A partire dal gennaio 2017 è possibile l’emissione della fattura elettronica tra privati, dopo che tale sistema era stato già previsto per i rapporti con la Pubblica Amministrazione. La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, che consente a chi ne fa uso di eliminare per sempre la carta e i costi ad essa relativi. Il formato con il quale le fatture sono emesse elettronicamente è XML, eXtensible Markup Language, un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, in modo che le informazioni possano essere verificate ai fini dei controlli di legge.
Sono diverse le parti coinvolte, il fornitore o un suo intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale e la Pubblica Amministrazione. Questa è tenuta a comunicare al fornitore il proprio codice ufficio, composte da numeri e lettere. Il codice deve essere riportato in fattura, insieme agli altri dati delle parti, ovvero al numero di partita IVA, all’indirizzo, alla data di emissione del documento e le altre informazioni rilevanti ai fini fiscali. Una volta che la fattura è stata emessa e compilata, deve essere firmata dall’emittente, in modo che la Pubblica Amministrazione abbia certezza sulla sua origine. Successivamente alla firma, la fattura elettronica transita per il Sistema di Interscambio, passaggio obbligato per tutti i documenti emessi nei confronti della Pubblica Amministrazione. L’SdI effettua le verifiche del caso e solo dopo l’ente pubblico destinatario potrà dare seguito al pagamento a beneficio del soggetto privato emittente.
Dicevamo, da gennaio 2017 è possibile l’emissione di una fattura elettronica tra privati. Si tratta di una possibilità, ma è un obbligo per i casi di ricavi maturati dai distributori automatici. Obiettivo di questo nuovo strumento è di contrastare l’evasione fiscale, attraverso un meccanismo di tracciabilità delle informazioni. Risulta ora possibile trasmettere le fatture di vendita all’Agenzia delle Entrate, sempre per il tramite del Sistema di Interscambio, così come memorizzare e trasmettere all’ente i dati sui corrispettivi. Sulla base del D.Lgs. 127/2015, a partire da luglio 2016 l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un software gratuito per la fatturazione elettronica tra privati. Per tutti i soggetti che intendono farne uso, la fatturazione elettronica ha effetto dall’anno solare di inizio e per tutti i quattro successivi anni solari, ma se non viene revocata, essa si intende estesa per rinnovo tacito anche per il quinto anno.
Vediamo come funziona di preciso. Per prima cosa, è necessario possedere le credenziali per accedere al portale dell’ente. Se non le si hanno ancora, bisogna richiederle attraverso Entratel, Fisconline, la Carta nazionale dei servizi e lo SPID. Ottenute le credenziali, si entra nel sito dell’Agenzia delle Entrate e si accede all’applicazione.
Una volta effettuato il login, la persona fisica può scegliere l’utenza con cui operare, nel caso in cui esso sia anche l’incaricato per la fatturazione per conto di una persona giuridica. Le fasi del processo di fatturazione elettronica sono tre, generazione del documento, trasmissione e conservazione del documento.
Quanto alla prima fase, in relazione alla fattura elettronica tra privati o nei confronti della PA è necessario selezionare il tipo di documento che si intende emettere, ovvero fattura ordinaria, fattura semplificata o fattura verso la Pubblica Amministrazione. Una volta effettuata tale scelta, bisogna compilare il documento con i dati del fornitore e del cliente, quelli obbligatori. La generazione di una fattura elettronica può avvenire anche da un’ultima fattura che si stava inserendo o da un precedente file XLM caricato.
Dopo questa fase, bisogna caricare il file relativa alla fattura dal computer dell’utente, in modo che il Sistema di Interscambio possa inviare i dati all’Agenzia delle Entrate. Possono inviarsi file singoli o archivi zip di fatture. Tutti i processi di conferma, firma elettronica e della marca temporale saranno uguali a quelli già utilizzati per spedire una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione.
Vediamo quali sono i vincoli normativi legati alla fatturazione elettronica. Il fornitore è tenuto ad apporre sul documento la firma digitale, per cui deve essere dotato di un lettore smart card o un token usb o di altro dispositivo che consenta una tale operazione. Oltre a dovere acquistare il relativo apparecchio, bisogna anche seguire l’apposito iter burocratico. Inoltre, entro 15 giorni dall’emissione, la fattura elettronica deve essere archiviata digitalmente anche con la procedura della conservazione sostitutiva, sia dal cliente che dal fornitore. Questa operazione per le imprese richiederà la nomina di un responsabile della conservazione sostitutiva, il cui onere sarà di sobbarcarsi le noiose incombenze burocratiche legate a questa nuova pratica.
Oltre all’abbandono dell’uso della carta per ragioni ecologiche, ma anche di costi, la fatturazione elettronica consentirà sempre più al Fisco di combattere l’evasione fiscale, incrociando i dati dei documenti emessi con le altre banche dati, cosa che dovrebbe spingere quasi automaticamente le imprese a ridurre i casi di invio di informazioni inesatte o incomplete per pagare meno tasse.