In questa pagina proponiamo un modello di fattura proforma da scaricare e spieghiamo come deve essere compilato il documento.
La fattura proforma è un documento contabile, sprovvisto di valore fiscale, emesso da un’impresa o altro soggetto provvisto di partita IVA all’atto della cessione di beni o della prestazione di servizi ai clienti.
A differenza della fattura vera e propria, quindi, essa non ha validità fiscale, in quanto viene emessa nell’attesa di redigere la fattura finale. La domanda che ci si potrebbe porre, a questo punto, è relativa alla convenienza di emettere un documento che ai fini fiscali non è valido, quando poco dopo si emetterà la fattura reale. Può esservi più di una risposta. Per iniziare, la sua emissione potrebbe avvenire per richiedere il pagamento al cliente. Questi, a parte il fatto che necessita della fattura vera e propria, ha bisogno magari di un documento attestante l’acquisto di un bene o di un servizio, in modo da dare seguito al pagamento. Si immagini il direttore di un negozio che ha appena effettuato l’acquisto di una partita di merce per il valore di 10.000 euro + IVA. Prima di pagare, non essendo il titolare del negozio, ma un suo manager, deve essere in possesso di un documento che giustifichi l’esborso di denaro, altrimenti la proprietà potrebbe chiedersi in cambio di cosa questo pagamento sia avvenuto. Per quanto la fattura proforma non sia un documento contabile valido fiscalmente, esso testimonia comunque l’avvenuta compravendita tra le parti.
I vantaggi possono essere per entrambe le parti. Il cedente, ovvero chi emette la fattura proforma, può evitare di dovere integrare la fattura vera e propria nel caso di errori o di omissioni, di fatto andando a inficiare un documento contabile già emesso. In questo modo, intanto, redige il documento informale, lo consegna al cessionario come se fosse una fattura a tutti gli effetti, indicando l’importo dovuto, ma nel caso abbia compiuto errori di calcolo in eccesso o per difetto, così come ogni altro tipo di errore relativamente ai dati necessari da inserire, può agevolmente apportare le correzioni dovute, semplicemente redigendo la fattura con i dati corretti ed eventualmente pattuendo con l’altra parte il modo di regolare le differenze.
Per esempio, si immagini che Tizio abbia ceduto a Caio una partita di merce per 20.000 euro + IVA, ma che successivamente questo si accorga che l’impresa ha commesso un errore di calcolo, anche solo materiale, addebitandogli un importo superiore a quello dovuto. Egli lo farà presente a Tizio, il quale avendo emesso solo una fattura proforma, provvede a redigere quella effettiva e valida ai fini fiscali con gli importi corretti. La maggiore somma addebitata e già versata da Caio potrebbe semplicemente essere restituita con bonifico, oppure stornata da un successivo acquisto, nel caso di rapporti frequenti tra i due. La fattura successivamente emessa sarà così priva di ogni errore.
C’è un altro grande beneficio per il venditore di beni o erogatore di servizi ed è di tipo fiscale. L’IVA si paga all’atto dell’emissione della fattura, non all’incasso di un pagamento. Potrebbe sembrare assurdo, ma l’impresa potrebbe trovarsi costretta a versare al fisco l’IVA su una somma non ancora incassata e che chissà quando lo sarà. Supponiamo che un’azienda di abbigliamento venda a un cliente abituale una partita di merce per il valore complessivo di 30.000 euro + IVA. Emette la fattura in data 20 maggio, pari a 36.600, inclusiva di IVA al 22%, ma il cliente si impegna a regolare il pagamento a 90 giorni, ovvero entro il 20 agosto. Se si tratta di un contribuente mensile, l’azienda deve, intanto, versare al fisco entro il 16 giugno i 6.600 euro relativi all’IVA, mentre se si tratta di un contribuente trimestrale, dovrà versare tale somma entro il sedicesimo giorno di agosto, ovvero sempre prima che abbia ricevuto il pagamento. In pratica, dovrà effettuare un esborso, a fronte di un incasso non ancora percepito. Immaginate cosa possa accadere, se per una qualsiasi ragione, il cliente ritarda il pagamento di 1, 2, o più mesi. Visto che nella quotidianità a essere non puntuali sono più di un cliente, l’azienda sarebbe costretta a sobbarcarsi costi insostenibili verso il fisco, quando non ha visto nemmeno un euro.
La fattura proforma consente di ovviare a tale problema, con l’emissione di un documento informale, che consegna al cliente, in attesa che questi provveda a pagare il dovuto. Per fortuna, il legislatore ha compreso la portata di questi problemi e non a caso proprio in una delle fasi più critiche per le aziende italiane. Per questo motivo, a partire dal dicembre 2012, ha introdotto il principio dell’IVA di cassa, ovvero l’imposta sul valore aggiunto può essere sostenuta non più solamente all’atto dell’emissione della fattura, ma della riscossione del pagamento. Grazie a questa disciplina più benevola, la diffusione della fattura proforma è venuta in parte meno, anche se la nuova normativa non riguarda tutti, ma solo i contribuenti che operano nell’esercizio di impresa, arti o professioni, o che abbiano realizzato nell’anno precedente un fatturato non superiore ai due milioni di euro, o che effettuano vendita di beni o prestazioni di servizi sul territorio italiano verso cessionari, o committenti, che a loro volta agiscono nell’ambito di un’attività di impresa, arti e professioni.
La fattura proforma resta utile, quindi, per le imprese che non rientrano nei casi sopra indicati per usufruire del regime di IVA per cassa, per le aziende che si occupano di importazioni e di esportazioni, in quanto tale documento risulta utile per richiedere finanziamenti, apertura di credito da parte di una banca, ma anche per il calcolo dei dazi doganali o per ottenere una licenza di importazione, e per i liberi professionisti, che hanno l’obbligo di fatturare solo al pagamento della fattura.
La fattura proforma somiglia a una fattura ordinaria, ma per fare in modo che si eviti di incorrere in vicissitudini legali, è buona abitudine distinguerla. Una prima mossa efficace potrebbe consistere nell’inserire l’espressione Fattura Proforma in alto nel documento, in modo che risulti immediatamente visibile a chi la legge. Inoltre, bisogna specificare il numero progressivo delle fatture proforma, che devono seguire una numerazione indipendente da quella delle fatture ordinarie. Infine, introducendo l’espressione Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo.
Vediamo cosa succede se per ipotesi un cliente porta via la merce acquistata, l’azienda emette la fattura proforma e le parti pattuiscono un pagamento a distanza di tempo, che non arriva. Cerchiamo di capire se un cliente in malafede e che non ottempera al proprio debito, può accampare la scusa che la prestazione non è mai avvenuta, confidando nel fatto che la fattura proforma non ha valore fiscale. La risposta è negativa. Nonostante sia un documento informale, esso costituisce prova dell’avvenuta cessione di beni e servizi. Il cessionario è tenuto a pagare quanto deve, come se nei suoi confronti fosse stata emessa una fattura ordinaria. Anche da questo punto di vista, il cedente si tutela, perché oltre a non essere costretto, nel caso in cui non goda del regime di IVA per cassa, a pagare l’imposta in anticipo rispetto al pagamento, di fatto origina una prova della cessione e potrà utilizzarla insieme agli altri strumenti disponibili per fare valere le sue ragioni.
Il modello di fattura proforma che proponiamo in questa pagina è molto semplice e può essere modificando inserendo i dati richiesti.
