In questa pagina proponiamo un modello di lettera di contestazione fattura da scaricare e spieghiamo come deve essere compilato il documento.
La fattura è un documento contabile rilasciato da chi effettua la vendita di un bene o la prestazione di un servizio e attesta l’avvenuta transazione, rappresentando anche la giustificazione a riscuotere il pagamento indicato. Chi riceve la fattura, ovvero l’azienda cliente, è tenuto a pagare l’importo dovuto e a registrare il documento, avendo presente che l’IVA indicata rappresenta per essa un credito verso l’Erario, contrariamente all’azienda venditrice, per la quale l’IVA applicata sui beni o servizi dà origine a un debito fiscale.
Di norma, chi riceve la fattura conosce in anticipo quanto dovrà pagare, visto che l’acquisto di beni o l’erogazione ottenuta di servizi presuppone che prima ci si informi sui relativi costi. Nonostante questo, accade spesso di ricevere cattive sorprese, ovvero di scoprire che il venditore ci ha inviato una fattura dall’importo superiore a quello che ci era stato preventivato o che pensavamo fosse dovuto.
Le ragioni possono essere le più svariate. L’azienda venditrice può commettere un errore materiale, ovvero sbagliare a fare i conti. Si pensi al caso di una fattura, dove i beni venduti ammontano a complessivi 1.000 euro + IVA al 22% e l’importo finale risulta essere 1.320 euro invece che 1.220 euro. Risulta essere evidente che si è incorsi in un errore di scrittura, che può essere immediatamente contestato e fatto valere, con la conseguenza che certamente chi ha emesso la fattura procederà a correggere l’errore.
In altri casi, potrebbero esservi dietro altri tipi di errori, di incomprensioni o di eventi imprevisti. Si pensi a un’azienda, che invece che spedire al cliente una partita di arance per 10.000 kg, gliene invia 20.000 kg. Anche in questo caso, bisogna fare presente l’errore, magari fornendo prova della quantità corretta richiesta. In altri casi ancora, poi, può succedere che vi sia stato un malinteso tra venditore e acquirente. Si pensi a un ordine di acquisto scaglionato nel tempo, ma che viene inviato al cliente in un’unica soluzione. Invece che ricevere una fattura per 1.000 sacchi di cemento, se ne ottiene una relativa all’acquisto di 5.000 sacchi, la quantità che per accordo sarebbe dovuta essere acquistata nell’arco di 12 mesi e non tutta subito. In altri casi ancora, poi, potrebbero essere intervenute modifiche legislative o contrattuali verso terzi, tali da non lasciare al venditore altra scelta. Se tra la data in cui è stato effettuato l’ordine e quella di invio della fattura è stata alzata l’IVA senza preavviso dal Parlamento, è evidente che il venditore dovrà applicare l’aliquota maggiorata, anche se per il cliente si tratterà di sostenere un maggiore esborso temporaneo, considerando che l’IVA sugli acquisti, come detto prima, rappresenta un credito. Oppure, si pensi al vettore, che ha innalzato senza preavviso le tariffe per le spedizioni a carico del destinatario, in modo da incidere sul costo complessivo.
In questa guida vi spieghiamo brevemente come comportarvi. Una volta ricevuta la fattura, se l’importo addebitato risulta essere superiore a quanto concordato, è necessario procedere alla contestazione, ovvero a un atto informale, che consiste nell’inviare all’azienda emittente una comunicazione, con la quale la si informa della discordanza tra l’importo indicato e quello che si ritiene essere corretto.
Non esiste un termine per contestare una fattura, anche se è meglio farlo al più presto. La legge si limita a indicare i tempi di prescrizione per il recupero del credito da parte del creditore. Di solito sono 10 anni per tutti i contratti, per le bollette che devono pagarsi almeno una volta all’anno o in termini più brevi la prescrizione è di 5 anni, mentre le fatture dei professionisti scadono in 3 anni. Risulta essere compito del creditore rispettare il tempo massimo per la richiesta di pagamento.
Tuttavia, in caso di successiva causa tra le parti, il giudice potrebbe tenere conto del comportamento tenuto dal debitore. Se questo ha ricevuto la prestazione e non ha mai contestato la fattura, eventuali contestazioni successive potrebbero sembrare pretestuose. Di conseguenza, anche se non esiste un termine massimo entro cui contestare una fattura, è sempre meglio opporsi in modo rapido.
Nella contestazione deve essere segnalata la ragione per la quale si sostiene che l’importo sia superiore al dovuto, così come l’azienda venditrice è tenuta tempestivamente a replicare con la spiegazione delle ragioni per cui esso sia stato maggiorato.
La contestazione deve essere inviata in forma scritta e con raccomandata, in modo da avere una prova della sua esistenza e della data di spedizione e di ricevimento della stessa. Il tono nella missiva deve essere bonario, perché il suo fine non è certo di indispettire chi la riceve, ma di segnalare semplicemente l’eventuale errore e chiedere spiegazioni al riguardo, il tutto in una logica di potenziale accordo.
A questo punto, si possono avere tre esiti differenti.
-L’azienda venditrice risponde con la conferma dell’importo addebitato, affermando le proprie ragioni.
-L’azienda venditrice riconosce l’errore, si scusa e ci emette una nuova nuova fattura con l’addebito dell’importo corretto.
-L’azienda venditrice non replica nemmeno.
Nel secondo caso abbiamo risolto il problema, mentre nel primo caso siamo davanti a una scelta, o si accettano le spiegazioni ricevute o se si è convinti delle proprie ragioni, si ha titolo per adire le vie legali. Stessa cosa dicasi per il terzo caso, l’assenza di risposta è ancora più sgradevole di una risposta negativa, perché presuppone un atteggiamento di sufficienza della controparte. In questa situazione, si può fare ricorso al giudice per fare valere le proprie ragioni, magari compiendo un ultimo tentativo conciliatorio, attraverso la spedizione di una seconda lettera di contestazione della fattura, stavolta dal tono meno bonario e più perentorio, con cui si mette in guardia il ricevente, che in assenza di una risposta esaustiva e soddisfacente, si adiranno le vie legali.
Il fac simile di lettera di contestazione fattura presente in questa pagina può essere scaricato e utilizzato come esempio, modificandolo in base alle proprie esigenze.
