In questa guida spieghiamo come effettuare la registrazione delle fatture da emettere.
La fattura è un documento contabile che un’impresa è tenuta ad emettere ogni volta che cede beni o eroga servizi a un cliente titolare di partita IVA. La disciplina è variegata sul momento in cui sorge l’obbligo di emissione in capo al cedente, ma in questa guida ci concentreremo sull’acquirente.
Vediamo cosa succede, se siamo giunti al 31 dicembre e non abbiamo ancora ricevuto la fattura per un acquisto effettuato in corso d’esercizio. Il 31 dicembre è nella quasi totalità dei casi l’ultimo giorno dell’esercizio di un’impresa, ma si tenga presente che per ragioni specifiche o settoriali, l’esercizio di un’impresa potrebbe concludersi in data diversa. In ogni caso, il problema che ci si pone è sempre lo stesso, entro la fine del periodo, cosa fare se non si è ancora ricevuta una fattura.
La fattura rappresenta un incasso di denaro per chi la emette, un esborso per chi la riceve. Pertanto, l’impresa cessionaria è tenuta a scrivere a bilancio l’esistenza di un debito, legato a un acquisto non ancora saldato. Attenzione, però, perché il saldo della fattura è al lordo dell’IVA. In questo caso, il discorso si ribalta, l’aliquota applicata dall’impresa cedente al cliente rappresenta per la prima un debito verso l’Erario, per il secondo un credito verso l’Erario. Ora, se la fattura dovesse arrivare dopo la fine dell’esercizio, ma entro il sedicesimo giorno del mese successivo, si è ancora in tempo per segnalare l’importo IVA a credito. Ciò, in relazione al fatto che i contribuenti mensili sono tenuti a versare l’IVA a debito entro il sedicesimo giorno del mese successivo, mentre i contribuenti trimestrali sono tenuti a farlo entro il sedicesimo giorno del secondo mese successivo alla chiusura del trimestre. In questo secondo caso, quindi, il credito IVA potrebbe essere portato a compensazione, se la fattura giungesse entro il sedicesimo giorno del secondo mese successivo alla fine dell’esercizio.
Vediamo due esempi, uno relativo a una fattura arrivata dopo l’esercizio, ma prima del primo termine ultimo disponibile per il versamento dell’IVA, un altro per una fattura giunta dopo questa scadenza.
L’azienda Cementi Srl ha emesso in data 10 gennaio 2017 una fattura di 15.000 euro + IVA a carico dell’impresa cliente Costruzioni Spa, in relazione a un acquisto di questa avvenuto nel dicembre precedente. Visto che la data in cui la fattura è arrivata è successiva alla chiusura dell’esercizio, ma precedente al 16 gennaio 2017, data ultima per il versamento dell’IVA per gli acquisti effettuati nel mese precedente, a bilancio dovrò riportare la seguente scrittura
Debiti per fattura da ricevere 18.300
IVA NS. Credito 3.300
Merci c.acquisti 15.000
In altre parole, ho segnalato nei conti aziendali il sorgere di un debito al 31/12 per il mancato ricevimento di una fattura relativa a un acquisto effettuato nel corso dell’esercizio, ma allo stesso tempo, essendomi il documento pervenuto prima della scadenza ultima per il versamento dell’IVA, evidenzierò anche il credito fiscale conseguente. L’IVA è di 3.300 euro, perché sui 15.000 euro dell’acquisto merci effettuato si applica un’aliquota del 22%.
Ora, supponiamo che la stessa società Cementi Spa emetta una fattura a carico di Costruzioni Spa per il medesimo importo di cui sopra, ma facendola pervenire in data 23 gennaio 2017. In questo caso, siamo davanti a una fattura non ricevuta entro la chiusura dell’esercizio e nemmeno prima che scada il termine per il versamento dell’IVA. Sul piano contabile, dovremmo scrivere quanto segue
Debiti per fattura da ricevere 15.000
Merci c.acquisti 15.000
In pratica, stiamo registrando l’operazione, come se non fosse soggetta a IVA. Ciò, in quanto non possiamo scaricare per il mese di gennaio l’IVA di 3.300 euro legata all’acquisto di merci per edilizia da 15.000 euro, in quanto la fattura è arrivata dopo il termine ultimo previsto dalla normativa IVA.
Potrebbe accadere, poi, che la fattura pervenutaci nell’esercizio successivo a quello dell’acquisto sia di importo diverso da quello presunto. Per esempio, per una qualche ragione la Cementi Srl addebiterà alla Costruzioni Spa non un importo di 15.000 euro, ma di 15.500 euro. Quei 500 euro di differenza positiva equivarranno a un maggiore esborso per l’impresa acquirente, che dovrà essere segnalata in bilancio. Lo stesso dicasi nel caso in cui l’importo della fattura risultasse inferiore a quello preventivato. Se, invece, non vi fosse alcuna differenza tra l’importo preventivato e quello effettivamente riscontrato in fattura, nessuna incidenza vi sarebbe sul bilancio dell’esercizio in cui il documento è stato ricevuto. In questo caso, infatti, si darà vita a una scrittura del tipo Fattura da ricevere a Debiti v/fornitori, ovvero stiamo stornando lo stesso importo.
Diverso il caso di una fattura non ancora ricevuta per merci spedite, ma non ancora consegnate. In questo caso, il debito è certo, essendo avvenuto il trasferimento di proprietà e bisogna anche considerare le merci tra le rimanenze finali di magazzino. Se, infine, la merce non è stata ancora spedita, il debito non è formalmente certo e il credito IVA maturato non può essere stornato.