Fattura Proforma – Modello e Guida alla Compilazione

In questa pagina proponiamo un modello di fattura proforma da scaricare e spieghiamo come compilarlo, quando può essere utilizzato e quali differenze esistono rispetto a una normale fattura fiscale.

La fattura proforma è un documento commerciale preliminare, utilizzato soprattutto per comunicare al cliente gli importi concordati e richiedere un pagamento prima dell’emissione della fattura fiscale. Non costituisce una fattura ai fini IVA e non sostituisce gli adempimenti previsti dalla normativa quando l’operazione si considera effettuata.

Come Compilare la Fattura Proforma

La fattura proforma presenta una struttura simile a quella di una fattura ordinaria, ma svolge una funzione differente. Può essere utilizzata per comunicare al cliente il corrispettivo previsto per una fornitura di beni o una prestazione di servizi, riepilogare le condizioni concordate e indicare le modalità con cui effettuare il pagamento.

Il documento è particolarmente utile quando il cliente richiede un prospetto dettagliato prima di autorizzare il pagamento oppure quando un professionista deve comunicare l’importo dei propri compensi prima dell’incasso.

La proforma permette inoltre di verificare preventivamente i dati del cliente, la descrizione delle operazioni e gli importi concordati. Eventuali errori possono essere corretti prima dell’emissione della fattura fiscale, purché non si siano già verificati gli eventi che fanno sorgere gli obblighi di fatturazione.

Per compilare correttamente una fattura proforma è opportuno riportare i dati dell’emittente e del destinatario, la data del documento, una descrizione precisa dei beni o servizi, le quantità quando pertinenti, i prezzi, gli eventuali sconti, il trattamento fiscale previsto e il totale richiesto.

Se il pagamento deve avvenire tramite bonifico, possono essere indicate anche le coordinate bancarie, il beneficiario e una causale che permetta di identificare il documento.

È consigliabile utilizzare una numerazione interna distinta da quella delle fatture fiscali, per esempio una serie identificata dalla sigla PF. Questa separazione facilita la gestione amministrativa e riduce il rischio di confondere i documenti, ma non rappresenta un obbligo generale di numerazione fiscale delle proforma.

Il documento deve essere chiaramente identificabile attraverso un’intestazione come “Fattura proforma” o “Documento proforma”. È inoltre opportuno riportare una dicitura esplicativa, per esempio:

“Documento proforma ad uso commerciale. Non costituisce fattura ai fini del D.P.R. 633/1972 e non consente la detrazione dell’IVA. La fattura fiscale sarà emessa nei termini previsti dalla normativa applicabile.”

Quest’ultima precisazione è importante perché non sarebbe corretto affermare in modo assoluto che la fattura verrà emessa soltanto al momento del pagamento. Per alcune operazioni l’obbligo di fatturazione nasce anche prima dell’incasso.

Quando viene riportata l’IVA, l’importo costituisce un’indicazione del trattamento fiscale previsto per l’operazione. La proforma non documenta un’imposta detraibile dal cliente e non sostituisce la successiva fattura regolarmente emessa.

Se l’operazione è esente, non imponibile, non soggetta a IVA oppure rientra in un regime fiscale particolare, il documento deve riportare una qualificazione coerente con la natura dell’operazione, senza applicare automaticamente l’IVA al 22%.

Quando la Fattura Proforma Non Può Sostituire la Fattura

La distinzione più importante riguarda il momento in cui l’operazione si considera effettuata ai fini dell’IVA.

Secondo l’articolo 6 del D.P.R. 633/1972, le cessioni di beni mobili si considerano generalmente effettuate al momento della consegna o spedizione, mentre le prestazioni di servizi nazionali ordinarie si considerano effettuate al momento del pagamento del corrispettivo. Sono previste eccezioni per determinate operazioni.

La normativa stabilisce inoltre che, se prima di tali momenti viene pagato in tutto o in parte il corrispettivo oppure viene emessa anticipatamente una fattura, l’operazione si considera effettuata, limitatamente all’importo pagato o fatturato.

Di conseguenza, una fattura proforma non permette di rinviare arbitrariamente gli obblighi fiscali.

Consideriamo il caso di un’impresa che vende una partita di merce per 20.000 euro più IVA. Se i beni vengono consegnati al cliente, per una normale cessione nazionale l’operazione si considera generalmente effettuata anche se il pagamento è previsto dopo sessanta o novanta giorni.

In questa situazione, la semplice emissione di una proforma non consente di attendere l’incasso prima di emettere la fattura fiscale. Devono essere rispettati i termini di fatturazione previsti dalla legge.

Per la fattura immediata il termine ordinario è di dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione. Quando ricorrono le condizioni della fatturazione differita, la fattura può invece essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo, sulla base della documentazione richiesta.

Una proforma può essere utilizzata prima della consegna per richiedere, per esempio, il pagamento anticipato di una fornitura. Tuttavia, se il cliente versa un acconto prima della spedizione, il pagamento anticipato determina generalmente l’effettuazione dell’operazione ai fini IVA per la somma incassata, rendendo necessaria l’emissione della relativa fattura nei termini previsti.

La successiva fattura di saldo dovrà tenere conto degli acconti già regolarmente fatturati, evitando di assoggettare nuovamente a IVA gli stessi importi.

Nel caso delle prestazioni di servizi nazionali ordinarie, invece, può essere utile emettere una proforma al termine del lavoro per comunicare il compenso richiesto al cliente. Se la prestazione non è ancora stata fatturata e non è intervenuto il pagamento, l’obbligo di fatturazione sorge generalmente quando viene incassato il corrispettivo, salvo le eccezioni previste dalla legge.

Non si tratta però di una regola applicabile indistintamente a tutti i servizi. Per esempio, determinate operazioni transfrontaliere e specifiche prestazioni seguono criteri differenti per individuare il momento di effettuazione e i relativi termini di fatturazione.

Le disposizioni sono contenute negli articoli 6 e 21 del D.P.R. 633/1972, consultabile su Normattiva.

Fattura Proforma e IVA per Cassa

Uno dei motivi per cui viene utilizzata la fattura proforma è la necessità di richiedere un pagamento prima dell’emissione della fattura fiscale, nei casi in cui tale procedura è consentita.

Non bisogna però confondere la proforma con il regime dell’IVA per cassa.

Il regime dell’IVA per cassa, disciplinato dall’articolo 32-bis del D.L. 83/2012 e dal decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze dell’11 ottobre 2012, permette ai soggetti che rispettano determinati requisiti di differire l’esigibilità dell’IVA fino all’incasso del corrispettivo.

Il regime è opzionale e riguarda, alle condizioni previste, soggetti passivi con volume d’affari non superiore a 2 milioni di euro che effettuano operazioni nei confronti di clienti che agiscono nell’esercizio di impresa, arte o professione.

Non si applica automaticamente a tutte le operazioni e sono previste specifiche esclusioni, comprese quelle relative a determinati regimi speciali e alle operazioni soggette a inversione contabile.

Inoltre, l’IVA diviene generalmente esigibile al più tardi dopo un anno dall’effettuazione dell’operazione, anche se il pagamento non è stato ancora ricevuto. Il limite annuale non opera nei casi previsti dalla normativa relativi all’assoggettamento del debitore a procedure concorsuali.

Quando si applica correttamente il regime, la fattura fiscale deve comunque essere emessa nei termini ordinari o speciali previsti per l’operazione. È l’esigibilità dell’IVA a essere differita, non necessariamente l’emissione della fattura.

La fattura deve inoltre riportare l’indicazione del regime IVA per cassa e il pertinente riferimento normativo.

Per esempio, un’impresa che consegna a maggio una partita di merci per 30.000 euro più IVA al 22%, per un totale di 36.600 euro, deve rispettare gli obblighi di fatturazione anche se il cliente pagherà successivamente.

Se ricorrono tutti i presupposti e l’impresa ha validamente adottato il regime IVA per cassa, l’esigibilità dei 6.600 euro di IVA potrà essere differita nei limiti stabiliti dalla normativa. Se invece il regime non è applicabile, l’imposta seguirà le regole ordinarie.

Non sarebbe corretto sostituire la fattura con una proforma dopo che la cessione è già stata effettuata, allo scopo di rimandare l’IVA fino all’incasso.

Il riferimento normativo è il D.L. 83/2012, articolo 32-bis, insieme alle relative disposizioni attuative.

Valore della Fattura Proforma e Correzione degli Errori

La fattura proforma può avere utilità anche dal punto di vista commerciale, perché consente di documentare gli importi richiesti e le condizioni economiche comunicate al cliente.

Tuttavia, non costituisce automaticamente una prova completa dell’avvenuta cessione, dell’esecuzione del servizio o dell’effettivo pagamento.

Il suo valore probatorio dipende dal contenuto e dalle circostanze concrete. Per dimostrare l’esistenza e l’esecuzione del rapporto possono essere importanti anche contratti, ordini accettati, documenti di trasporto, conferme di consegna, rapporti di intervento, corrispondenza e prove di pagamento.

Se il cliente contesta l’operazione, la sola proforma emessa unilateralmente dal fornitore potrebbe non essere sufficiente a dimostrare tutti gli elementi del credito.

Uno dei vantaggi della proforma è la possibilità di correggere facilmente errori prima dell’emissione della fattura fiscale, purché siano rispettati gli obblighi già eventualmente sorti.

Se, per esempio, viene indicato un prezzo errato, le parti possono concordare l’importo corretto e predisporre una nuova proforma prima della fatturazione.

Se però il cliente ha già effettuato un pagamento che determina l’obbligo di fatturare, non basta modificare la proforma per eliminare gli effetti fiscali dell’incasso.

Allo stesso modo, quando una fattura fiscale è già stata emessa, eventuali rettifiche devono essere gestite secondo la procedura appropriata. Nei casi previsti dall’articolo 26 del D.P.R. 633/1972 può essere necessaria una nota di credito o un altro documento di variazione.

La proforma non può essere utilizzata per sostituire retroattivamente o modificare una fattura elettronica già trasmessa tramite il Sistema di Interscambio.

In ambito internazionale può inoltre essere richiesta una proforma per comunicare prezzi, condizioni di fornitura o informazioni preliminari sulle merci. L’eventuale utilizzo per finalità doganali dipende però dalla specifica operazione e dalla documentazione richiesta: una proforma non sostituisce automaticamente una fattura commerciale necessaria per l’importazione o l’esportazione.

Fac Simile Fattura Proforma

Il seguente modello mostra come strutturare una fattura proforma per una futura fornitura nazionale di beni con trattamento IVA ordinario al 22%. Il documento è destinato alla comunicazione preliminare degli importi e non attesta che la consegna o il pagamento siano già avvenuti.

Gli importi devono essere compilati in base alle condizioni concordate. Se l’operazione prevede aliquote differenti o un regime fiscale particolare, occorre modificare il riepilogo e le relative diciture.

Il fac simile è destinato a una fornitura preliminare soggetta ordinariamente a IVA al 22%. Gli importi riportati tra parentesi quadre devono essere sostituiti con quelli effettivamente concordati. Il riepilogo deve essere adattato se esistono operazioni con aliquote diverse, sconti, acconti o trattamenti fiscali differenti.

Il totale proforma deve corrispondere alla somma del corrispettivo netto e dell’IVA prevista. L’importo richiesto può coincidere con il totale proforma oppure rappresentare soltanto un acconto concordato. In quest’ultimo caso, il documento e la successiva fatturazione fiscale devono distinguere correttamente le somme anticipate e il saldo.

La tabella è un modello statico e non esegue calcoli automatici. Prima di inviarlo al cliente è necessario controllare quantità, prezzi, eventuali sconti, aliquote e importi.

Il modello scaricabile disponibile in questa pagina può essere personalizzato inserendo i dati delle parti e dell’operazione. Occorre evitare che la proforma venga utilizzata come fattura fiscale oppure come sostituto degli obblighi di fatturazione elettronica.

Quando deve essere emessa una fattura elettronica, il documento fiscale deve essere predisposto nel formato XML previsto e trasmesso tramite il Sistema di Interscambio. Il file Word contenente la proforma non sostituisce questa procedura.