Fatturare il distacco di personale, oggi, richiede di tenere insieme il diritto del lavoro che rende legittimo il distacco e il diritto tributario che ne governa il trattamento IVA e la fatturazione elettronica. Il primo mattone resta l’articolo 30 del decreto legislativo 276/2003: c’è distacco quando il datore di lavoro pone temporaneamente uno o più dipendenti a disposizione di un altro soggetto per l’esecuzione di una determinata attività, conservando la titolarità del rapporto e rimanendo responsabile del trattamento economico e normativo. La temporaneità non è questione di giorni ma di collegamento funzionale con l’interesse del distaccante, che deve essere concreto, specifico e persistente per tutta la durata; la legittimità, oltre alla temporaneità e all’interesse, si misura sulla permanenza in capo al distaccante dei poteri tipici datoriali, pur potendo il distaccatario organizzare il lavoro in concreto.
Sul fronte fiscale il perimetro è mutato in modo significativo a decorrere da gennaio 2025. Il legislatore è intervenuto con il decreto Salva infrazioni abrogando l’articolo 8, comma 35, della legge 67/1988, che da decenni considerava non rilevanti ai fini IVA i prestiti o i distacchi di personale a fronte del rimborso del solo costo. La modifica recepisce l’indirizzo della Corte di giustizia dell’Unione europea, che aveva già ritenuto incompatibile quel regime di irrilevanza automatica con la direttiva IVA quando tra distacco e rimborso esiste un nesso diretto di corrispettività. L’Agenzia delle Entrate, con documenti di prassi diffusi nel 2025, ha chiarito che per i contratti di distacco stipulati o rinnovati da gennaio 2025 il rimborso del costo del personale costituisce, di regola, corrispettivo di una prestazione di servizi rilevante ai fini IVA; il fatto che il riaddebito sia pari al puro costo, o addirittura inferiore, è irrilevante rispetto alla sussistenza del sinallagma. Il nuovo quadro si applica al ricorrere dei consueti requisiti soggettivo, oggettivo e territoriale dell’imposta e prevede, per i rapporti anteriori e non oggetto di accertamenti, una clausola di salvaguardia che fa salvi i comportamenti allineati al previgente articolo 8, comma 35, oppure all’orientamento unionale.
Questa virata pratica si traduce in una regola semplice per chi deve emettere la fattura: quando un soggetto passivo IVA distacca proprio personale verso un altro soggetto passivo stabilito in Italia e riceve in cambio il rimborso dei costi del personale, si configura una prestazione di servizi imponibile con l’aliquota ordinaria. La fattura elettronica va emessa con il tracciato ordinario, indicando in modo chiaro che l’operazione riguarda un distacco di personale, riportando i dati essenziali dell’accordo e l’identificazione del personale distaccato per quanto necessario a garantire tracciabilità, e applicando l’IVA sul totale del corrispettivo pattuito. Non occorre alcun codice natura particolare, perché non si tratta di operazione esente o non imponibile; diventa invece opportuno inserire nel campo del riferimento normativo, a beneficio di completezza, l’indicazione dell’articolo 3 del decreto IVA e del contesto di applicazione chiarito dalla prassi più recente. Le eccezioni all’imponibilità esistono, ma sono tipiche e circoscritte. Gli scambi infragruppo all’interno di un Gruppo IVA non generano cessioni o prestazioni ai fini dell’imposta, giacché il gruppo è un unico soggetto passivo: nei rapporti interni non si emette fattura ai fini IVA e l’allocazione dei costi segue regole amministrative e contabili del gruppo. Nei contesti di codatorialità nell’ambito di contratti di rete, laddove gli oneri retributivi siano imputati pro quota tra co-datori, il semplice riparto dei costi può assumere la forma di una movimentazione finanziaria non rilevante ai fini IVA, perché non integra una prestazione resa da un soggetto a un altro in cambio di corrispettivo; la prassi associativa ha richiamato questa impostazione proprio per distinguere il distacco dal diverso modello della codatorialità in rete. Fuori da questi casi la regola resta l’imponibilità, con un’unica eccezione logica: se l’operazione è davvero gratuita, cioè se il distaccante non riceve alcun importo, neppure a titolo di rimborso, manca il corrispettivo e quindi manca, per definizione, la prestazione a titolo oneroso su cui applicare l’IVA.
La fatturazione si intreccia con la territorialità delle prestazioni di servizi. Quando il distacco è reso a un soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro o in un paese terzo, valgono le regole ordinarie dell’articolo 7-ter del decreto IVA: nelle prestazioni B2B la prestazione si considera effettuata nel luogo del committente e, quindi, in presenza di un distaccatario estero soggetto passivo, il documento va emesso senza addebito d’imposta con l’annotazione che l’IVA è assolta dal committente secondo la normativa del proprio Stato. Diverso è il caso dei distacchi resi a soggetti non passivi in ambito UE: qui la territorialità può ricadere in Italia e, se ricorrono gli altri requisiti, la prestazione diventa imponibile.
Restano alcuni profili operativi che è bene considerare prima di impostare il documento. La base imponibile comprende l’intero ammontare riaddebitato al distaccatario, quindi tutte le componenti del costo del personale distaccato, dagli stipendi agli oneri contributivi e assicurativi, e non ammette “uscite” dal calcolo salvo i casi tipici di anticipazioni in nome e per conto, che qui non ricorrono. Laddove l’accordo preveda un mark up, l’imponibilità non cambia; laddove, per converso, l’accordo continui a prevedere un mero rimborso puro, il nuovo impianto considera comunque quel rimborso corrispettivo della prestazione. Nei rapporti della pubblica amministrazione e delle società in house il trattamento segue le stesse regole generali, salvo i casi in cui l’operazione avvenga all’interno di un perimetro di Gruppo IVA. La scelta dell’aliquota, di regola, ricade sul 22 per cento, non si applica il reverse charge interno, perché non si è in presenza di rottami o altre fattispecie per le quali l’inversione contabile è prevista espressamente dal decreto IVA.
Sul piano civilistico e del lavoro, l’accordo di distacco merita una cura speculare alla fatturazione. Un contratto chiaro che descriva l’interesse del distaccante, la durata, i profili di coordinamento dei poteri direttivi e disciplinari, la ripartizione delle misure di sicurezza e gli oneri economici, limita il rischio di riqualificazione della fattispecie in somministrazione illecita e offre all’amministrazione finanziaria una cornice trasparente entro cui leggere la fattura. La coerenza tra accordo, gestione dei dipendenti distaccati e documento fiscale è la chiave che evita contestazioni, perché la prassi in materia IVA guarda proprio al nesso diretto tra prestazione e corrispettivo per qualificare l’operazione.
Sul finire, conviene mettere a fuoco due cautele che la revisione del 2025 ha reso più attuali. La prima riguarda i contratti in essere. La decorrenza fissata per le intese stipulate o rinnovate dal 1 gennaio 2025 impone di verificare le clausole di rinnovo tacito e i calendari di scadenza, perché il passaggio all’imponibilità può scattare in occasione del rinnovo anche se il testo non cambia. Il modo più lineare per affrontarlo è pattuire espressamente la nuova disciplina IVA e, se del caso, ricalibrare il corrispettivo per neutralizzare effetti economici inattesi. La seconda riguarda le strutture cooperative tra imprese. Nelle reti in codatorialità è prudente aggiornare gli accordi per chiarire quando si è in un vero riparto di costi, irrilevante ai fini IVA, e quando, invece, si realizza un distacco tra soggetti distinti che presuppone la fattura e l’imposta.