In questa pagina proponiamo un modello di fattura quietanzata da scaricare e spieghiamo come deve essere compilato il documento.
La fattura si dice quietanzata quando il soggetto attivo del rapporto sottostante all’obbligazione, il creditore, vi appone la sua firma, attestando di avere ricevuto il pagamento indicato in essa, mettendo il debitore al riparo da future pretese economiche. Il debitore ha il diritto di ricevere la quietanza di pagamento, contestualmente all’adempimento dell’obbligazione. Essa dovrà indicare la prestazione eseguita e l’obbligazione a cui fa riferimento. Deve essere rilasciata in forma scritta, come scrittura privata o atto pubblico. Una volta rilasciata al debitore, essa acquisisce valore legale, ovvero diventa una prova documentale dell’avvenuto pagamento, garantendo il debitore da possibili pretese future, che a quel punto sarebbero illegittime. In altre parole, si tratta di una conferma inequivocabile della prestazione eseguita.
In questa guida, vi spiegheremo sinteticamente come deve essere compilata una quietanza di pagamento per fare in modo che abbia valore legale e diventi, quindi, una prova indiscussa in favore di chi ha eseguito la prestazione. La quietanza deve essere conservata con attenzione per un periodo congruo, almeno fino a quando legalmente il creditore potrebbe pretendere il pagamento della prestazione, che nei fatti è stata già effettuata.
Esistono alcune formalità da tenere in considerazione per fare in modo che la fattura quietanza abbia una sua validità.
Deve contenere la prestazione a cui fa riferimento, come l’indicazione delle quantità e della tipologia della merce acquistata o del servizio erogato.
Deve riportare la dicitura con quietanza, apposta a penna o con timbro. Per la dottrina, non avrebbe, invece, validità il termine pagato eventualmente apposto sulla fattura, in quanto esso potrebbe fare riferimento a una prestazione eseguita anche solo parzialmente.
Deve contenere l’indicazione della somma esatta pagata.
Deve riportare la data del pagamento. In questo caso è consigliabile indicarla, anche se non strettamente necessaria, essendo presenti possibili altre prove documentali o testimoniali.
Deve contenere la firma del creditore.
Per fare in modo che sia considerata valida, la fattura deve essere quietanzata in forma scritta, in qualità di scrittura privata o di atto pubblico. Nella generalità dei casi, anche per ragioni pratiche, prevale la scrittura privata. Questo significa che il debitore deve richiedere al creditore il rilascio di una quietanza di pagamento scritta. Il creditore è tenuto a rilasciare questo documento al debitore, perché questo è un suo diritto. Pertanto, lo firma, vi appone la dicitura per quietanza e si assicura che vi compaiono tutti gli elementi obbligatori per la sua validità legale. In realtà è nell’interesse del debitore assicurarsi che questi elementi siano presenti, per cui all’atto del ricevimento della quietanza dovrebbe verificare che tutto sia a posto.
La posizione della firma non ha importanza. La fattura può essere quietanzata in alto, in basso, sul retro, ma anche sull’assegno utilizzato per il documento. L’importante è che vi compaiono tutti gli elementi obbligatori. Non solo. La fattura può essere quietanzata anche ricorrendo a un documento cartaceo a parte, il che avviene di solito quando la quietanza fa riferimento a più fatture, quindi, a più pagamenti.
Come indicato in precedenza, non ha valore legale la dicitura pagato apposta dal creditore sulla fattura, come ha chiarito con una sentenza a sezioni unite la Corte di Cassazione nel 2014, confermando un orientamento precedentemente espresso nel 2002. Se, invece, sulla fattura compaiono la dicitura per quietanza apposta con penna o timbro, la descrizione delle quantità e caratteristiche delle merci vendute o delle prestazioni erogate, l’indicazione dell’importo pagato e la firma del creditore, essa assume valore probatorio. Niente più il creditore potrà pretendere dal debitore, sempre che questi abbia l’accuratezza di custodire il documento per tutto il tempo necessario a respingere le eventuali richieste illegittime del creditore.
Il creditore non potrà più contestare la fattura quietanzata, tranne in due casi, se dimostra di avere sottoscritto il documento con violenza, ovvero dietro minaccia altrui, o se dimostra di avere commesso un errore di fatto, ovvero di avere quietanzato una fattura in relazione alla prestazione A, quando intendeva farlo in riferimento alla prestazione B. In questo caso, l’errore deve essere scusabile, ovvero deve avvenire in circostanze che possono trarre in inganno il creditore.
Poniamo che Tizio acquisti una partita di merce dall’azienda X di Caio per un valore di 10.000 euro. Supponiamo che Caio emetta la fattura, in base alla quale Tizio è tenuto al pagamento del corrispettivo. A quel punto, Tizio emette un assegno per l’esatto importo di 10.000 euro, ma pretende di essere assicurato contro eventuali pretese future di Caio, richiedendogli una quietanza di pagamento. Potrà scegliere di ottenerla apponendo tutti gli elementi obbligatori sulla fattura stessa, oppure sull’assegno utilizzato per il pagamento o ancora su un documento cartaceo a parte. In teoria, le parti potrebbero anche ricorrere all’atto pubblico, quindi, coinvolgendo il notaio. Questa procedura è più formale e vi si potrebbe ricorrere, al limite, per i casi di fatture da quietanzare per importi elevati, o nel caso di prestazioni avvenute tra grosse realtà produttive, le quali dispongono entrambe generalmente di una figura notarile, il cui intervento sarebbe, pertanto, immediato.
Il modello presente in questa pagina può essere utilizzato come esempio di fattura quietanzata.
