Fattura Accompagnatoria – Modello e Guida alla Compilazione

In questa pagina proponiamo un modello di fattura accompagnatoria da scaricare e spieghiamo come deve essere compilato il documento, quali informazioni deve contenere e quando può essere utilizzato per documentare una consegna di merci.

La fattura accompagnatoria è un documento che riunisce le informazioni di una fattura e quelle utili a documentare la consegna o la spedizione dei beni, normalmente riportate in un DDT, Documento di Trasporto. Quando è obbligatoria la fatturazione elettronica, la fattura fiscale deve comunque essere emessa in formato XML e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio.

Regole Fatturazione

La normativa IVA non definisce una categoria autonoma denominata fattura accompagnatoria. Per stabilire come emettere il documento occorre fare riferimento alle regole generali sulla fatturazione contenute nell’articolo 21 del D.P.R. 633/1972 e alle disposizioni sul documento di trasporto contenute nel D.P.R. 472/1996.

La fattura accompagnatoria viene generalmente utilizzata per documentare una cessione di beni contestualmente alla loro consegna o spedizione. Può contenere le informazioni fiscali dell’operazione e quelle necessarie a identificare la movimentazione della merce.

Per quanto riguarda i termini di fatturazione, è necessario distinguere la fattura immediata dalla fattura differita.

La fattura immediata deve essere emessa, secondo la disciplina ordinaria vigente, entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione determinata ai sensi dell’articolo 6 del D.P.R. 633/1972. Non è quindi più corretto affermare che debba essere necessariamente emessa entro la mezzanotte dello stesso giorno.

Per le cessioni di beni mobili, il momento di effettuazione dell’operazione coincide generalmente con la consegna o spedizione, salvo le eccezioni previste dall’articolo 6, tra cui l’emissione anticipata della fattura o il pagamento anticipato, nei limiti dell’importo fatturato o pagato.

La fattura differita, invece, può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni, purché ricorrano le condizioni previste dall’articolo 21, comma 4, lettera a), del D.P.R. 633/1972.

Per le cessioni di beni, la consegna o spedizione deve risultare da un DDT o da un altro documento idoneo che presenti le caratteristiche previste dalla normativa. Per le prestazioni di servizi è richiesta un’idonea documentazione che consenta di individuare le operazioni effettuate.

Per esempio, un’impresa che consegna merci allo stesso cliente in più occasioni nel mese di maggio può emettere i relativi DDT e successivamente predisporre una sola fattura differita riepilogativa entro il 15 giugno, indicando gli estremi dei documenti e il dettaglio delle operazioni.

La possibilità di emettere la fattura entro dodici giorni non significa che un documento predisposto successivamente possa dimostrare automaticamente il trasporto già effettuato. Se serve documentare la movimentazione della merce al momento della spedizione, le relative informazioni devono essere disponibili in quel momento.

Per verificare i termini e gli elementi richiesti è possibile consultare l’articolo 21 del D.P.R. 633/1972 su Normattiva.

Le regole sulla fatturazione non devono essere confuse con quelle sulla liquidazione dell’IVA. Il momento di esigibilità dell’imposta e quello del suo versamento dipendono dalla disciplina applicabile al soggetto e all’operazione. L’eventuale regime IVA per cassa costituisce una disciplina distinta, soggetta a specifiche condizioni, e non deriva automaticamente dall’utilizzo di una fattura accompagnatoria.

Emissione della Fattura Accompagnatoria

La fattura accompagnatoria viene utilizzata soprattutto quando il cedente desidera documentare con un unico prospetto sia la vendita sia la consegna o spedizione dei beni.

Può essere predisposta nel momento in cui le merci vengono consegnate al cliente o affidate al vettore, includendo le informazioni necessarie alla fatturazione e quelle relative al trasporto.

Quando si tratta di un’operazione per la quale è obbligatoria la fatturazione elettronica, il documento fiscalmente rilevante deve essere predisposto in formato XML e trasmesso tramite il Sistema di Interscambio. La rappresentazione cartacea o PDF consegnata al trasportatore non sostituisce la fattura elettronica.

Per la fattura elettronica immediata si utilizza ordinariamente il tipo documento TD01. Le informazioni sul trasporto possono essere riportate negli appositi campi del tracciato, quando pertinenti, oppure in un documento gestionale separato collegato all’operazione.

Se viene predisposta una fattura prima dell’inizio del trasporto, questa può riportare anche i dati della consegna, purché siano corretti e coerenti con l’operazione effettiva.

Se invece la fattura elettronica viene trasmessa successivamente alla spedizione, pur nel rispetto del termine di emissione, è opportuno predisporre al momento della movimentazione un DDT o un altro documento idoneo quando serve documentare la consegna, il trasferimento dei beni o l’applicazione della fatturazione differita.

La fattura accompagnatoria è quindi particolarmente utile nelle vendite di beni materiali. Non viene normalmente utilizzata per documentare una prestazione di servizi priva di movimentazione di merci, anche se una fattura relativa a beni può comprendere prestazioni accessorie, quando pertinenti all’operazione.

Per quanto riguarda il contenuto fiscale, la fattura deve riportare gli elementi richiesti dall’articolo 21 del D.P.R. 633/1972, comprese la numerazione progressiva, la data, l’identificazione delle parti, la descrizione delle operazioni, gli importi, le basi imponibili e l’IVA applicabile.

Le informazioni relative al trasporto servono invece a identificare la consegna, la destinazione della merce e l’eventuale soggetto incaricato della movimentazione.

Fattura Accompagnatoria e Fattura Immediata

La differenza tra fattura accompagnatoria e fattura immediata non riguarda un diverso regime IVA, ma soprattutto la funzione pratica del documento e le informazioni aggiuntive relative al trasporto.

La fattura immediata documenta fiscalmente la cessione o la prestazione secondo le regole ordinarie. La fattura accompagnatoria contiene anche informazioni utili a identificare le merci consegnate e le modalità del loro trasferimento.

Non esiste però un obbligo generalizzato di accompagnare ogni trasporto di merci con una bolla o con una fattura accompagnatoria.

Il D.P.R. 472/1996 ha soppresso l’obbligo generale della bolla di accompagnamento delle merci viaggianti, mantenendo ferme le disposizioni particolari applicabili a determinate categorie di prodotti.

Il DDT continua a essere importante, tra l’altro, per documentare le cessioni ai fini della fatturazione differita e per superare le presunzioni fiscali relative alla cessione o all’acquisto dei beni nei casi previsti dalla normativa.

Occorre distinguere tali esigenze dagli eventuali obblighi documentali specifici relativi al trasporto di determinati prodotti, come quelli soggetti alla disciplina delle accise, per i quali possono essere richiesti documenti e procedure ulteriori.

Non è quindi corretto affermare che una merce non possa essere venduta senza un DDT o che la fattura immediata debba necessariamente accompagnare il trasporto.

Le caratteristiche e le funzioni del DDT sono riepilogate anche nella guida della Camera di Commercio di Torino al Documento di Trasporto.

Come Compilare una Fattura Accompagnatoria

La compilazione richiede prima di tutto l’inserimento dei dati previsti per una normale fattura. Il documento deve identificare in modo univoco il cedente e il cessionario e consentire di determinare correttamente il valore dell’operazione.

In particolare, è necessario riportare il numero progressivo della fattura, la data, i dati identificativi delle parti, la natura, qualità e quantità dei beni, i corrispettivi e gli eventuali sconti, le basi imponibili, le aliquote IVA applicabili e i relativi importi.

Se nella stessa fattura sono presenti operazioni con aliquote differenti, il riepilogo deve distinguere imponibili e imposte per ciascuna aliquota. Non è sufficiente indicare un unico importo IVA senza consentire la ricostruzione del relativo calcolo.

La parte relativa alla consegna può contenere i seguenti dati:

• Data della consegna o spedizione dei beni.
• Luogo di partenza e destinazione della merce, quando utili a identificare il trasporto.
• Generalità dell’eventuale vettore o soggetto incaricato del trasporto.
• Natura, qualità e quantità dei beni movimentati.
• Causale della movimentazione, quando pertinente.
• Numero dei colli, peso e altre informazioni logistiche, quando necessarie o utili.

La presenza di questi dati permette di utilizzare il documento anche per le esigenze operative legate alla spedizione.

La normativa non impone però, come regola generale, che una fattura accompagnatoria debba essere emessa in tre copie, una per il venditore, una per il vettore e una per il cliente.

Quando è legittima l’emissione di una fattura cartacea, l’articolo 21, comma 4, del D.P.R. 633/1972 prevede la compilazione in duplice esemplare, di cui uno viene consegnato o spedito all’altra parte. Le ulteriori copie richieste dal trasportatore o dall’organizzazione aziendale rispondono a esigenze operative e non costituiscono un obbligo fiscale generale di tre esemplari.

Allo stesso modo, la firma del cliente e quella del trasportatore non sono requisiti generali di validità fiscale del DDT previsti dal D.P.R. 472/1996.

Le firme possono tuttavia avere un’importante funzione probatoria. Una ricevuta di consegna sottoscritta dal destinatario, oppure una conferma elettronica acquisita tramite il sistema del vettore, può contribuire a documentare l’effettiva ricezione delle merci.

Per questo motivo è utile prevedere uno spazio per la conferma di consegna, senza presentare la firma come un requisito obbligatorio della fattura.

Le informazioni relative alla spedizione devono essere coerenti con i documenti realmente utilizzati. Non bisogna dichiarare l’avvenuta consegna quando la merce non è ancora stata ricevuta, né utilizzare una firma prestampata come prova di una consegna mai confermata.

Per quanto riguarda la conservazione, le fatture e gli altri documenti contabili devono essere conservati secondo le disposizioni civilistiche e fiscali applicabili.

L’articolo 2220 del Codice civile prevede generalmente la conservazione decennale delle scritture contabili e delle fatture. Devono inoltre essere rispettate le disposizioni fiscali e gli eventuali termini più lunghi collegati ad accertamenti o controversie ancora pendenti.

Per le fatture elettroniche è necessaria la conservazione elettronica secondo le regole previste dalla normativa. Il semplice salvataggio di un PDF o la stampa della rappresentazione leggibile non sostituiscono automaticamente la conservazione a norma del documento XML.

Fac Simile Fattura Accompagnatoria

Il seguente fac simile mostra la struttura di una fattura accompagnatoria per una vendita nazionale di beni, con i dati fiscali e le informazioni relative al trasporto.

Il modello è un riferimento per operazioni soggette al regime IVA ordinario. Le aliquote e gli importi devono essere compilati in base ai beni realmente ceduti. Per operazioni esenti, non imponibili, soggette a reverse charge o a regimi particolari è necessario utilizzare le indicazioni fiscali appropriate.

Il fac simile deve essere compilato con i dati effettivi dell’operazione. L’importo netto di ogni riga si determina partendo da quantità e prezzo unitario e sottraendo gli eventuali sconti applicabili. Il riepilogo IVA deve distinguere le operazioni per aliquota o trattamento fiscale.

Nel caso ordinario di una vendita interamente assoggettata a IVA, senza acconti o altre rettifiche, il totale documento coincide con il totale da pagare. Se sono presenti operazioni particolari o pagamenti anticipati, il riepilogo deve essere adattato senza sottrarre due volte importi già fatturati.

La tabella HTML è un fac simile statico e non esegue calcoli automatici. Prima dell’utilizzo è necessario verificare la corrispondenza tra dettaglio dei beni, quantità, importi, riepilogo fiscale e totale richiesto.

Quando si applica l’obbligo di fatturazione elettronica, il modello costituisce soltanto una traccia per la compilazione o una rappresentazione leggibile. Il documento fiscale deve essere emesso tramite il Sistema di Interscambio. Il file Excel o PDF non sostituisce automaticamente l’XML della fattura elettronica.