In questa guida spieghiamo come effettuare la registrazione delle fatture da emettere, cioè come rilevare in contabilità i ricavi relativi a beni già venduti o servizi già prestati quando, alla chiusura dell’esercizio, la fattura non è ancora stata emessa.
La gestione delle fatture da emettere richiede di distinguere due aspetti: il momento in cui un ricavo deve essere contabilizzato in base al principio della competenza economica e quello in cui l’operazione si considera effettuata ai fini IVA. Questi momenti possono coincidere, ma non sempre.
Come si Registrano le Fatture da Emettere
La contabilità aziendale deve rappresentare correttamente i ricavi, i costi, i crediti e i debiti relativi a ciascun esercizio. Per le società che redigono il bilancio secondo le disposizioni del Codice civile e applicano i principi contabili nazionali, la rilevazione dei ricavi è disciplinata dal principio OIC 34.
Per le vendite di beni, il principio prevede che il ricavo venga rilevato quando è avvenuto il trasferimento sostanziale dei rischi e dei benefici connessi alla vendita e il relativo importo può essere determinato attendibilmente.
Per le prestazioni di servizi, il ricavo può essere rilevato in base allo stato di avanzamento quando il contratto prevede che il diritto al corrispettivo maturi progressivamente e il ricavo di competenza è misurabile attendibilmente. Negli altri casi, il ricavo viene normalmente rilevato quando la prestazione è completata.
Di conseguenza, se al 31 dicembre un’impresa ha già effettuato una vendita che soddisfa i requisiti per la rilevazione del ricavo, ma non ha ancora emesso la fattura, deve contabilizzare l’operazione nell’esercizio di competenza.
A questo scopo si utilizza normalmente il conto “Fatture da emettere”, che consente di rilevare il credito maturato nei confronti del cliente in attesa dell’emissione del documento fiscale.
È importante non confondere questo conto con quello denominato “Fatture da ricevere”, utilizzato per gli acquisti di beni e servizi di competenza dell’esercizio per i quali non è ancora stata ricevuta la fattura del fornitore.
Le regole sulla competenza dei ricavi sono contenute nel principio contabile OIC 34 – Ricavi.
Fatture da Emettere e IVA a Debito
Il momento in cui viene rilevato un ricavo in contabilità non coincide necessariamente con quello in cui sorge il debito IVA.
L’articolo 6 del DPR 633/1972 stabilisce, come regola generale, che le cessioni di beni mobili si considerano effettuate ai fini IVA al momento della consegna o spedizione, mentre le prestazioni di servizi si considerano effettuate al momento del pagamento del corrispettivo.
La disposizione prevede inoltre che l’emissione anticipata della fattura o il pagamento anticipato del corrispettivo possano determinare l’effettuazione dell’operazione, limitatamente all’importo fatturato o pagato, anche prima dei momenti ordinariamente previsti.
Esistono tuttavia regole particolari per specifiche operazioni, per le quali occorre verificare il momento impositivo e l’esigibilità dell’imposta.
Se una società consegna merci nel mese di dicembre, con trasferimento dei rischi e benefici e con un’operazione fiscalmente effettuata nello stesso mese, la relativa IVA può risultare dovuta per dicembre anche quando la fattura viene emessa nel mese di gennaio successivo.
Se invece una società completa una prestazione di servizi nel mese di dicembre, senza ricevere il pagamento e senza aver emesso anticipatamente la fattura, può essere necessario rilevare il ricavo di competenza senza registrare ancora l’IVA a debito, quando si applica la regola generale dell’articolo 6.
La disciplina del momento di effettuazione delle operazioni e degli obblighi di fatturazione è contenuta negli articoli 6 e 21 del DPR 633/1972, consultabili su Normattiva.
Esempio di Registrazione delle Fatture da Emettere per Vendita di Merci
Consideriamo un’impresa che vende a un cliente una partita di merci per 15.000 euro, soggetta a IVA del 22%.
Supponiamo che le merci vengano consegnate il 20 dicembre 2026, con trasferimento dei rischi e benefici al cliente e con effettuazione dell’operazione ai fini IVA nello stesso mese. La consegna è documentata da un DDT e la società emetterà una fattura differita nel gennaio 2027.
Gli importi dell’operazione sono:
- Imponibile della vendita: 15.000 euro.
- IVA al 22%: 3.300 euro.
- Totale della fattura: 18.300 euro.
Al 31 dicembre 2026 la società deve rilevare il ricavo di competenza e l’IVA a debito relativa all’operazione già effettuata.
La scrittura contabile di assestamento, rappresentata in forma semplificata, è la seguente:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Fatture da emettere | 18.300,00 | |
| Merci c/vendite | 15.000,00 | |
| IVA a debito | 3.300,00 | |
| Totale | 18.300,00 | 18.300,00 |
La scrittura evidenzia un credito complessivo verso il cliente di 18.300 euro, costituito dal corrispettivo e dall’IVA.
Il ricavo di competenza dell’esercizio 2026 è però soltanto di 15.000 euro. I 3.300 euro di IVA non rappresentano un ricavo aziendale, ma un debito fiscale da considerare nella liquidazione del periodo pertinente.
Quando la fattura differita viene emessa a gennaio 2027, la società deve trasferire il credito dal conto “Fatture da emettere” al conto ordinario intestato al cliente, senza registrare nuovamente il ricavo e l’IVA.
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Crediti verso clienti – Sempronio | 18.300,00 | |
| Fatture da emettere | 18.300,00 | |
| Totale | 18.300,00 | 18.300,00 |
Questa seconda scrittura non determina un nuovo ricavo, ma riclassifica il credito già rilevato nell’esercizio precedente.
L’esempio presuppone che la società applichi il regime IVA ordinario, che non siano presenti acconti o altre condizioni particolari e che la vendita sia fiscalmente effettuata nel dicembre 2026.
Differenza tra Fattura Differita e Pagamento Posticipato
La fattura differita non deve essere confusa con una fattura pagata in una data successiva alla consegna della merce.
L’articolo 21, comma 4, lettera a), del DPR 633/1972 consente, quando ricorrono i presupposti, di emettere la fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni.
Per le cessioni di beni è necessario che la consegna o la spedizione risulti da un documento di trasporto o da altro documento idoneo. Per determinate prestazioni di servizi è richiesta un’adeguata documentazione che consenta di individuare le operazioni effettuate.
Il differimento riguarda quindi il termine di emissione della fattura e non la scadenza concordata per il pagamento.
Una fattura immediata può prevedere un pagamento a 30, 60 o 90 giorni. Analogamente, una fattura differita può essere regolata secondo le condizioni di pagamento concordate dalle parti.
Per una cessione di merci effettuata a dicembre e documentata da DDT, la fattura differita può essere emessa entro il 15 gennaio successivo. Quando l’IVA è esigibile nel mese di dicembre, l’imposta deve essere imputata alla relativa liquidazione, anche se la fattura viene emessa materialmente a gennaio.
Non è quindi corretto spostare automaticamente l’IVA a gennaio soltanto perché la fattura differita è stata trasmessa nel nuovo anno.
Registrazione delle Fatture da Emettere per Prestazioni di Servizi
Il trattamento può essere diverso quando la fattura da emettere riguarda una prestazione di servizi.
Consideriamo un’impresa che completa nel dicembre 2026 una prestazione per un corrispettivo di 15.000 euro, soggetto a IVA ordinaria del 22%.
Supponiamo che, in base al contratto e ai principi contabili applicabili, il ricavo sia interamente di competenza del 2026, ma che il cliente non abbia ancora effettuato alcun pagamento e che il fornitore non abbia emesso anticipatamente la fattura.
Quando si applica la regola generale dell’articolo 6 del DPR 633/1972, la prestazione di servizi si considera effettuata ai fini IVA al momento del pagamento oppure, se precedente, dell’emissione della fattura.
In questa situazione, alla chiusura del 2026 la società rileva il ricavo e il credito maturato, ma non ancora l’IVA a debito.
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Fatture da emettere | 15.000,00 | |
| Ricavi per prestazioni di servizi | 15.000,00 | |
| Totale | 15.000,00 | 15.000,00 |
Il ricavo è attribuito all’esercizio 2026 secondo il principio di competenza economica. L’IVA non è ancora stata rilevata perché, nelle condizioni ipotizzate, non si è verificato il momento impositivo.
Supponiamo ora che il fornitore emetta la fattura nel gennaio 2027, prima di ricevere il pagamento.
L’emissione della fattura determina, nel caso considerato, l’effettuazione dell’operazione ai fini IVA e il sorgere del relativo debito d’imposta.
La scrittura contabile sarà la seguente:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Crediti verso clienti – Sempronio | 18.300,00 | |
| Fatture da emettere | 15.000,00 | |
| IVA a debito | 3.300,00 | |
| Totale | 18.300,00 | 18.300,00 |
In questo modo la società registra il credito complessivo verso il cliente, chiude il conto relativo alle fatture da emettere e rileva l’IVA divenuta esigibile nel 2027.
Il ricavo di 15.000 euro non viene registrato una seconda volta, perché appartiene già all’esercizio 2026.
La distinzione non si applica automaticamente a tutte le prestazioni di servizi. Per le operazioni internazionali, i servizi soggetti a regole particolari e le prestazioni con specifiche condizioni di effettuazione occorre verificare la disciplina IVA pertinente.
Anche sotto il profilo contabile, i servizi non vengono sempre rilevati integralmente soltanto al completamento. Il principio OIC 34 prevede la rilevazione in base allo stato di avanzamento quando il diritto al corrispettivo matura progressivamente e il ricavo può essere misurato attendibilmente.
Liquidazione IVA e Registrazione Contabile
La registrazione delle fatture da emettere deve essere coordinata con gli obblighi di liquidazione e versamento dell’IVA.
Per i contribuenti che effettuano liquidazioni mensili, il versamento dell’eventuale IVA dovuta avviene generalmente entro il giorno 16 del mese successivo al periodo di riferimento, salvi gli spostamenti delle scadenze e le disposizioni particolari.
Per i contribuenti che effettuano liquidazioni trimestrali opzionali si applicano le relative scadenze e, nei casi previsti, la maggiorazione dell’1% a titolo di interessi. Non tutti i soggetti trimestrali sono però assoggettati indistintamente alla stessa disciplina.
È inoltre necessario ricordare che l’IVA relativa agli acquisti non è sempre integralmente detraibile. Il diritto alla detrazione dipende dai presupposti e dai limiti previsti dalla normativa, compresi quelli stabiliti dagli articoli 19 e seguenti del DPR 633/1972.
Per esempio, se un contribuente mensile effettua a gennaio acquisti per 10.000 euro più IVA del 22% e vendite per 15.000 euro più IVA del 22%, può risultare una posizione debitoria netta di 1.100 euro, purché entrambe le operazioni concorrano alla liquidazione del mese e l’IVA sugli acquisti sia integralmente detraibile.
Il calcolo è il seguente:
- IVA sulle vendite: 3.300 euro.
- IVA detraibile sugli acquisti: 2.200 euro.
- IVA netta a debito: 1.100 euro.
Questo risultato riguarda la liquidazione IVA e non il ricavo o l’utile dell’impresa.
La registrazione delle fatture da emettere risponde invece all’esigenza di attribuire correttamente i ricavi all’esercizio di competenza e di rappresentare i crediti già maturati nei confronti dei clienti.
Per evitare errori, alla chiusura dell’esercizio è quindi necessario verificare le operazioni effettivamente eseguite, le condizioni contrattuali, i documenti di consegna, le fatture già emesse, gli eventuali acconti e il momento di esigibilità dell’IVA.
Quando la fattura viene successivamente emessa, le scritture devono chiudere correttamente il conto “Fatture da emettere” senza duplicare i ricavi o l’imposta già rilevati.