In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di compensazione fatture e mettiamo a disposizione un fac simile da scaricare.
Come Scrivere una Lettera di Compensazione Fatture
La lettera di compensazione fatture è lo strumento con cui due soggetti che vantano reciproci crediti e debiti si accordano per estinguere, in tutto o in parte, le rispettive pretese mediante compensazione, anziché tramite pagamenti incrociati. Dal punto di vista giuridico la compensazione è una causa tipica di estinzione dell’obbligazione disciplinata dal codice civile agli articoli da 1241 a 1252: opera quando due persone sono al tempo stesso creditrici e debitrici l’una dell’altra e ricorrono determinati presupposti di reciprocità, omogeneità, liquidità ed esigibilità dei crediti. È su questo terreno che la lettera trova la sua funzione pratica, perché cristallizza l’intesa delle parti, individua con precisione i crediti oggetto di incontro e produce una quietanza di saldo per la parte compensata, riducendo margini di contestazione contabile e fiscale.
Il quadro normativo distingue tra compensazione legale, giudiziale e volontaria. Quella legale opera automaticamente quando entrambi i crediti sono certi, liquidi ed esigibili, hanno ad oggetto somme di denaro o cose fungibili dello stesso genere e qualità e sono reciprocamente opposti tra le medesime persone; in questa ipotesi l’estinzione si produce fino alla concorrenza dell’importo minore dal momento in cui i presupposti coesistono. La compensazione giudiziale interviene quando almeno uno dei crediti non è liquido ma è di facile e pronta liquidazione, ed è dichiarata dal giudice nell’ambito di una controversia. La compensazione volontaria, infine, consente alle parti di pattuire l’estinzione reciproca anche se mancano alcuni requisiti della legale, ad esempio perché un credito non è ancora esigibile o è contestato nei limiti in cui le parti intendono definire la vicenda. La lettera di compensazione, nella prassi commerciale, è il veicolo tipico della compensazione volontaria e, spesso, anche della legale, perché rende trasparente e opponibile l’avvenuto incontro dei conti.
Scrivere correttamente la lettera significa partire dall’identificazione puntuale delle parti e dei crediti oggetto di compensazione. Vanno richiamati i riferimenti contrattuali e le fatture interessate, con numero, data, imponibili, IVA e scadenze, specificando se l’operazione è uno storno integrale a saldo oppure una compensazione parziale con residuo a debito di una parte. È opportuno indicare la base giuridica dell’operazione come compensazione ai sensi degli articoli 1241 e seguenti del codice civile, fissare la data di efficacia e precisare che, per effetto dell’incontro, ciascun credito si intende estinto nei limiti della compensazione e quietanzato fino a concorrenza. Laddove residuino somme, la lettera può già prevedere modalità e tempi del pagamento del saldo o l’emissione di una nota di credito per riallineare fatture che debbano essere rettificate per accordi sopravvenuti. Un passaggio spesso utile per evitare discussioni successive è l’esplicita rinuncia a interessi maturati sino alla data di compensazione, salvo diverso accordo, e la definizione del tasso per eventuali ritardi sul solo residuo.
La compensazione non è sempre possibile e non è sempre neutra. Il codice civile elenca casi di non compensabilità, come i crediti per restituzione di cose di cui il proprietario sia stato spogliato con dolo, i crediti dichiarati impignorabili e i crediti per alimenti; inoltre, la compensazione non può pregiudicare diritti di terzi già perfezionati. Questo rilievo diventa concreto quando uno dei crediti sia stato ceduto o pignorato. Se il debitore ha ricevuto la notificazione della cessione del credito, non può opporre in compensazione crediti sorti successivamente alla notifica, salvo che derivino dal medesimo rapporto che ha dato origine al credito ceduto; allo stesso modo, a seguito di pignoramento presso terzi notificato, la compensazione è preclusa per crediti sorti dopo la notifica, perché altrimenti si eluderebbero le ragioni del creditore procedente. Nelle filiere commerciali in cui è frequente la cessione a factor, la verifica preliminare della presenza di notifiche di cessione o di vincoli è un passo prudenziale essenziale prima di firmare una lettera di compensazione.
Sul piano fiscale e amministrativo, la compensazione non incide sulla natura e sulla validità delle fatture originarie, né altera gli obblighi IVA o le eventuali ritenute ove previste per legge. La fattura rimane il documento che certifica l’operazione, l’imposta resta dovuta secondo le regole ordinarie e la compensazione è un modo di estinguere i reciproci crediti, non un fatto generatore o modificativo dell’imposta. La lettera, di conseguenza, non sostituisce le regole correttive proprie del sistema IVA: quando l’accordo tra le parti implichi la riduzione del corrispettivo o l’annullamento della fornitura, la strada corretta è l’emissione di una nota di credito per rettificare imponibile e imposta, e solo dopo tale rettifica si potrà compensare i saldi. Se, al contrario, la compensazione riguarda esclusivamente partite indipendenti senza variazione del corrispettivo, la lettera ha una funzione di quietanza e di prova del regolamento contabile. Nella fatturazione elettronica può essere utile annotare nei campi descrittivi o nelle comunicazioni commerciali che il pagamento avverrà per compensazione, ma la validità fiscale della fattura non dipende da queste annotazioni.
Anche la dimensione contabile merita attenzione. Per ciascuna parte la compensazione si riflette con registrazioni opposte che chiudono o riducono i crediti e i debiti verso la controparte, eventualmente con scritture di “giro” su un conto di compensazione. Quando la compensazione è bilaterale e perfetta, il saldo del conto cliente-fornitore si azzera; quando è parziale, resta un residuo che continuerà a seguire il proprio ciclo di incasso o pagamento. Non si genera un incasso o un pagamento finanziario, quindi non ci sono movimenti di cassa, ma ai fini della tracciabilità è comunque opportuno che la lettera rechi data certa e sia conservata insieme ai documenti di supporto. Se la lettera contiene anche la dichiarazione di avvenuta estinzione fino a concorrenza e la rinuncia agli interessi, assume valore di quietanza; in forma analogica può ricadere nell’imposta di bollo a tariffa fissa quando i presupposti lo richiedono, secondo le regole generali applicabili alle quietanze.
Nelle relazioni continuative può essere utile affiancare alla singola lettera un accordo quadro di compensazione che disciplini i criteri, la periodicità e le modalità con cui si effettueranno le compensazioni, prevedendo, ad esempio, un regolamento mensile per saldi netti, le modalità di inclusione o esclusione di poste contestate, l’ordine di imputazione dei crediti e gli effetti su interessi e penali. Questo tipo di accordo non sostituisce gli articoli del codice civile, ma ne anticipa l’applicazione in un contesto organizzato e riduce l’attrito operativo. Nei gruppi societari o nei network di forniture incrociate, intese di compensazione multilaterale devono essere strutturate con attenzione per non creare preferenze indebite o conflitti con regole concorsuali in caso di insolvenza di una partecipante; in contesti a rischio è prudente un parere legale mirato.
Un capitolo a parte riguarda la tempistica rispetto a eventuali procedure concorsuali o di crisi. Il diritto fallimentare consente la compensazione quando i presupposti esistevano prima dell’apertura della procedura, mentre pone limiti severi alle compensazioni costruite a ridosso o successivamente all’apertura per evitare pregiudizi alla massa dei creditori. Senza entrare nei tecnicismi del Codice della crisi, il principio operativo è lineare: se la controparte è in stato di insolvenza o vicino a procedure, la compensazione va valutata con estrema cautela, documentando l’esistenza e la certezza dei crediti prima degli eventi concorsuali e evitando regolamenti che possano essere qualificati come atti in frode o preferenze vietate.
La forma della lettera non è vincolata a schemi rigidi, ma alcune accortezze la rendono robusta. L’uso della PEC o della firma digitale conferisce data certa e paternità; il rinvio espresso agli articoli 1241 e seguenti chiarisce la cornice legale; la descrizione puntuale delle fatture e l’indicazione dell’importo netto compensato evitano ambiguità; la clausola di quietanza fino a concorrenza e l’impegno a emettere eventuali note di credito se dovute allineano il documento alle regole fiscali; la previsione di un meccanismo di risoluzione di controversie su poste contestate riduce il rischio di contenzioso. Quando la compensazione coinvolge valute diverse o crediti con diversa scadenza, la lettera deve anche fissare il tasso di cambio o la data di valorizzazione e l’ordine di imputazione delle poste.
Fac Simile Lettera Compensazione Fatture
Di seguito è possibile trovare un fac simile lettera compensazione fatture.
