La diffida per pagamento fattura è una comunicazione formale con cui intimi al debitore di saldare un importo scaduto entro un termine preciso, avvertendo che, in mancanza, attiverai rimedi giudiziari. Sul piano giuridico corrisponde alla costituzione in mora del debitore: l’articolo 1219 del codice civile richiede un’intimazione o richiesta scritta ad adempiere, idonea a rendere esigibili gli effetti della mora. Anche quando la legge fa decorrere gli interessi senza bisogno di una diffida, la lettera resta utile per fissare una scadenza ultimativa, per dimostrare la tua diligenza e per preparare la documentazione che servirà in sede giudiziale.
Diffida di Pagamento Fattura
Il sollecito è un promemoria cortese, spesso inviato via e-mail ordinaria, che segnala il ritardo e invita a regolarizzare. La diffida, invece, ha toni e contenuti più rigorosi: identifica senza ambiguità la fattura, l’importo dovuto e le conseguenze dell’inerzia, fissa un termine perentorio e usa un canale che consenta di provare invio, contenuto e ricezione. Il sollecito non “attiva” effetti giuridici specifici, se non come parte del quadro probatorio; la diffida costituisce in mora il debitore e, se redatta in modo chiaro e sottoscritta, interrompe la prescrizione ai sensi dell’articolo 2943 del codice civile.
Per le obbligazioni pecuniarie l’articolo 1224 del codice civile prevede che, dal giorno della mora, siano dovuti gli interessi al tasso legale o a quello pattuito nel contratto, oltre all’eventuale maggior danno provato. Nelle transazioni commerciali tra imprese e professionisti trova applicazione il decreto legislativo 9 ottobre 2002 n. 231, che fa decorrere automaticamente, dal giorno successivo alla scadenza, gli interessi moratori al tasso fissato periodicamente e riconosce, in aggiunta, un importo forfettario minimo di 40 euro per i costi di recupero, restando rimborsabili gli ulteriori costi ragionevolmente sostenuti. Nei rapporti con consumatori si applicano le regole generali del codice civile e quelle eventualmente contenute nelle condizioni contrattuali, mentre con le pubbliche amministrazioni vige, di regola, il termine legale di pagamento di trenta giorni salvo eccezioni specifiche.
Una diffida efficace indica la fattura con numero e data, la scadenza originaria e l’importo esatto da saldare, chiarisce il regime degli accessori dovuti e fissa un termine breve e certo entro cui adempiere. È opportuno specificare le coordinate per il pagamento, chiedere l’invio della contabile per l’allineamento delle registrazioni ed evidenziare, con equilibrio, quali azioni seguiranno allo spirare del termine, come il ricorso per decreto ingiuntivo. Se il rapporto è B2B puoi richiamare in modo neutro l’applicazione degli interessi moratori del d.lgs. 231/2002 e dell’importo forfettario di 40 euro; se il rapporto è con un consumatore, è più appropriato riferirsi agli interessi legali e alle clausole contrattuali effettivamente accettate.
La forma conta quanto la sostanza. La posta elettronica certificata e la raccomandata con avviso di ricevimento sono i canali preferibili perché producono ricevute e tracciati idonei a dimostrare invio, contenuto e consegna. È buona prassi allegare la copia della fattura e, quando utile, l’ordine, il contratto o i documenti di consegna, limitando gli allegati a ciò che serve davvero a documentare il credito. Conservare con ordine la diffida, gli allegati e le ricevute ti agevolerà nel passo successivo.
Dal momento in cui la diffida giunge al debitore, negli scenari non coperti dal d.lgs. 231/2002 iniziano a decorrere gli interessi legali e si consolidano gli effetti della mora. Nell’ambito 231 gli interessi decorrono comunque automaticamente dalla scadenza, ma la diffida consente di formalizzare l’ammontare e di preannunciare il recupero giudiziale degli accessori, compreso l’importo forfettario per i costi di recupero e l’ulteriore danno ragionevolmente provato. Il pagamento parziale, salvo patti diversi, si imputa prima a interessi e spese e poi al capitale, per cui conviene chiarirlo nel testo o nella quietanza.
Se il termine scade senza esito, lo strumento tipico è il ricorso per decreto ingiuntivo. Il giudice lo emette sulla base di una prova scritta del credito: fattura, contratto, documenti di trasporto, corrispondenza e, per le fatture elettroniche trasmesse tramite Sistema di Interscambio, il relativo tracciato e le ricevute di consegna costituiscono un pacchetto probatorio molto efficace. La diffida, con ricevuta di invio e di consegna, completa il quadro e dimostra la tua correttezza nel concedere un ultimo termine.
La chiarezza paga sempre. Evita formule generiche, indica date e importi con precisione centesimale, usa un termine che sia davvero perentorio e realistico e mantieni un tono fermo ma professionale. Se il debitore allega contestazioni, valuta rapidamente se siano fondate e, in caso, se sia necessario emettere una nota di variazione o aprire un confronto tecnico, senza allentare la tempistica di tutela del credito. In presenza di più fatture insolute può essere utile inviare diffide distinte, per non confondere i conteggi e agevolare la concessione del decreto ingiuntivo. Se stai trattando con una pubblica amministrazione, richiama gli estremi della fattura elettronica (ID SdI, CIG, CUP) e il termine legale di pagamento applicabile. In ogni caso, prepara sin d’ora il fascicolo: fattura, contratto o ordine, DDT, estratti conto, solleciti precedenti, diffida e ricevute di consegna sono gli ingredienti che rendono rapido ed efficace il passaggio in sede giudiziale.
Esempi Diffida di Pagamento Fattura
Modello 1 — Generico
Oggetto: Diffida e messa in mora per mancato pagamento – Fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA]
Spett.le [DENOMINAZIONE/DESTINATARIO]
Con la presente, ai sensi dell’art. 1219 c.c., Vi intimo formalmente di provvedere al pagamento dell’importo di € [IMPORTO] relativo alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], scaduta il [DATA_SCADENZA] e tuttora insoluta.
Vi assegno il termine perentorio di [5/7/10] giorni dal ricevimento della presente per effettuare il saldo mediante bonifico su IBAN [IBAN], intestato a [INTESTATARIO], causale “Saldo fattura [NUM_FATTURA] – [DENOMINAZIONE]”. In difetto, matureranno gli interessi dovuti per legge e procederò senza ulteriore avviso all’attivazione delle tutele giudiziali, con aggravio di spese a Vostro carico.
Qualora il pagamento fosse già avvenuto, Vi prego di trasmettere la contabile per l’allineamento delle registrazioni.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA NOME E COGNOME – RUOLO]
[DENOMINAZIONE – P. IVA/C.F. – RECAPITI – PEC]
[Allegati: copia fattura; eventuale contratto/ordine/DDT]
Modello 2 — B2B (imprese/professionisti – d.lgs. 231/2002)
Oggetto: Diffida di pagamento e messa in mora ex art. 1219 c.c. – Interessi moratori d.lgs. 231/2002 – Fattura n. [NUM_FATTURA]
Spett.le [DENOMINAZIONE]
In riferimento alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], di € [IMPORTO], scaduta il [DATA_SCADENZA], Vi intimiamo il saldo immediato. Ai sensi del d.lgs. 231/2002, gli interessi moratori decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza; sono inoltre dovuti l’importo forfettario di € 40,00 a titolo di costi di recupero e gli ulteriori costi ragionevolmente sostenuti.
Vi assegnamo il termine perentorio di [5/7] giorni dal ricevimento per versare l’importo di € [IMPORTO] oltre interessi e accessori su IBAN [IBAN], intestato a [INTESTATARIO], causale “Saldo fattura [NUM_FATTURA] – d.lgs. 231/2002”. In mancanza, procederemo al ricorso per decreto ingiuntivo e a ogni altra tutela di legge, con rifusione di spese.
Se già pagato, inviateci cortese contabile.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[DENOMINAZIONE – P. IVA]
[Recapiti – PEC]
[Allegati: copia fattura; ordine/DDT/contratto; solleciti precedenti]
Modello 3 — Cliente consumatore (B2C)
Oggetto: Diffida e messa in mora per mancato pagamento – Fattura n. [NUM_FATTURA]
Gentile [NOME/COGNOME]
La informo che la fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], per € [IMPORTO], con scadenza [DATA_SCADENZA], risulta ad oggi insoluta. Ai sensi dell’art. 1219 c.c. La diffido ad adempiere entro e non oltre [7/10] giorni dal ricevimento.
Decorso il termine matureranno gli interessi legali ex art. 1224 c.c. e mi riservo di agire giudizialmente per il recupero del credito e delle spese. Il pagamento può essere effettuato tramite bonifico su IBAN [IBAN], intestato a [INTESTATARIO], causale “Saldo fattura [NUM_FATTURA]”. In caso di pagamento già eseguito La prego di inviarmi la relativa contabile.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA NOME E COGNOME]
[Denominazione/Studio – Recapiti – E-mail/PEC – Telefono]
[Allegati: copia fattura]
Modello 4 — Pubblica Amministrazione
Oggetto: Diffida di pagamento – Fattura elettronica n. [NUM_FATTURA] – Id SdI [ID_SDI] – CIG [CIG] – CUP [CUP]
Spett.le [AMMINISTRAZIONE/ENTE]
Si richiama la fattura elettronica n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], trasmessa tramite SdI con identificativo [ID_SDI], relativa a [OGGETTO FORNITURA/SERVIZIO], dell’importo di € [IMPORTO], scadenza [DATA_SCADENZA], ad oggi non saldata.
Ai sensi dell’art. 1219 c.c., si intima il pagamento entro [7/10] giorni dal ricevimento. In difetto, verranno richiesti gli interessi di mora e gli accessori previsti dalla disciplina sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali, con eventuale attivazione delle tutele giudiziali.
Si chiede di disporre il bonifico su IBAN [IBAN], intestato a [INTESTATARIO], causale “Saldo fattura [NUM_FATTURA] – [CIG/CUP]”, e di trasmettere il mandato quietanzato.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA – RUOLO]
[DENOMINAZIONE – P. IVA]
[Recapiti – PEC]
[Allegati: copia fattura XML/PDF di cortesia; ordine/contratto; corrispondenza]
Modello 5 — Seconda diffida pre ingiuntivo con preavviso azioni
Oggetto: Seconda diffida e preavviso di azioni giudiziarie – Fattura n. [NUM_FATTURA]
Spett.le [DENOMINAZIONE/DESTINATARIO]
Facciamo seguito alla nostra diffida del [DATA PRIMA DIFFIDA], rimasta priva di esito, relativa alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], di € [IMPORTO], scaduta il [DATA_SCADENZA]. Con la presente Vi concediamo un ultimo termine perentorio di [5] giorni dal ricevimento per saldare l’intero dovuto, oltre interessi maturati e accessori, mediante bonifico su IBAN [IBAN], intestato a [INTESTATARIO], causale “Saldo fattura [NUM_FATTURA]”.
In mancanza, senza ulteriore avviso, procederemo al ricorso per decreto ingiuntivo ex artt. 633 ss. c.p.c. e a ogni altra tutela, con richiesta di rifusione spese. Se il pagamento è stato nel frattempo effettuato, inviate la contabile.
[LUOGO], [DATA]
[FIRMA]
[DENOMINAZIONE – P. IVA/C.F.]
[Recapiti – PEC]
[Allegati: copia fattura; precedente diffida; documenti di consegna/prestazione]
Fac Simile Lettera di Diffida di Pagamento Fattura
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile lettera di diffida di pagamento fattura.
