La fattura è un documento contabile emesso da un venditore di beni o da chi eroga un servizio verso un cliente titolare di partita IVA. Essa serve a provare l’avvenuta transazione a fini fiscali e contabili. In essa sono contenute tutte le informazioni necessarie per comprendere la natura della compravendita effettuata e la quantità della stessa. La Risoluzione n.1/10 del 2013 dell’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la numerazione progressiva annuale delle fatture non risulta più obbligatoria, restando importante che il documento sia univocamente individuato.
La materia è diventata di relativo interesse con la comparsa delle fatture elettroniche. A questo punto, in molte imprese sorge il problema dell’incompatibilità tra la numerazione seguita per le fatture emesse in forma cartacea e quella per le fatture elettroniche. In questi casi, sarebbe opportuno dotarsi di un registro sezionale IVA, ma l’importante è che la numerazione sia progressiva e corretta per le prime e le seconde, anche se non necessariamente coincidente.
Quindi, quando inizia l’anno solare, vediamo come comportarsi con l’emissione e la numerazione delle fatture?ù. Ho davanti a me una scelta, come spiega l’Agenzia delle Entrate, o riparto da 1, oppure dal numero successivo a quello dell’ultima fattura emessa nell’anno solare precedente. Per esempio, se nell’anno 2016 ho emesso come ultima fattura quella riportante il numero 215, potrò decidere se emettere la prima fattura nell’anno 2017 con numero 1 o 216, l’importante è che ogni documento sia univocamente individuabile, ovvero che non sia possibile fare confusione con altre fatture emesse. In teoria, quindi, un’azienda potrebbe decidere di adottare una numerazione infinita fino alla cessazione della sua attività. Questo significa che se nel corso della sua attività, essa ha emesso 15155 fatture, l’ultima recherà come numero proprio 15155.
Le norme hanno richiesto l’utilizzo della fattura elettronica per i rapporti intrattenuti con la Pubblica Amministrazione. Dunque, se vendo beni o presto servizi a un ente pubblico, sono tenuto ad emettere una fattura solo in modalità elettronica, queste fatture devono seguire una numerazione a parte, anche se non necessariamente ripartendo da 1 per ogni anno solare. Devo, in altri termini, dare origine a un sezionale a parte, cosa che richiede di rivolgermi a un commercialista.
Fortunatamente molte difficoltà tecniche possono essere superate dall’utilizzo della contabilità online, che effettua la numerazione progressiva in automatico delle fatture e in più invia i relativi dati all’Agenzia delle Entrate. Ciò può risultare utile, specie per le imprese che posseggono più sedi aziendali. Quanto alle imprese che si avvalgono della contabilità semplificata, rispetto a quella ordinaria esiste qualche differenza. Esse possono decidere di avvalersi di una numerazione progressiva con azzeramento alla fine dell’anno solare, di una numerazione progressiva infinita, quindi all’inizio del nuovo anno si continua a numerare dall’ultima fattura dell’anno precedente, o di una numerazione composta da un numero progressivo, in cui l’azzeramento al termine dell’anno solare avviene con riferimento all’anno solare di emissione della fattura.
Vediamo cosa succede se commetto qualche errore nella numerazione di una fattura. Sono tenuto a rimediare, altrimenti vado incontro a sanzioni. Se l’importo è corretto, ma ad essere sbagliata è la data o il numero progressivo, lo stesso cliente che ha ricevuto la documentazione può correggere l’errore.
Quanto al caso di un’impresa che emetta sia fatture in forma cartacea che fatture elettroniche, il problema può essere superato con l’istituzione di un registro sezionale, ovvero l’impresa procede all’annotazione delle fatture in due separati registri contabili. Lo Stato ha di recente approvato incentivi fiscali per l’utilizzo delle fatture elettroniche, a patto che i dati siano automaticamente inviati all’Agenzia delle Entrate. L’obiettivo è contrastare la diffusa evasione dell’IVA, grazie al superamento della registrazione cartacea.
Quanto alla trasmissione telematica dei dati delle fatture all’Agenzia delle Entrate, il sistema consente di esercitare l’invio trimestrale, variazioni comprese, di tutte le fatture emesse e ricevute. Tra i dati che vengono inviati elettronicamente vi sono il numero progressivo, l’importo, i dati del committente e del professionista.
Dunque, riassumendo quanto detto, l’impresa ha a disposizione sostanzialmente due modalità per effettuare la registrazione delle fatture con riguardo alla numerazione, interrompere la progressività alla fine dell’anno solare o proseguirla nell’anno solare seguente. Nel primo caso, si ha una fattura del tipo Fattura 1/2017, Fattura 2/2017 o anche Fattura 2017/1, Fattura 2017/2. Nel secondo caso, la numerazione prosegue tendenzialmente all’infinito, ovvero si ha Fattura 1, Fattura 2.
In genere, l’adozione dell’uno o dell’altro sistema di numerazione dipende dalla tipologia delle aziende e dalle sue dimensioni. Un’attività che emette numerose fatture ogni anno tende a semplificare la contabilità, adottando una numerazione per anno solare, in modo da gestire numeri più agevoli. Un’attività, invece, che tende ad emettere poche fatture all’altro, magari perché di piccole dimensioni, può scegliere una numerazione progressiva infinita, ovvero senza azzeramento al termine dell’anno solare. Infine, il ricorso alla contabilità online può consentire la risoluzione di tanti problemi di numerazione alle imprese con più sedi.