La lettera di accompagnamento alla fattura è il testo che introduce e contestualizza l’invio del documento contabile. Non sostituisce la fattura e il documento di trasporto, ma chiarisce in modo sintetico di cosa si tratta, a quale ordine o prestazione si riferisce, quali sono le condizioni di pagamento e come contattarti in caso di dubbi. È utile perché riduce le richieste di chiarimento, rende più fluido l’iter di pagamento e dà un tono professionale e coerente al rapporto commerciale.
Lettera di Accompagnamento Fattura
La lettera di accompagnamento alla fattura viene inviata ogni volta che trasmetti una fattura via mail o PEC, ma è utile anche come messaggio interno ai portali fornitori o come nota a corredo di una fattura elettronica già transitata via SDI. Nella posta elettronica la lettera coincide con il corpo del messaggio; con la PEC mantiene lo stesso stile, ma conviene ricordare che l’oggetto e il testo saranno parte della ricevuta legale di consegna. Nei portali, dove spesso carichi solo il PDF/XML, la lettera diventa una breve nota nei campi “messaggio” o “commenti”, con le stesse informazioni essenziali.
Il testo funziona bene quando apre con un saluto personalizzato e indica subito oggetto e riferimento: numero e data della fattura, progetto o ordine di acquisto, periodo lavorato o merce consegnata. Nella stessa frase è utile ricordare importo e scadenza, senza ripetere tutti i dati già presenti in fattura. Per agevolare l’ufficio contabilità puoi richiamare eventuali allegati che giustificano il documento, come DDT, rapportini, SAL o ordini. Una riga finale con disponibilità a fornire chiarimenti, i recapiti diretti e una firma ordinata chiude la comunicazione con cortesia. Se ti è utile, puoi includere il metodo di pagamento preferito e un IBAN di promemoria; la ridondanza in questo caso aiuta chi processa i pagamenti, pur avendo già tutto nella fattura. La regola d’oro è essere brevi, chiari e cordiali. Il tono varia dal formale al neutro-amichevole in base al settore e al rapporto con il cliente, ma evita espressioni colloquiali. L’oggetto del messaggio deve essere preciso e ricercabile nel tempo, per esempio indicando “Invio fattura n. … del …” con il nome del progetto o del cantiere. È consigliabile nominare il PDF della fattura in modo coerente con l’oggetto, evitando spazi e caratteri speciali. In caso di PEC o produttori esteri, una versione bilingue dell’oggetto può agevolare la gestione interna del destinatario. Se alleghi più documenti, specifica nel testo perché sono inclusi, così chi approva il pagamento capisce a colpo d’occhio che è tutto completo.
La stessa struttura della lettera si adatta a due situazioni frequenti: il promemoria qualche giorno prima della scadenza e il sollecito dopo la scadenza. Nel primo caso il tono resta proattivo e collaborativo, sottolineando che l’avviso è un promemoria operativo. Nel secondo conviene mantenere fermezza e cortesia, proponendo un termine chiaro per l’allineamento o invitando a segnalare eventuali contestazioni. Quando ci sono procedure particolari del cliente (portale di approvazione, codici ordine, referenze interne), richiamarle esplicitamente evita rimbalzi e blocchi amministrativi. Non dare per scontato che chi riceve il messaggio conosca il contesto del lavoro o abbia davanti l’ordine: se manca un riferimento, aggiungilo in una riga. Non rimandare a conversazioni telefoniche senza traccia: se ci sono stati accordi su scadenze o condizioni, sintetizzali. Non usare allegati in formati insoliti o immagini della fattura: il PDF resta lo standard più accettato. Non nascondere le informazioni importanti in frasi lunghe: meglio periodi brevi e dati in evidenza naturale dentro la frase. Non inviare da caselle generiche senza firma chiara: indicare nome, ruolo e contatti diretti velocizza le risposte.
Quando utilizzi la PEC, mantieni lo stesso testo ma ricorda che l’oggetto sarà parte della prova di invio: includere numero e data della fattura è una buona pratica. Nei portali fornitori, dove il testo è spesso limitato, concentra le informazioni su codice ordine, riferimento del progetto e scadenza; se il sistema consente note interne, inserisci anche il referente operativo del cliente per accelerare l’approvazione. Per commesse a stato avanzamento lavori o forniture frazionate, chiarisci nel testo a quale tranche si riferisce la fattura e quali documenti provano l’avanzamento, in modo che approvatore e contabilità abbiano lo stesso perimetro.
Il corpo del messaggio dovrebbe contenere solo dati necessari alla gestione amministrativa. Evita informazioni sensibili non pertinenti e controlla che gli allegati non includano tabelle interne o note non destinate al cliente. Se inoltri conversazioni precedenti, valuta se è opportuno epurare firme inutili per non appesantire la comunicazione.
Esempi di Lettera di Accompagnamento Fattura
Modello generico
Oggetto: Invio fattura n. {numero} del {data} – {progetto/ordine}
Gentile {Nome/Team Amministrazione},
con la presente trasmettiamo la fattura n. {numero} del {data}, relativa a {descrizione sintetica di beni/servizi o periodo}.
L’importo totale è {importo} con scadenza {data scadenza}, secondo le condizioni concordate. In allegato trova il PDF della fattura {ed eventuali documenti di supporto: DDT n. … / SAL … / ordine …}. Per praticità riportiamo il metodo di pagamento: {bonifico/altro} – IBAN {IBAN} – causale “Fattura {numero} {azienda}”.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e la ringraziamo per l’attenzione.
Cordiali saluti,
{Nome e Cognome} – {Ruolo} – {Azienda} – {telefono} – {e-mail}.
Modello per invio via PEC (con copia di cortesia)
Oggetto: Trasmissione tramite PEC – Fattura n. {numero} del {data} – {progetto/ordine}
Spett.le {Ragione Sociale/Amministrazione},
si comunica che la fattura elettronica n. {numero} del {data} è stata regolarmente inviata tramite SDI {protocollo/ID se disponibile}.
A beneficio della Vostra contabilità alleghiamo copia di cortesia in PDF e i documenti giustificativi {DDT/SAL/ordine}.
La fattura si riferisce a {descrizione} per un importo di {importo} con scadenza {data scadenza}. Per il pagamento: {bonifico/altro} – IBAN {IBAN}.
In caso fossero necessari CIG/CUP, codice fornitore o ulteriori riferimenti amministrativi, restiamo disponibili a integrarli.
Con osservanza,
{Nome e Cognome} – {Ruolo} – {Azienda} – {PEC} – {telefono}.
Modello per portale fornitori / ordine d’acquisto
Oggetto: Caricamento su portale {nome portale} – Fattura n. {numero} per PO {codice ordine}
Gentile {Nome/Team},
informiamo che la fattura n. {numero} del {data}, riferita all’ordine {codice ordine} e al progetto {progetto}, è stata caricata sul portale {nome portale} e inviata per approvazione. La fornitura riguarda {descrizione} per il periodo {date/mesi} e ha un importo di {importo} con scadenza {data scadenza}. A supporto sono stati inseriti {DDT/SAL/rapportini} come da procedura.
Qualora fosse necessario associare centro di costo {codice} o referente interno {nome}, Vi chiediamo cortese conferma.
Per il pagamento indichiamo {metodo} – IBAN {IBAN}.
Rimaniamo a disposizione per ogni esigenza.
Cordialmente, {Firma completa}.
Modello promemoria prima della scadenza
Oggetto: Promemoria operativo – Fattura n. {numero} in scadenza il {data scadenza}
Gentile {Nome}, desideriamo ricordare la prossima scadenza della fattura n. {numero} del {data}, relativa a {descrizione}, per un importo pari a {importo}.
Qualora servissero documenti integrativi o conferme per completare l’iter di approvazione, saremo lieti di fornirli immediatamente.
Per comodità: {metodo di pagamento} – IBAN {IBAN} – causale “Fattura {numero}”.
Grazie per l’attenzione e la collaborazione.
Un cordiale saluto,
{Firma completa}.
Modello sollecito dopo la scadenza
Oggetto: Gentile sollecito – Aggiornamento pagamento fattura n. {numero} scaduta il {data scadenza}
Gentile {Nome}, in riferimento alla fattura n. {numero} del {data} per {descrizione}, di importo {importo}, risulta alla data odierna il mancato accredito.
Le saremmo grati se potesse indicarci lo stato della lavorazione o una nuova data prevista per il pagamento. Qualora vi fossero contestazioni o documenti mancanti, invieremo subito quanto necessario per regolarizzare. Per praticità riportiamo le coordinate: {metodo} – IBAN {IBAN} – causale “Fattura {numero}”.
Restiamo in attesa di un cortese riscontro.
Cordiali saluti, {Firma completa}.
Fac Simile Lettera di Accompagnamento Fattura
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile lettera di accompagnamento fattura.
