La numerazione delle fatture permette di identificare ogni documento emesso da un’impresa o da un professionista e di collegarlo alle relative registrazioni fiscali. L’obbligo riguarda le fatture emesse sia nei confronti di altri soggetti IVA sia, quando previsto, verso i consumatori finali.
L’articolo 21, comma 2, lettera b), del DPR 633/1972 stabilisce che ogni fattura deve contenere un numero progressivo che la identifichi in modo univoco. Non è invece obbligatorio ricominciare la numerazione dal numero 1 all’inizio di ogni anno solare.
La risoluzione n. 1/E del 10 gennaio 2013 dell’Agenzia delle Entrate ha chiarito che sono ammesse diverse modalità di numerazione, purché consentano di individuare senza ambiguità ciascuna fattura.
Numerazione Progressiva delle Fatture
Dal 1° gennaio 2013, il contribuente può scegliere se utilizzare una numerazione progressiva per anno solare oppure una progressione continua, senza azzeramento al termine dell’anno.
Nel primo caso, la numerazione ricomincia normalmente da 1 a gennaio. Per esempio, un’impresa potrebbe emettere nell’anno 2026 le fatture 1/2026, 2/2026 e 3/2026, per poi ripartire con 1/2027 e 2/2027 nell’anno successivo.
È ammessa anche una numerazione annuale senza indicazione dell’anno nel numero del documento. La risoluzione 1/E del 2013 precisa infatti che l’identificazione univoca può essere garantita dalla presenza della data della fattura, che costituisce un elemento obbligatorio.
Per esigenze organizzative, utilizzare numeri come 1/2026 e 2/2026 può comunque facilitare la ricerca dei documenti e ridurre il rischio di confusione tra fatture appartenenti ad anni differenti. Si tratta però di una scelta pratica, non di una forma obbligatoria imposta dalla legge.
La seconda possibilità consiste nel proseguire la numerazione senza interruzioni tra un anno e l’altro. Se l’ultima fattura emessa nel 2026 è la numero 215, la prima fattura del 2027 potrà essere la numero 216, seguita dalla 217 e così via.
Questo sistema può proseguire fino alla cessazione dell’attività, senza necessità di ripartire periodicamente dal numero 1.
Entrambe le modalità sono compatibili con l’articolo 21 del DPR 633/1972. Il contribuente deve assicurare la progressività della numerazione e l’identificazione univoca delle fatture, mantenendo una gestione coerente dei documenti emessi.
La disciplina è illustrata nella risoluzione n. 1/E del 10 gennaio 2013 dell’Agenzia delle Entrate e nell’articolo 21 del DPR 633/1972.
Numerazione delle Fatture Elettroniche e Sezionali IVA
Con la diffusione della fatturazione elettronica, alcune imprese hanno iniziato a gestire contemporaneamente documenti elettronici e fatture analogiche nei casi in cui queste ultime sono ancora consentite.
La presenza di documenti in formati differenti non comporta automaticamente l’obbligo di adottare numerazioni separate.
L’Agenzia delle Entrate, nella FAQ n. 33 pubblicata il 27 novembre 2018, ha chiarito che non è obbligatorio istituire registri sezionali o sottosezionali esclusivamente per distinguere fatture elettroniche e analogiche. È possibile utilizzare un’unica numerazione progressiva, a condizione che ogni fattura sia identificabile univocamente.
Per esempio, quando la normativa consente l’emissione sia di documenti analogici sia di fatture elettroniche, una fattura analogica numero 1 può essere seguita dalle fatture elettroniche numero 2 e 3 e successivamente da una fattura analogica numero 4.
Rimangono distinti gli obblighi relativi alla formazione, alla trasmissione e alla conservazione dei documenti. Le fatture elettroniche soggette all’obbligo di trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio devono rispettare le specifiche tecniche e le disposizioni sulla conservazione elettronica a norma.
Un’impresa può comunque scegliere di utilizzare serie di numerazione differenti per esigenze organizzative. Per esempio, può adottare una serie A per le fatture relative a una determinata sede e una serie B per quelle emesse da un’altra sede, oppure distinguere le fatture verso la Pubblica Amministrazione da quelle destinate ai clienti privati.
In questi casi è importante che ogni serie sia gestita in modo progressivo e che il numero completo, comprensivo dell’eventuale identificativo della serie, permetta di individuare univocamente il documento.
Si potrebbero quindi utilizzare numerazioni come 1/A, 2/A e 3/A per una serie e 1/B, 2/B e 3/B per un’altra. Anche in questo caso è possibile inserire l’anno nel numero, se utile per l’organizzazione contabile.
La scelta di utilizzare sezionali separati non deve però essere confusa con un obbligo generale. In particolare, le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione non devono necessariamente seguire una numerazione distinta dalle altre fatture soltanto per la natura del destinatario.
Le regole di numerazione si applicano indipendentemente dal regime di contabilità ordinaria o semplificata. La differenza tra i regimi contabili non determina, da sola, l’obbligo di scegliere una numerazione annuale anziché continua.
Come Correggere gli Errori di Numerazione delle Fatture
Può accadere di commettere un errore nella numerazione, di attribuire due volte lo stesso numero oppure di accorgersi di aver saltato un progressivo.
La procedura da seguire dipende dallo stato del documento e dalla natura dell’errore.
Se la fattura non è stata ancora emessa e si trova soltanto in una bozza del gestionale, è possibile correggere i dati prima dell’emissione, verificando che non si creino duplicazioni o incongruenze nella numerazione.
Se la fattura elettronica è stata trasmessa allo SdI ma è stata scartata, il documento si considera non emesso. Occorre correggere l’errore che ha determinato lo scarto e procedere a un nuovo invio.
L’Agenzia delle Entrate, nella circolare n. 13/E del 2 luglio 2018 e nelle proprie indicazioni operative, raccomanda, quando possibile, di utilizzare nel nuovo invio la stessa data e lo stesso numero della fattura scartata, nel rispetto dei termini e delle modalità di regolarizzazione applicabili.
Se invece la fattura elettronica ha superato i controlli dello SdI ed è stata regolarmente emessa, non è corretto modificare direttamente il file originale o trasmettere semplicemente una seconda fattura con lo stesso contenuto e un numero differente.
È necessario valutare il tipo di inesattezza, gli effetti fiscali e la procedura di rettifica appropriata. Un errore che comporta anche un imponibile o un’imposta non corretti richiede una valutazione diversa rispetto a una semplice irregolarità formale del numero.
Il cliente che riceve una fattura con una numerazione apparentemente errata non può correggere autonomamente il numero fiscale attribuito dal fornitore. Deve segnalare l’irregolarità al soggetto emittente e verificare gli eventuali adempimenti previsti per il destinatario.
Se nel gestionale risulta un numero mancante, occorre prima accertare se corrisponde a un documento scartato, a una bozza non emessa oppure a una fattura effettivamente omessa. Non è corretto creare o retrodatare una fattura fittizia soltanto per riempire un vuoto nella sequenza.
Per prevenire gli errori è consigliabile utilizzare un software che attribuisca i numeri in modo controllato, mantenga lo storico delle fatture e delle ricevute SdI e permetta di riconciliare le numerazioni dei documenti effettivamente emessi.
Numerazione delle Fatture e Comunicazioni all’Agenzia delle Entrate
La guida originariamente utilizzata da molte imprese faceva riferimento alla comunicazione trimestrale dei dati delle fatture emesse e ricevute, conosciuta come spesometro.
Questo adempimento è stato abolito per le operazioni effettuate dal 1° gennaio 2019, in concomitanza con l’introduzione dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica tra privati.
Non è quindi corretto affermare che oggi tutte le fatture emesse e ricevute debbano essere comunicate trimestralmente attraverso il vecchio spesometro.
Le fatture elettroniche soggette all’obbligo di trasmissione attraverso lo SdI vengono inviate secondo le regole della fatturazione elettronica. Rimangono distinti gli obblighi relativi alle comunicazioni periodiche delle liquidazioni IVA, alle operazioni transfrontaliere e agli altri adempimenti specifici previsti dalla normativa. Il numero attribuito a una fattura elettronica dal contribuente deve inoltre essere distinto dall’identificativo assegnato dal Sistema di Interscambio al file trasmesso. Quest’ultimo serve al tracciamento tecnico del documento e delle relative ricevute, ma non sostituisce il numero progressivo previsto dall’articolo 21 del DPR 633/1972.
In conclusione, l’impresa o il professionista può scegliere tra numerazione annuale, numerazione continua e più serie distinte, purché ogni documento sia identificabile univocamente e la progressività venga rispettata. La presenza di fatture elettroniche, documenti verso la Pubblica Amministrazione o diverse sedi operative non rende automaticamente obbligatoria l’istituzione di sezionali IVA separati.