La fatturazione elettronica in Italia non è soltanto un formato digitale della vecchia fattura: è un procedimento giuridico regolato da norme precise che fanno dipendere la stessa esistenza del documento dal suo transito dentro un’infrastruttura pubblica, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo è stato esteso dalle operazioni con la Pubblica Amministrazione ai rapporti tra privati, sia tra soggetti IVA sia verso consumatori finali, con eccezioni via via ridotte nel tempo fino a ricomprendere, dal 1° gennaio 2024, anche tutti i contribuenti in regime forfettario. Ne discende che l’emissione valida della fattura passa, in via generale, da un file in formato XML conforme alle specifiche FatturaPA, trasmesso e smistato dal SdI secondo regole stabilite dall’Agenzia delle Entrate.
La cornice normativa deriva dal D.Lgs. 127/2015 e dai provvedimenti attuativi dell’Agenzia, poi letti e applicati in una serie di circolari di prassi che, nel tempo, hanno sciolto i principali nodi operativi. Il cuore del sistema è semplice: l’emissione della fattura si perfeziona quando il file XML supera i controlli del SdI, che restituisce un esito di consegna o, se non riesce a recapitare il documento al destinatario, un avviso di “mancata consegna” con l’indicazione della data da cui la fattura è comunque messa a disposizione del cliente nell’area riservata. Di conseguenza, se la fattura viene “scartata”, essa non viene a giuridica esistenza e va corretta e rinviata; se, invece, non viene recapitata ma non è scartata, è emessa a tutti gli effetti e l’emittente ha solo il dovere di avvisare tempestivamente il cliente che potrà recuperarla nei servizi dell’Agenzia, eventualmente inviando una copia di cortesia. La differenza pratica tra “scarto” e “mancata consegna” è decisiva per capire come comportarsi senza incorrere in sanzioni o duplicazioni.
I tempi di emissione seguono l’articolo 21 del DPR 633/1972, come interpretato per l’elettronica: l’immediata va emessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, mentre per la differita resta la scadenza del giorno 15 del mese successivo con riferimento ai documenti di trasporto. Nel primo caso la “data documento” deve corrispondere al momento impositivo e la trasmissione allo SdI va completata entro il dodicesimo giorno; nel secondo, la cronologia si allinea alla regola speciale del mese successivo. Queste cadenze temporali si applicano anche al “secondo invio” quando una fattura è stata scartata: se si corregge e si ritrasmette entro cinque giorni dalla notifica di scarto, mantenendo numero e data, non si produce tardività, perché l’ordinamento consente di rimediare senza che la fattura si consideri mai venuta ad esistenza nel primo tentativo. Superati quei limiti, occorre verificare se l’invio tardivo espone al regime sanzionatorio per emissione oltre termine.
Sul piano soggettivo, l’obbligo riguarda i titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia che documentano operazioni interne. La progressiva estensione ha incluso anche i contribuenti in regime forfettario, inizialmente solo oltre una soglia di ricavi e poi, dal 1° gennaio 2024, a prescindere dall’ammontare; la deroga europea è stata rinnovata e l’Agenzia ha confermato l’entrata a regime dell’obbligo per tutti. Restano comunque applicabili le regole già note per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, dove la fattura elettronica è obbligatoria dal 2014–2015 e segue tracciati dedicati, e le cautele sulla fatturazione verso soggetti esteri: dal 1° luglio 2022 le operazioni transfrontaliere vanno comunicate tramite SdI utilizzando i tipi documento previsti per cessioni e integrazioni, in sostituzione dell’esterometro. Per i clienti non residenti, l’invio al SdI assolve l’obbligo comunicativo anche se il sistema non recapita il file all’estero; l’originale resta nei servizi dell’Agenzia e l’emittente può fornire una copia di cortesia per agevolare i rapporti commerciali.
Il ciclo dell’e-fattura si gioca nell’interazione con il Sistema di Interscambio. Quando il file è formalmente corretto e il canale di recapito del cliente funziona, l’emittente riceve una ricevuta di consegna; se la trasmissione non supera i controlli, il SdI emette una notifica di scarto, che equivale a diniego d’ingresso e costringe l’emittente a riemettere il documento; se il cliente non è raggiungibile (codice destinatario errato, PEC piena, canale non attivo), il SdI segnala la mancata consegna e indica la data di messa a disposizione nel portale Fatture e Corrispettivi, da cui il cliente potrà acquisire l’originale. In quest’ultima ipotesi la fattura è emessa e rileva ai fini IVA; l’emittente, per diligenza, informa il cliente e può inoltrare un duplicato non fiscale in PDF. Questa distinzione è stata ribadita nelle guide operative dell’Agenzia e nelle FAQ di sistema.
Il rispetto dei termini di emissione e la correttezza del flusso verso il SdI non sono meri adempimenti tecnici: governano l’accesso al regime sanzionatorio dell’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997. L’omessa o tardiva fatturazione che incide sulla liquidazione dell’imposta espone a sanzioni proporzionali all’IVA, mentre gli errori che non alterano il debito d’imposta ricadono in un regime fisso attenuato; la prassi di settore ricorda che lo scarto non produce, di per sé, tardività se la correzione e il reinvio avvengono con tempestività, proprio perché la fattura scartata non è mai esistita giuridicamente. La regolarizzazione resta possibile con gli strumenti previsti dall’ordinamento e con le tipologie di documento messe a disposizione per l’integrazione o l’autofattura, ma la via maestra resta il rispetto delle finestre di invio.
La conservazione è un altro pilastro che ha una matrice giuridica, non solo tecnologica. L’articolo 39 del DPR 633/1972 impone a chi emette e a chi riceve fatture di conservarle elettronicamente, garantendo leggibilità, integrità, autenticità e reperibilità nel tempo. La conservazione può essere svolta in autonomia o affidata a un conservatore qualificato; l’Agenzia delle Entrate offre anche un servizio gratuito per i contribuenti che lo attivano, ma in ogni caso la responsabilità dell’obbligo rimane in capo all’operatore. Il periodo ordinario di conservazione fiscale è decennale, allineato ai termini civilistici e tributari di accertamento. È bene distinguere la conservazione a fini legali dalla mera “consultazione” dei documenti nel portale dell’Agenzia: la disponibilità online non sostituisce, di per sé, il processo di conservazione a norma, che resta un adempimento separato e presidiato dalle regole tecniche.
La materia ha conosciuto, negli anni, passaggi interpretativi importanti su temi come data documento e data di trasmissione, differenza tra fattura immediata e differita, gestione degli errori formali e strumenti di correzione, oltre alla transizione dal vecchio “esterometro” all’invio dei dati transfrontalieri tramite SdI. Le circolari dell’Agenzia hanno tracciato un percorso di chiarimenti che oggi consente agli operatori di muoversi con sufficiente certezza, facendo leva su regole di base ormai consolidate: la fattura elettronica esiste se passa dal Sistema di Interscambio; i termini sono quelli dell’articolo 21 per l’immediata e il 15 del mese successivo per la differita; lo scarto richiede un nuovo invio tempestivo, la mancata consegna comporta solo l’obbligo di informare il cliente. A valle, tutto si chiude con una conservazione a regola d’arte, che è la condizione per opporre nel tempo i documenti alle amministrazioni e ai terzi.
Dentro questa architettura, l’estensione dell’obbligo ai forfettari rappresenta l’ultimo tassello di un disegno di digitalizzazione e contrasto all’evasione che ha superato la fase sperimentale. La fattura elettronica è oggi lo standard per chiunque operi con partita IVA, salvo casi particolari, e ha un valore probatorio che deriva dalla catena di controlli e ricevute generate dal Sistema di Interscambio. Bene ricordare che il documento “di cortesia” non ha valore fiscale e che i canali e i codici di recapito devono essere gestiti con cura per evitare scarti e ritardi. La regola d’oro resta semplice: pensare alla fattura elettronica come a un atto che nasce, viaggia e si conserva in un ecosistema pubblico, e che, proprio per questo, richiede attenzione tanto alle scadenze quanto alle formalità. Chi governa questi due piani si mette al riparo da errori sanzionabili e, soprattutto, trasforma un obbligo legale in un processo amministrativo affidabile e trasparente.