Fattura Quietanzata – Modello e Guida alla Compilazione

In questa pagina proponiamo un modello di fattura quietanzata da scaricare e spieghiamo come attestare correttamente il pagamento di una fattura, distinguendo il saldo integrale da quello parziale.

La quietanza è una dichiarazione con la quale il creditore conferma di avere ricevuto un pagamento. Può essere apposta sulla fattura oppure rilasciata mediante un documento separato. Quando la fattura è elettronica, la quietanza successiva non modifica il documento fiscale XML già emesso.

Fattura Quietanzata

Una fattura si definisce quietanzata quando il creditore attesta di avere ricevuto il pagamento, indicando in modo sufficientemente chiaro la somma incassata e l’obbligazione alla quale si riferisce.

La quietanza non costituisce una categoria fiscale autonoma di fattura. Si tratta di una dichiarazione di avvenuto pagamento che può accompagnare il documento contabile oppure essere riportata su una sua copia, senza modificarne la natura fiscale.

Il riferimento normativo principale è l’articolo 1199 del Codice civile, secondo cui il creditore che riceve il pagamento deve, su richiesta e a spese del debitore, rilasciare quietanza e farne annotazione sul titolo, se quest’ultimo non viene restituito.

La disposizione riconosce quindi al debitore il diritto di ottenere un’attestazione del pagamento effettuato. La quietanza serve soprattutto a documentare l’adempimento e a consentire al debitore di dimostrare, in caso di contestazione, quali somme siano state effettivamente corrisposte.

Non significa però che qualsiasi fattura con la scritta “pagato” impedisca automaticamente ogni futura richiesta economica. La portata della quietanza dipende dalla dichiarazione rilasciata, dall’importo indicato, dall’identificazione del debito e dalle circostanze concrete.

Per esempio, se una fattura di 1.000 euro è stata pagata soltanto per 400 euro, il creditore può rilasciare quietanza per i 400 euro ricevuti, senza attestare il saldo integrale dell’obbligazione. Il residuo di 600 euro rimane dovuto, salvo accordi differenti tra le parti.

Inoltre, la quietanza attesta il fatto del pagamento, non dimostra necessariamente la regolare esecuzione della prestazione o la conformità della merce consegnata. Questi aspetti possono richiedere documenti e prove differenti.

Come Compilare una Fattura Quietanzata

Il rilascio della quietanza non richiede necessariamente l’intervento di un notaio o la redazione di un atto pubblico. Nella prassi viene utilizzata una dichiarazione scritta del creditore, che può essere inserita sulla fattura o predisposta separatamente.

Per evitare contestazioni, è opportuno che la dichiarazione riporti i seguenti elementi:

• I dati del creditore che attesta il pagamento e quelli del debitore.
• Il numero e la data della fattura alla quale il pagamento si riferisce.
• L’importo effettivamente ricevuto, espresso in euro.
• La data del pagamento e, quando utile, la modalità utilizzata.
• L’indicazione che si tratta di un saldo integrale oppure di un pagamento parziale.
• La sottoscrizione del creditore o di un soggetto legittimato a rilasciare la dichiarazione.

Non tutti questi elementi costituiscono requisiti formali autonomi stabiliti a pena di invalidità. La loro presenza serve soprattutto a rendere inequivoca l’attestazione e a facilitarne l’utilizzo come prova.

Quando la quietanza viene inserita direttamente sulla fattura, non è indispensabile ripetere per esteso la descrizione delle merci o dei servizi se il documento contiene già gli elementi necessari per identificare l’obbligazione.

È comunque consigliabile indicare espressamente l’importo pagato, la data dell’incasso e il riferimento al numero della fattura.

Una formula utilizzabile, quando il credito documentato dalla fattura è stato interamente soddisfatto, è la seguente:

“Il sottoscritto [nome del creditore o rappresentante autorizzato], per conto di [denominazione], dichiara di avere ricevuto in data [data] da [debitore] l’importo di euro [importo] a saldo integrale della fattura n. [numero] del [data], mediante [modalità di pagamento], e rilascia quietanza per la somma ricevuta.”

La dichiarazione deve essere utilizzata soltanto dopo l’effettiva ricezione del pagamento. Se il versamento è parziale, occorre sostituire il riferimento al saldo integrale con un’attestazione limitata alla somma ricevuta e indicare, quando opportuno, l’importo residuo.

La data della quietanza può essere successiva a quella della fattura. Non bisogna retrodatare il documento per far coincidere artificialmente l’emissione della fattura con il momento del pagamento.

La Dicitura Pagato sulla Fattura Ha Valore Legale?

Non è corretto affermare che la semplice parola “pagato” sia sempre priva di valore giuridico.

La Corte di Cassazione, con la sentenza n. 22655 del 31 ottobre 2011, ha chiarito che la quietanza può risultare anche da un’annotazione “pagato” o equivalente apposta sulla fattura, purché costituisca un’attestazione non equivoca del pagamento, permetta di individuarne importo e titolo e sia sottoscritta dal soggetto da cui proviene.

La dichiarazione può essere predisposta anche mediante timbro o testo stampato. Non è necessario che tutte le parole siano scritte a mano dal creditore. Ai fini dell’efficacia probatoria propria della scrittura privata, assume particolare importanza la sottoscrizione riconducibile al dichiarante.

La successiva ordinanza della Cassazione n. 3122 del 2 febbraio 2024 ha richiamato il medesimo orientamento.

Di conseguenza, la formula “per quietanza” è consigliabile per maggiore chiarezza, ma non rappresenta una formula sacramentale richiesta dalla legge. Anche “pagato” può risultare idoneo, se la dichiarazione nel suo complesso presenta gli elementi necessari.

Una dicitura generica, non sottoscritta e non chiaramente riferibile al creditore, può invece creare difficoltà probatorie. Lo stesso vale per un’annotazione dalla quale non sia possibile comprendere quale importo sia stato effettivamente corrisposto.

La valutazione deve quindi riguardare il contenuto complessivo del documento e la provenienza della dichiarazione, non soltanto la parola utilizzata.

Quale Valore Probatorio Ha la Quietanza

La quietanza rilasciata dal creditore al debitore ha un’importante efficacia probatoria. La giurisprudenza la riconduce, per il fatto del pagamento attestato, alla disciplina della confessione stragiudiziale.

Con la sentenza n. 19888 del 22 settembre 2014, le Sezioni Unite della Corte di Cassazione hanno precisato che la quietanza indirizzata al debitore può costituire piena prova del pagamento dichiarato.

In questo caso, il creditore non può normalmente limitarsi ad affermare che il pagamento non è mai avvenuto. Per contestare efficacemente la dichiarazione nei casi disciplinati dall’articolo 2732 del Codice civile, deve dimostrare che è stata determinata da errore di fatto o da violenza.

Occorre però distinguere questa situazione dalle quietanze rilasciate nell’ambito di accordi simulatori, per le quali la giurisprudenza ha individuato regole specifiche, e dalle dichiarazioni rivolte a terzi, che possono avere un’efficacia probatoria differente.

In particolare, le Sezioni Unite hanno distinto la quietanza tipica, indirizzata al soggetto che ha effettuato il pagamento, dalle dichiarazioni di avvenuto pagamento destinate ad altri soggetti. Queste ultime non assumono automaticamente la medesima efficacia vincolante.

Una sintesi dei principi si trova nella Rassegna della giurisprudenza civile 2014 della Corte di Cassazione, che esamina la sentenza delle Sezioni Unite n. 19888/2014.

La quietanza deve pertanto essere compilata con attenzione. Il creditore non dovrebbe dichiarare di avere ricevuto somme non ancora incassate né rilasciare un saldo integrale quando il pagamento è soltanto parziale.

Fattura Quietanzata con Bonifico, Contanti o Assegno

La modalità di pagamento può incidere sul momento in cui è corretto rilasciare l’attestazione.

Nel caso di pagamento tramite bonifico, è opportuno verificare che l’importo sia stato effettivamente accreditato. La sola disposizione di un bonifico, soprattutto quando ancora revocabile o non eseguito, non coincide necessariamente con la ricezione del pagamento.

Per i pagamenti in contanti, quando consentiti dalla normativa vigente sui trasferimenti di denaro, la quietanza può essere rilasciata contestualmente alla consegna della somma.

Una particolare cautela è necessaria nel caso degli assegni bancari. La consegna dell’assegno non coincide automaticamente con l’incasso dell’importo.

La Corte di Cassazione, con ordinanza n. 12685 del 9 maggio 2024, ha chiarito che la dichiarazione di semplice ricezione di un assegno bancario non costituisce, di per sé, quietanza liberatoria del pagamento: l’effetto dell’adempimento consegue alla riscossione della somma.

Il principio è riportato nella Rassegna della giurisprudenza civile di maggio 2024 della Corte di Cassazione.

Se il creditore ha soltanto ricevuto un assegno non ancora incassato, è quindi preferibile attestare la consegna del titolo, senza dichiarare prematuramente il saldo definitivo della fattura.

Come Quietanzare una Fattura Elettronica

Quando la fattura è stata emessa in formato elettronico e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio, l’attestazione del pagamento può essere predisposta separatamente, facendo riferimento al numero e alla data della fattura originale.

È possibile, per esempio, rilasciare una dichiarazione di quietanza in PDF, sottoscritta dal creditore, oppure annotare l’avvenuto pagamento su una rappresentazione leggibile della fattura, purché sia chiaro che si tratta di un’attestazione successiva.

Questa operazione non modifica il documento fiscale XML già trasmesso allo SdI. Non bisogna sostituire il file originale con una versione modificata per aggiungere retroattivamente la dichiarazione di pagamento.

La presenza di una scadenza o di una modalità di pagamento nei dati della fattura elettronica non dimostra, da sola, che il cliente abbia effettivamente pagato.

Occorre inoltre distinguere la conservazione della fattura elettronica dagli obblighi di conservazione della documentazione relativa ai pagamenti. Una copia PDF della fattura o della quietanza non sostituisce automaticamente la conservazione a norma del documento elettronico fiscale.

Le caratteristiche del formato XML e del Sistema di Interscambio sono illustrate nella guida dell’Agenzia delle Entrate alla fatturazione elettronica.

Fac Simile Fattura Quietanzata

Il seguente fac simile mostra come può essere organizzata una fattura ordinaria nazionale con IVA al 22%, accompagnata da una dichiarazione di pagamento integrale. Le informazioni tra parentesi quadre devono essere sostituite con i dati effettivi.

Il modello è destinato a un’operazione ordinaria assoggettata a IVA al 22%, senza ritenute, acconti o regimi fiscali particolari. Non deve essere utilizzato senza adattamenti per operazioni esenti, non imponibili, in reverse charge o soggette a regimi speciali.

Prima di utilizzare il fac simile, occorre compilare i dati effettivi e verificare la corrispondenza tra dettaglio delle operazioni, imponibile, IVA, totale documento e importo pagato. La tabella è un esempio statico e non effettua calcoli automatici.

Nel caso di pagamento parziale, non bisogna usare la formula “saldo integrale”. È invece opportuno attestare l’importo effettivamente incassato e, quando conosciuto, il residuo ancora dovuto.

La quietanza può anche essere rilasciata su un documento separato, riportando gli estremi della fattura e una dichiarazione sottoscritta dal creditore. Questa soluzione è particolarmente utile quando il pagamento riguarda più fatture o quando la fattura elettronica è già stata emessa.

Il modello scaricabile presente nella pagina può essere personalizzato inserendo i dati delle parti, l’importo ricevuto, la data del pagamento e il riferimento all’obbligazione estinta, evitando formule che attestino un incasso non ancora avvenuto.