In questa guida spieghiamo come registrare le fatture da ricevere, cioè i documenti relativi ad acquisti di beni o servizi di competenza di un esercizio che non sono ancora pervenuti alla data di chiusura della contabilità.
Il problema si presenta frequentemente al 31 dicembre, quando un’impresa ha già ricevuto merci o beneficiato di prestazioni, ma il fornitore non ha ancora emesso o trasmesso la relativa fattura. In questi casi occorre distinguere la competenza economica del costo dal momento in cui può essere esercitato il diritto alla detrazione dell’IVA.
Come si Registrano le Fatture da Ricevere
Il principio della competenza economica richiede di attribuire costi e ricavi all’esercizio al quale si riferiscono, indipendentemente dalla data del pagamento o dell’incasso.
Per le imprese che redigono il bilancio secondo le disposizioni del Codice civile e applicano i principi contabili nazionali, il principio OIC 19 stabilisce che i debiti derivanti dall’acquisto di beni devono essere rilevati quando si verifica il trasferimento sostanziale dei rischi e benefici connessi ai beni acquistati.
Per le prestazioni di servizi, la rilevazione avviene generalmente quando la prestazione è stata completata. Il principio prevede anche la rilevazione in base allo stato di avanzamento dei servizi ricevuti, quando sono soddisfatte specifiche condizioni contrattuali e il costo è misurabile attendibilmente.
Se alla chiusura dell’esercizio questi presupposti risultano soddisfatti, l’impresa deve rilevare il costo di competenza e il relativo debito, anche se la fattura non è ancora arrivata.
A questo scopo viene normalmente utilizzato il conto contabile “Fatture da ricevere”, che consente di distinguere i debiti già maturati dalle fatture effettivamente ricevute e registrate.
Per esempio, un’impresa che al 31 dicembre ha ricevuto una fornitura di merci del valore di 15.000 euro, per la quale non è ancora pervenuta la fattura, deve rilevare il costo e il debito secondo il principio della competenza.
Nel caso ordinario di un acquisto con IVA interamente detraibile, la scrittura di assestamento considera normalmente l’imponibile della fornitura, senza anticipare la registrazione dell’IVA a credito relativa a una fattura non ancora ricevuta.
Le regole sono illustrate nel principio contabile OIC 19 – Debiti, in particolare nei paragrafi relativi alla rilevazione iniziale.
Esempio di Registrazione delle Fatture da Ricevere
Consideriamo il caso di Cementi Srl, che fornisce materiali a Costruzioni Spa per un importo di 15.000 euro, soggetto a IVA ordinaria del 22%.
Supponiamo che la merce venga consegnata nel dicembre 2026, con trasferimento dei rischi e benefici all’acquirente, ma che la fattura venga emessa e ricevuta soltanto nel gennaio 2027.
La fornitura presenta i seguenti valori:
| Descrizione | Importo |
|---|---|
| Imponibile acquisto merci | 15.000,00 euro |
| IVA 22% | 3.300,00 euro |
| Totale fattura | 18.300,00 euro |
Poiché l’acquisto è di competenza dell’esercizio 2026 e la fattura non è ancora stata ricevuta, Costruzioni Spa deve effettuare una scrittura di assestamento al 31 dicembre 2026.
Scrittura al 31 dicembre 2026
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Merci c/acquisti | 15.000,00 | |
| Fatture da ricevere | 15.000,00 | |
| Totale | 15.000,00 | 15.000,00 |
La scrittura registra il costo di competenza del 2026 e il corrispondente debito verso il fornitore, pur in assenza della fattura.
Non viene ancora rilevata l’IVA a credito, perché la fattura non è stata ricevuta e non sono quindi soddisfatte tutte le condizioni per esercitare la detrazione.
Supponiamo ora che il fornitore emetta la fattura il 10 gennaio 2027 e che Costruzioni Spa la riceva regolarmente attraverso il Sistema di Interscambio nello stesso giorno.
Alla ricezione, l’acquirente deve chiudere il conto “Fatture da ricevere” e rilevare il debito effettivo verso il fornitore, comprensivo dell’IVA.
Scrittura alla ricezione della fattura
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Fatture da ricevere | 15.000,00 | |
| IVA a credito | 3.300,00 | |
| Debiti verso fornitori | 18.300,00 | |
| Totale | 18.300,00 | 18.300,00 |
In questo modo il costo di 15.000 euro non viene registrato una seconda volta nell’esercizio 2027. La fattura ricevuta consente di trasformare il debito precedentemente stimato nel debito effettivo verso il fornitore e di rilevare separatamente l’IVA, quando detraibile.
La contabilizzazione dell’imposta deve essere coordinata con il corretto periodo di esercizio del diritto alla detrazione, secondo le disposizioni IVA applicabili.
Le scritture riportate sono esempi semplificati riferiti a un acquisto ordinario con IVA integralmente detraibile e senza anticipi, sconti o altri elementi particolari.
Fatture Ricevute nell’Anno Successivo e Detrazione IVA
La data di ricezione della fattura assume particolare importanza per la detrazione IVA. Occorre distinguere il momento in cui l’imposta diviene esigibile da quello in cui il contribuente può effettivamente esercitare il diritto alla detrazione, disponendo del documento e rispettando gli obblighi di registrazione.
Per le fatture elettroniche, la data di ricezione è normalmente quella di consegna risultante dal Sistema di Interscambio. Quando la fattura non viene consegnata ma soltanto messa a disposizione del destinatario, assume rilievo la data di presa visione nell’area riservata, secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Non è corretto collegare il diritto alla detrazione esclusivamente al giorno 16 del mese successivo all’acquisto.
L’articolo 1, comma 1, del DPR 100/1998 consente, per le liquidazioni periodiche e alle condizioni previste, di considerare l’IVA relativa ai documenti di acquisto ricevuti e annotati entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.
La stessa disposizione esclude espressamente da questa possibilità i documenti relativi a operazioni effettuate nell’anno precedente.
Per esempio, una fattura relativa a un acquisto effettuato nel dicembre 2026 e ricevuta il 10 gennaio 2027 non può essere inserita automaticamente nella liquidazione IVA periodica di dicembre 2026 soltanto perché è arrivata prima del 15 gennaio.
Lo stesso vale se la fattura viene ricevuta il 23 gennaio 2027. La differenza tra le due date non determina, da sola, la perdita del diritto alla detrazione.
La disciplina è contenuta nell’articolo 1 del DPR 100/1998.
Occorre inoltre considerare la modifica degli articoli 19 e 25 del DPR 633/1972 introdotta dall’articolo 12 del D.Lgs. 7 agosto 2026, n. 148, entrato in vigore il 12 agosto 2026.
La riforma ha ampliato il termine entro il quale può essere esercitato il diritto alla detrazione, prevedendo come limite la dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui il diritto è sorto. È stato inoltre esteso il termine previsto per la registrazione delle fatture di acquisto, collegandolo alla dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello di ricezione.
La modifica ha eliminato dall’articolo 25 anche il precedente riferimento alla registrazione con imputazione al medesimo anno di ricezione della fattura. Questo intervento assume rilievo per la gestione dichiarativa dell’IVA relativa a operazioni effettuate nell’anno precedente, quando la fattura viene ricevuta successivamente.
La possibilità di riferire la detrazione all’anno in cui l’imposta è divenuta esigibile deve quindi essere valutata alla luce della nuova disciplina, delle condizioni di detraibilità e delle modalità di registrazione e dichiarazione applicabili. Non deve essere confusa con l’inserimento automatico della fattura nella liquidazione periodica di dicembre.
Il testo della modifica è consultabile nell’articolo 12 del D.Lgs. 148/2026, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale.
La detrazione rimane comunque subordinata ai requisiti previsti dalla normativa IVA. Non tutta l’imposta sugli acquisti è necessariamente detraibile: possono esistere limitazioni legate alla destinazione dei beni e servizi, alle operazioni effettuate dal contribuente o al regime fiscale applicato.
Fatture Ricevute con Importi Diversi da Quelli Previsti
Può accadere che la fattura ricevuta nell’esercizio successivo riporti un importo diverso da quello stimato al momento della chiusura contabile.
Riprendiamo l’esempio precedente. Costruzioni Spa ha rilevato al 31 dicembre un costo di 15.000 euro, ma la fattura successivamente ricevuta riporta un imponibile di 15.500 euro.
La differenza è di 500 euro, mentre l’IVA al 22% sull’imponibile effettivo ammonta a 3.410 euro. Il totale del documento è quindi pari a 18.910 euro.
Occorre prima verificare che il maggior importo sia effettivamente dovuto e corrisponda alla fornitura ricevuta. Una fattura più elevata non dimostra, da sola, che il costo corretto sia necessariamente quello addebitato dal fornitore.
Se il maggior costo è documentato e riguarda l’operazione già effettuata nell’esercizio precedente, la registrazione deve tenere conto del principio della competenza e dello stato di predisposizione o approvazione del bilancio.
Quando il bilancio dell’esercizio precedente non è ancora stato completato e la nuova documentazione fornisce elementi per determinare correttamente il costo, può essere necessario aggiornare la stima delle fatture da ricevere prima della chiusura definitiva.
Se invece la differenza emerge dopo l’approvazione del bilancio, occorre valutare il trattamento contabile secondo i principi applicabili, distinguendo l’aggiornamento di una stima dalla correzione di un errore di esercizi precedenti.
Non è quindi corretto considerare automaticamente qualsiasi differenza come un nuovo costo dell’esercizio in cui la fattura viene ricevuta. Analogamente, una differenza negativa non costituisce necessariamente un ricavo dell’esercizio successivo.
Se la fattura riporta esattamente l’importo già stimato, è sufficiente chiudere il conto “Fatture da ricevere” e rilevare la fattura effettiva, registrando l’IVA quando ne ricorrono le condizioni, senza duplicare il costo.
Merci Spedite ma Non Ancora Consegnate
Un caso particolare riguarda le merci spedite dal fornitore prima della chiusura dell’esercizio ma non ancora fisicamente arrivate all’acquirente.
In questa situazione non è sufficiente verificare soltanto la data di spedizione o di consegna. Occorre individuare quando sono stati trasferiti sostanzialmente i rischi e i benefici connessi ai beni.
Il principio contabile OIC 13 stabilisce che le rimanenze possono comprendere anche merci acquistate che si trovano ancora in viaggio, quando i rischi e benefici sono già stati trasferiti all’acquirente secondo le condizioni della compravendita.
Se, per esempio, il contratto prevede che il trasferimento avvenga presso il magazzino del fornitore, le merci spedite ma non ancora arrivate possono appartenere economicamente all’acquirente già alla data di partenza.
In tal caso, quando sussistono i requisiti previsti dai principi contabili, occorre rilevare l’acquisto e il debito relativo alla fornitura e considerare correttamente le merci tra le rimanenze finali.
Se invece il trasferimento dei rischi e benefici è previsto soltanto al momento della consegna presso il cliente, la semplice spedizione non determina necessariamente la rilevazione dell’acquisto nell’esercizio precedente.
Il trattamento delle merci in viaggio è disciplinato nel principio contabile OIC 13 – Rimanenze.
La data di ricezione della fattura e le condizioni per la detrazione IVA devono essere considerate separatamente rispetto alla rilevazione contabile delle merci e del debito.
In conclusione, la corretta gestione delle fatture da ricevere richiede di distinguere tre elementi: il momento in cui il costo è di competenza dell’impresa, la data in cui viene ricevuta la fattura e il periodo nel quale può essere esercitata la detrazione IVA. La verifica di questi elementi permette di evitare duplicazioni dei costi, errori nella determinazione dei debiti verso fornitori e detrazioni IVA anticipate o attribuite a un periodo non corretto.