In questa pagina proponiamo un modello di lettera di contestazione fattura da scaricare e spieghiamo come compilare il documento quando un fornitore addebita importi che il cliente ritiene errati o non dovuti.
La contestazione può riguardare un prezzo diverso da quello concordato, quantità inesatte, beni non consegnati, servizi non eseguiti, difetti della fornitura oppure una doppia fatturazione. Prima di inviare la lettera è importante verificare il contratto, raccogliere i documenti disponibili e distinguere l’errore di fatturazione da un eventuale inadempimento contrattuale.
Come Contestare una Fattura
La fattura è un documento fiscale emesso dal cedente o prestatore per documentare una cessione di beni o una prestazione di servizi. Riporta gli elementi richiesti dall’articolo 21 del DPR 633/1972, compresi i dati delle parti, la descrizione dell’operazione, i corrispettivi e il trattamento IVA.
La presenza di una fattura, però, non dimostra automaticamente che l’intera prestazione sia stata correttamente eseguita o che ogni importo addebitato sia contrattualmente dovuto. In caso di controversia occorre considerare anche ordini, contratti, preventivi accettati, documenti di trasporto, rapporti di intervento e corrispondenza intercorsa tra le parti.
Una situazione frequente riguarda gli errori di calcolo. Per esempio, una fornitura con imponibile di 1.000 euro e IVA del 22% dovrebbe comportare un totale di 1.220 euro. Se il fornitore indica erroneamente 1.320 euro, il cliente può contestare la differenza di 100 euro, chiedendo la verifica e la rettifica del documento.
Altre situazioni possono riguardare quantità superiori a quelle ordinate, merci consegnate in modo incompleto oppure prestazioni fatturate ma non effettivamente eseguite.
La contestazione deve indicare con precisione quali importi o prestazioni sono oggetto di disaccordo e per quali ragioni. Non è sufficiente affermare genericamente che la fattura è troppo alta o che il prezzo non è corretto.
È opportuno riportare il numero e la data della fattura, il riferimento all’ordine o al contratto, l’importo addebitato, quello ritenuto corretto e gli elementi documentali che giustificano la richiesta.
Se il problema riguarda un aumento del prezzo, bisogna verificare che cosa prevedono gli accordi. Un incremento dei costi sostenuti dal fornitore, per esempio per il trasporto, non autorizza automaticamente a modificare il corrispettivo già pattuito. Occorre considerare eventuali clausole di revisione, condizioni accettate e disposizioni di legge applicabili.
Anche un cambiamento dell’aliquota IVA non deve essere valutato soltanto confrontando la data dell’ordine con quella della fattura. Il trattamento fiscale dipende dal momento di effettuazione dell’operazione ai fini IVA, dalle eventuali anticipazioni e dalle disposizioni transitorie applicabili.
L’IVA indicata in fattura, inoltre, non costituisce automaticamente un credito integralmente detraibile per qualunque acquirente titolare di partita IVA. Il diritto alla detrazione dipende dai presupposti e dai limiti previsti dagli articoli 19 e seguenti del DPR 633/1972.
Entro Quanto Tempo Contestare una Fattura
Per la semplice contestazione di un errore di prezzo o di calcolo non esiste un termine generale di legge valido per qualsiasi rapporto commerciale. È comunque opportuno segnalare l’inesattezza tempestivamente, preferibilmente prima della scadenza del pagamento.
La situazione cambia quando la contestazione riguarda difetti dei beni, difformità dell’opera o altre violazioni contrattuali per le quali sono previsti specifici termini di denuncia e decadenza.
Per esempio, nelle compravendite disciplinate dal Codice civile, l’articolo 1495 prevede generalmente che il compratore denunci i vizi al venditore entro otto giorni dalla scoperta, salvo un diverso termine stabilito dalla legge o dalle parti. La denuncia non è necessaria nei casi previsti dalla disposizione, tra cui il riconoscimento o l’occultamento del vizio da parte del venditore. La norma prevede inoltre specifiche regole sulla prescrizione dell’azione di garanzia.
Per i contratti di appalto, l’articolo 1667 del Codice civile prevede generalmente la denuncia delle difformità e dei vizi entro sessanta giorni dalla scoperta, salve le eccezioni stabilite dalla norma. Anche in questo caso sono previsti termini specifici per esercitare l’azione.
Le vendite ai consumatori seguono una disciplina distinta, contenuta nel Codice del consumo. Non bisogna quindi applicare automaticamente a un consumatore i termini previsti per una compravendita tra imprese.
Le disposizioni citate sono consultabili negli articoli 1495 e 1667 del Codice civile.
Quando si contestano difetti o difformità, è quindi importante che la lettera contenga anche la data in cui sono stati scoperti e una descrizione sufficientemente precisa. Una generica contestazione del prezzo potrebbe non essere adeguata ad assolvere gli obblighi di denuncia previsti dalla disciplina applicabile.
I termini per contestare una fattura non devono inoltre essere confusi con quelli di prescrizione del credito del fornitore. L’articolo 2946 del Codice civile prevede il termine ordinario decennale, mentre altre disposizioni stabiliscono termini differenti per particolari diritti e rapporti.
Per i compensi dei professionisti, l’articolo 2956 contempla una prescrizione triennale di natura presuntiva, che non equivale all’estinzione automatica di ogni credito professionale dopo tre anni. La sua applicazione segue condizioni specifiche e non può essere dedotta dalla sola presenza di una fattura.
Contestazione della Fattura e Sospensione del Pagamento
Un aspetto importante riguarda le conseguenze della contestazione sull’obbligo di pagamento.
L’invio di una lettera non determina automaticamente la sospensione della scadenza della fattura e non autorizza, in qualsiasi situazione, a trattenere unilateralmente le somme richieste.
Quando la controversia riguarda un contratto con prestazioni corrispettive, può assumere rilievo l’articolo 1460 del Codice civile, che consente a una parte di rifiutare la propria prestazione in presenza dell’inadempimento della controparte, nei limiti stabiliti dalla disposizione.
L’esercizio dell’eccezione d’inadempimento deve essere valutato alla luce della buona fede e delle circostanze concrete. In particolare, la sospensione deve essere giustificata e proporzionata rispetto all’inadempimento contestato.
Non è quindi corretto inserire in qualsiasi lettera una dichiarazione secondo cui il pagamento rimarrà automaticamente sospeso fino all’emissione di una nuova fattura.
Quando soltanto una parte dell’importo è contestata, è opportuno identificare distintamente la quota ritenuta dovuta e quella controversa. Il pagamento della quota non contestata e l’eventuale sospensione della parte residua devono essere valutati in base al contratto e alla situazione concreta.
Nei rapporti commerciali soggetti al D.Lgs. 231/2002, il ritardo nel pagamento di somme effettivamente dovute può inoltre comportare la maturazione degli interessi moratori secondo la relativa disciplina. La sola contestazione non esclude automaticamente tali conseguenze.
Per questo motivo, in caso di importi significativi o di controversie relative a prestazioni già eseguite, è opportuno valutare con attenzione le conseguenze di un eventuale mancato pagamento.
Come Inviare la Lettera di Contestazione
La contestazione dovrebbe essere formulata per iscritto, utilizzando un mezzo che consenta di documentare il contenuto della comunicazione e il suo invio al destinatario.
Quando è necessario disporre di una prova dell’invio e della consegna, è possibile utilizzare una PEC verso un indirizzo PEC valido del destinatario oppure una raccomandata con avviso di ricevimento.
La posta elettronica ordinaria può essere sufficiente per una richiesta informale di chiarimenti, ma non offre normalmente le stesse garanzie probatorie della PEC o della raccomandata.
Occorre verificare anche le eventuali modalità di reclamo previste dal contratto o dalla disciplina del settore. Per alcuni servizi possono essere previsti canali dedicati, procedure di conciliazione o termini specifici.
Nella lettera è consigliabile chiedere una risposta entro un termine ragionevole, per esempio un numero di giorni definito in base all’urgenza della controversia. Tale termine rappresenta una richiesta del mittente, non necessariamente una scadenza imposta dalla legge al fornitore.
Se il fornitore riconosce l’errore e la fattura è già stata fiscalmente emessa, la correzione deve essere effettuata attraverso la procedura appropriata. Nei casi consentiti dall’articolo 26 del DPR 633/1972 può essere necessaria una nota di credito, anche soltanto parziale.
Non è sempre necessario emettere contemporaneamente una nota di credito e una nuova fattura. La procedura dipende dalla natura dell’errore e dalle caratteristiche dell’operazione originaria. Quando è obbligatoria la fatturazione elettronica, la rettifica deve rispettare le regole del Sistema di Interscambio.
Se il fornitore non risponde o conferma l’addebito contestato, il cliente può valutare ulteriori iniziative, compresi strumenti di risoluzione della controversia e azioni giudiziarie quando ne ricorrono i presupposti. Il mancato riscontro non equivale automaticamente al riconoscimento dell’errore.
Lettera di Contestazione Fattura
Di seguito proponiamo cinque modelli da adattare alle circostanze. Ogni lettera contiene campi da completare con i dati del mittente, del destinatario, della fattura e della contestazione.
Contestazione Generica di Fattura
[NOME E COGNOME / RAGIONE SOCIALE DEL MITTENTE]
[INDIRIZZO]
[CODICE FISCALE / PARTITA IVA, SE PERTINENTE]
[PEC / RECAPITO]
Spett.le [DENOMINAZIONE DEL FORNITORE]
[INDIRIZZO / PEC]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Contestazione fattura n. [NUMERO] del [DATA] – Richiesta verifica degli addebiti
Spett.le [FORNITORE],
con riferimento alla fattura n. [NUMERO] del [DATA], dell’importo complessivo di euro [IMPORTO FATTURATO], segnaliamo che gli addebiti riportati non risultano conformi a quanto concordato in occasione di [ORDINE / CONTRATTO / PREVENTIVO] del [DATA].
In particolare, contestiamo [DESCRIVERE I SINGOLI ADDEBITI E LE RAGIONI DELLA CONTESTAZIONE].
Secondo la documentazione in nostro possesso, l’importo corretto risulta pari a euro [IMPORTO RITENUTO DOVUTO], con una differenza di euro [DIFFERENZA], come risulta da [INDICARE I DOCUMENTI DI SUPPORTO].
Vi chiediamo di verificare la situazione, fornire un riscontro scritto e, qualora sia confermata l’inesattezza, procedere alla rettifica fiscale e contabile del documento secondo le modalità applicabili.
Chiediamo cortesemente un riscontro entro [TERMINE RAGIONEVOLE] giorni dal ricevimento della presente. Restano impregiudicati i diritti e gli obblighi derivanti dal contratto e dalla legge, anche con riferimento agli importi effettivamente dovuti.
Allegati: [COPIA FATTURA], [ORDINE / CONTRATTO], [ALTRI DOCUMENTI].
Distinti saluti.
[NOME E COGNOME / RAGIONE SOCIALE]
[RUOLO, SE PERTINENTE]
[FIRMA]
Contestazione per Importo o Quantità Errati
[MITTENTE E RECAPITI]
Spett.le [FORNITORE]
[INDIRIZZO / PEC]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Contestazione quantità e importi – Fattura n. [NUMERO] del [DATA]
Spett.le [FORNITORE],
con riferimento alla fattura n. [NUMERO] del [DATA], per un importo complessivo di euro [IMPORTO], rileviamo una discordanza rispetto alle condizioni concordate nell’ordine n. [NUMERO] del [DATA].
La fattura indica [QUANTITÀ / PREZZO / IMPORTO ADDEBITATO], mentre l’ordine prevede [QUANTITÀ / PREZZO / IMPORTO CONCORDATO].
La differenza contestata ammonta a euro [IMPORTO DELLA DIFFERENZA], specificando separatamente l’eventuale imponibile e la relativa IVA.
Vi chiediamo pertanto di verificare la documentazione allegata e di correggere l’addebito, mediante l’emissione della nota di variazione eventualmente necessaria o altra procedura fiscalmente appropriata.
Restiamo disponibili a concordare la definizione della controversia e chiediamo un riscontro scritto entro [TERMINE] giorni.
Allegati: [FATTURA], [ORDINE], [PREVENTIVO / DDT / CORRISPONDENZA].
Distinti saluti.
[NOME E FIRMA]
[RECAPITI]
Contestazione per Servizi non Erogati o Merce non Consegnata
[MITTENTE E RECAPITI]
Spett.le [FORNITORE]
[INDIRIZZO / PEC]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Contestazione addebiti per mancata consegna o esecuzione – Fattura n. [NUMERO]
Spett.le [FORNITORE],
con riferimento alla fattura n. [NUMERO] del [DATA], contestiamo l’addebito relativo a [DESCRIZIONE DEI BENI O SERVIZI], per un importo di euro [IMPORTO CONTESTATO].
Secondo gli accordi risultanti da [ORDINE / CONTRATTO] del [DATA], la consegna o l’esecuzione avrebbe dovuto avvenire entro [DATA / TERMINE CONTRATTUALE]. Alla data della presente, risulta invece [DESCRIVERE I BENI NON CONSEGNATI, I SERVIZI NON ESEGUITI O LE PRESTAZIONI PARZIALMENTE ESEGUITE].
Vi chiediamo di chiarire le ragioni dell’addebito, comunicare lo stato della fornitura e indicare come intendete adempiere agli obblighi contrattuali.
Qualora l’importo non risulti dovuto, chiediamo la relativa rettifica fiscale e contabile, secondo le condizioni previste dalla normativa. Resta ferma la necessità di distinguere eventuali anticipazioni contrattualmente dovute dagli addebiti per prestazioni non eseguite.
Ci riserviamo di esercitare i rimedi previsti dal contratto e dalla legge, compresa, ove ne ricorrano i presupposti, l’eccezione d’inadempimento prevista dall’articolo 1460 del Codice civile.
Chiediamo un riscontro scritto entro [TERMINE] giorni.
Allegati: [ORDINE / CONTRATTO], [FATTURA], [PROVE DELLA MANCATA CONSEGNA O ESECUZIONE].
Distinti saluti.
[NOME E FIRMA]
[RECAPITI]
Contestazione per Difformità o Non Conformità della Fornitura
[MITTENTE E RECAPITI]
Spett.le [FORNITORE]
[INDIRIZZO / PEC]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Contestazione difformità della fornitura e fattura n. [NUMERO] del [DATA]
Spett.le [FORNITORE],
in riferimento alla fornitura di [DESCRIZIONE BENI / OPERA / SERVIZIO], effettuata in base a [ORDINE / CONTRATTO] del [DATA], segnaliamo le seguenti difformità rispetto alle condizioni pattuite:
[DESCRIZIONE PRECISA DEI DIFETTI, DELLE DIFFORMITÀ O DELLE PRESTAZIONI NON CONFORMI].
Le difformità sono state riscontrate in data [DATA DELLA SCOPERTA] e riguardano [IDENTIFICARE BENI, QUANTITÀ, LOTTI O PARTI DELL’OPERA].
La fattura n. [NUMERO] del [DATA] comprende importi relativi alla fornitura contestata. Alla luce delle difformità rilevate chiediamo di verificare la situazione e di proporre il rimedio contrattualmente e legalmente appropriato, quale [RIPARAZIONE / SOSTITUZIONE / ELIMINAZIONE DEI VIZI / ALTRO RIMEDIO PERTINENTE].
Qualora ricorrano i presupposti per una riduzione del corrispettivo, chiediamo di concordare l’importo della rettifica e di procedere alla conseguente regolarizzazione fiscale.
Nei limiti della disciplina applicabile, la presente costituisce anche denuncia delle difformità e dei vizi sopra descritti. Restano riservati i diritti previsti dal contratto e dalla legge.
Chiediamo un riscontro scritto entro [TERMINE] giorni, ferma restando l’osservanza degli eventuali termini inderogabili di denuncia, decadenza e prescrizione.
Allegati: [FATTURA], [CONTRATTO / ORDINE], [FOTOGRAFIE], [RAPPORTI TECNICI], [ALTRA DOCUMENTAZIONE].
Distinti saluti.
[NOME E FIRMA]
[RECAPITI]
Contestazione per Doppia Fatturazione o Addebito Ricorrente Indebito
[MITTENTE E RECAPITI]
Spett.le [FORNITORE]
[INDIRIZZO / PEC]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Contestazione doppia fatturazione – Richiesta verifica e rettifica
Spett.le [FORNITORE],
abbiamo riscontrato che l’operazione relativa a [ORDINE / CONTRATTO / SERVIZIO] risulta documentata da due distinti addebiti, che sembrano riferirsi alla medesima prestazione:
Fattura n. [NUMERO 1] del [DATA 1], importo euro [IMPORTO 1].
Fattura n. [NUMERO 2] del [DATA 2], importo euro [IMPORTO 2].
In particolare, [DESCRIVERE LE RAGIONI PER CUI IL SECONDO ADDEBITO RISULTA DUPLICATO O NON DOVUTO].
Vi chiediamo di verificare se si tratti di due fatture effettivamente emesse per la stessa operazione oppure di un errore di addebito o registrazione.
Qualora sia stata emessa una seconda fattura fiscalmente non dovuta, chiediamo di procedere alla rettifica mediante gli strumenti consentiti dalla normativa. Se si tratta invece della sola duplicazione di una registrazione contabile, chiediamo di correggere tale registrazione senza emettere documenti fiscali non necessari.
Nel caso in cui siano già stati effettuati due pagamenti, chiediamo inoltre di verificare e restituire l’importo indebitamente riscosso, pari a euro [IMPORTO], utilizzando modalità da concordare.
Restiamo in attesa di un riscontro scritto entro [TERMINE] giorni.
Allegati: [FATTURE], [ORDINE / CONTRATTO], [PROVE DEI PAGAMENTI], [CORRISPONDENZA].
Distinti saluti.
[NOME E FIRMA]
[RECAPITI]
Fac Simile Lettera di Contestazione della Fattura
Il fac simile di lettera di contestazione fattura disponibile in questa pagina può essere scaricato e personalizzato in base alla situazione concreta. Prima dell’invio occorre verificare che la lettera riporti i dati corretti della fattura, gli importi contestati, le ragioni della richiesta e i documenti di supporto. Se la contestazione riguarda difetti o difformità, bisogna inoltre controllare i termini previsti per la denuncia dalla normativa e dal contratto.
Il modello non determina automaticamente la sospensione del pagamento e non sostituisce gli eventuali adempimenti previsti per l’esercizio di garanzie, rimedi contrattuali o procedure di reclamo disciplinate da norme speciali.
