultazione con la fattura originale. Per le fatture elettroniche emesse attraverso il Sistema di Interscambio, il riferimento è il documento XML validamente trasmesso e non scartato dal sistema. Per le fatture elettroniche passive il riferimento è il documento XML ricevuto o reso disponibile attraverso i canali previsti.
È opportuno conservare anche le notifiche e le ricevute rilevanti del Sistema di Interscambio, mantenendole associate alle fatture cui si riferiscono. Questi documenti consentono di ricostruire il ciclo di trasmissione, documentare gli esiti e verificare eventuali anomalie. La conservazione delle ricevute deve essere organizzata in funzione della loro rilevanza e degli obblighi documentali applicabili, senza presumere che ogni messaggio tecnico abbia necessariamente lo stesso trattamento fiscale della fattura.
La stampa su carta o il PDF di cortesia rimangono strumenti utili per consultare il contenuto delle fatture elettroniche. Tuttavia, il semplice salvataggio di un PDF non sostituisce automaticamente la conservazione a norma del documento elettronico. Le copie informatiche conformi possono avere efficacia giuridica secondo le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale e le regole tecniche applicabili, ma la loro formazione e conservazione devono rispettare i requisiti previsti.
Una distinzione importante riguarda le fatture relative a operazioni con l’estero. Quando una fattura viene emessa o ricevuta al di fuori del Sistema di Interscambio, occorre conservare il documento originale secondo le disposizioni applicabili. La trasmissione di un file XML per comunicare i dati di un’operazione transfrontaliera, per esempio mediante i documenti TD17, TD18 o TD19, non sostituisce automaticamente la conservazione della fattura originaria ricevuta dal fornitore estero.
Quando la fattura nasce su carta o come documento analogico, è possibile procedere alla dematerializzazione, purché siano rispettate le regole relative alla formazione delle copie informatiche e alla loro eventuale conformità all’originale. La copia deve poi essere gestita attraverso un sistema di conservazione idoneo, garantendo la possibilità di consultazione ed esibizione nei casi previsti.
Come Funziona la Conservazione Digitale a Norma
La conservazione non coincide con l’archiviazione delle fatture in una cartella del computer, su un server aziendale o in uno spazio cloud generico. Le Linee guida AgID richiedono un sistema organizzato, con ruoli, responsabilità e procedure definite, in grado di garantire il mantenimento nel tempo dei documenti informatici.
Il sistema deve prevedere un Manuale della conservazione, nel quale siano descritte le modalità di acquisizione e gestione dei documenti, i controlli effettuati, le caratteristiche dei pacchetti informativi, le procedure di sicurezza e le modalità di esibizione.
Il processo prevede la formazione dei pacchetti di versamento, la loro acquisizione e verifica e la successiva generazione dei pacchetti di archiviazione. Quando occorre esibire i documenti, il sistema deve poter predisporre i pacchetti di distribuzione secondo le modalità previste dalle Linee guida e dal Manuale della conservazione.
Deve inoltre essere individuato un responsabile della conservazione, con compiti di definizione e controllo delle politiche complessive del sistema. Per i soggetti privati questo ruolo può essere affidato anche a un soggetto esterno, purché siano rispettati i requisiti di competenza e le condizioni previste dalle Linee guida, compresa la necessaria distinzione rispetto al conservatore.
Il contribuente può organizzare il processo internamente oppure affidarlo a un conservatore esterno. L’affidamento del servizio non elimina gli obblighi fiscali del soggetto tenuto alla conservazione. È quindi importante verificare che il contratto e le procedure adottate consentano di rispettare gli adempimenti normativi e di ottenere i documenti quando necessari.
Le caratteristiche dei sistemi e le responsabilità dei soggetti coinvolti sono illustrate dall’Agenzia per l’Italia Digitale nella sezione dedicata alla conservazione.
Scadenza della Conservazione delle Fatture
La conservazione digitale deve essere completata entro i termini stabiliti dalla normativa fiscale. L’articolo 3 del D.M. 17 giugno 2014 rinvia al termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, del DL 357/1994.
Secondo i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate, in particolare la risoluzione 46/E del 10 aprile 2017, il termine di conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti coincide con il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi.
Questo riferimento si applica anche ai documenti rilevanti ai fini IVA. Non bisogna quindi utilizzare automaticamente la scadenza della dichiarazione annuale IVA per calcolare il termine di completamento del processo di conservazione. Per i contribuenti con periodi d’imposta non coincidenti con l’anno solare, occorre considerare le precisazioni amministrative relative alla prima dichiarazione dei redditi utile.
Il processo non si perfeziona con il semplice caricamento dei documenti su una piattaforma. L’articolo 3, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014 stabilisce che la conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione.
Le Linee guida AgID disciplinano inoltre le modalità di sottoscrizione dei pacchetti mediante firma digitale, firma elettronica qualificata o avanzata oppure, nei casi previsti, sigillo elettronico. Le operazioni devono essere eseguite secondo le specifiche del processo e del Manuale della conservazione. Non è quindi corretto considerare una specifica combinazione di firma del responsabile e marca temporale come l’unica modalità tecnica ammessa per ogni sistema.
Il riferimento normativo è il D.M. 17 giugno 2014 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale.
Per Quanto Tempo Conservare le Fatture
La durata della conservazione deve essere distinta dalla scadenza prevista per il completamento del processo digitale.
L’articolo 2220 del Codice civile stabilisce che le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono essere conservate le fatture ricevute e le copie delle fatture emesse, secondo quanto previsto dalla disposizione.
La normativa tributaria introduce ulteriori condizioni. L’articolo 39 del DPR 633/1972 richiama infatti l’articolo 22 del DPR 600/1973, che impone la conservazione delle scritture e dei documenti fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d’imposta, anche oltre il termine ordinario decennale quando necessario.
Prima di eliminare documenti che hanno superato i dieci anni occorre quindi verificare se esistano accertamenti, controversie o altre situazioni che richiedano di prolungarne la conservazione. Non è corretto considerare dieci anni come il termine ordinario di accertamento fiscale, né presumere che il decorso del decennio autorizzi automaticamente la distruzione di ogni documento.
Le disposizioni civilistiche sono consultabili nel Codice civile disponibile nella Gazzetta Ufficiale, con particolare riferimento all’articolo 2220.
Esibizione delle Fatture e Controlli Fiscali
Una conservazione a norma deve consentire di recuperare ed esibire i documenti quando vengono richiesti dall’Amministrazione finanziaria. La leggibilità nel tempo richiede che i file rimangano accessibili e interpretabili e che siano mantenute le informazioni necessarie per identificarli e collegarli alle operazioni documentate.
Il sistema deve permettere la ricerca e l’estrazione dei documenti mediante le chiavi richieste dalla normativa, come denominazione, codice fiscale, partita IVA e data, nei casi in cui tali informazioni siano previste. Deve inoltre consentire di produrre i documenti e i dati pertinenti in forma leggibile e trasferibile, secondo le prescrizioni applicabili.
Le ricevute e le notifiche del Sistema di Interscambio, quando conservate insieme alle fatture, possono agevolare la verifica dell’avvenuta trasmissione e degli eventuali esiti. Per questo è opportuno che l’archivio mantenga collegamenti coerenti tra documenti, metadati e comunicazioni tecniche rilevanti.
Una semplice stampa dal gestionale o l’esportazione di un elenco di fatture non dimostra, da sola, che sia stato effettuato il processo di conservazione previsto dalla normativa.
Servizio Gratuito di Conservazione dell’Agenzia delle Entrate
L’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche non viene meno per il solo fatto che i documenti siano transitati attraverso il Sistema di Interscambio. L’Agenzia delle Entrate mette però a disposizione un servizio gratuito che consente agli operatori economici di conservare a norma le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso lo SdI.
Il servizio è accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi e richiede l’adesione all’apposito accordo di servizio. Dopo l’attivazione, le fatture elettroniche rientranti nel servizio vengono portate automaticamente in conservazione secondo le condizioni dell’accordo.
È importante verificare la copertura dei documenti precedenti all’attivazione e le eventuali modalità previste per portarli in conservazione. Non bisogna presumere che la semplice apertura di una partita IVA o l’accesso al portale dell’Agenzia delle Entrate comportino automaticamente l’adesione al servizio.
Il servizio di conservazione deve inoltre essere distinto da quello di consultazione delle fatture. La disponibilità di un file nell’area riservata non dimostra necessariamente che il contribuente abbia attivato un processo di conservazione a norma per quel documento.
Il servizio gratuito riguarda le fatture e gli altri documenti rientranti nel suo perimetro. Non sostituisce automaticamente la conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti gestiti al di fuori dello SdI, come alcune fatture estere originali, né quella delle altre scritture contabili per le quali sussistono obblighi specifici.
Le modalità di accesso e attivazione sono illustrate nella guida ufficiale dell’Agenzia delle Entrate alla fatturazione elettronica e ai servizi gratuiti.
Conservazione Affidata a Fornitori Esterni
Affidare la conservazione a un fornitore esterno richiede di verificare le caratteristiche del servizio e le garanzie contrattuali. È opportuno che il contratto disciplini disponibilità dei documenti, livelli di sicurezza, continuità operativa, modalità di esibizione e procedure per la restituzione o il trasferimento dell’archivio in caso di cessazione del rapporto.
Occorre inoltre verificare dove vengono conservati i dati e quali strumenti sono utilizzati per proteggerli. L’articolo 39 del DPR 633/1972 consente che la conservazione elettronica delle fatture sia effettuata anche in un altro Stato, purché esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza e siano garantite le condizioni di accesso previste dalla legge.
Non è sufficiente che il fornitore disponga di server affidabili o che utilizzi un servizio cloud internazionale. Devono essere rispettati i requisiti fiscali e documentali e, quando i documenti contengono dati personali, anche gli obblighi previsti dalla normativa sulla protezione dei dati, comprese le condizioni applicabili agli eventuali trasferimenti verso Paesi terzi.
Il soggetto obbligato deve poter accedere ai documenti ed esibirli agli organi di controllo in modo tempestivo, senza dipendere da procedure che ne impediscano il recupero o la disponibilità.
La conservazione digitale non riguarda soltanto le fatture. Registri IVA, libri contabili e altri documenti fiscalmente rilevanti possono essere soggetti a obblighi di conservazione, talvolta accompagnati da regole specifiche sul formato, sui termini e sulle modalità di tenuta. È quindi opportuno progettare l’archivio considerando l’intera documentazione amministrativa e contabile dell’attività.
La differenza tra un archivio di file e un sistema di conservazione a norma riguarda soprattutto le garanzie offerte nel tempo: integrità dei documenti, identificazione della loro origine, tracciabilità delle operazioni, disponibilità e possibilità di esibizione. Un sistema correttamente organizzato consente di rispettare gli adempimenti fiscali e di recuperare i documenti necessari anche a distanza di molti anni dalla loro emissione.