La registrazione delle fatture di acquisto è un adempimento previsto dalla disciplina IVA per i contribuenti soggetti agli obblighi ordinari di registrazione. Consente di documentare le operazioni passive e, quando ricorrono i presupposti, di esercitare il diritto alla detrazione dell’imposta sugli acquisti. Le regole sono contenute principalmente negli articoli 19 e 25 del DPR 633/1972, modificati, per quanto riguarda i termini della detrazione e della registrazione, dal D.Lgs. 7 agosto 2026, n. 148.
La fattura di acquisto documenta una cessione di beni o una prestazione di servizi ricevuta dal contribuente. Per registrarla correttamente occorre verificare il documento, individuare il trattamento IVA e rispettare le scadenze applicabili. Gli adempimenti possono variare in presenza di regimi fiscali particolari, operazioni con l’estero o fatture soggette a inversione contabile.
Come Registrare le Fatture di Acquisto
L’articolo 25 del DPR 633/1972 dispone che il contribuente soggetto agli obblighi ordinari debba annotare in un apposito registro le fatture e le bollette doganali relative ai beni e servizi acquistati o importati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione, comprese le fatture previste dal secondo comma dell’articolo 17.
Non è quindi corretto affermare, in termini generali, che la registrazione delle fatture di acquisto sia facoltativa. La norma prevede un obbligo di annotazione, mentre il diritto alla detrazione dell’IVA dipende da ulteriori condizioni.
Occorre distinguere l’obbligo ordinario dalle semplificazioni previste per specifici contribuenti. Per esempio, chi applica il regime forfettario beneficia normalmente dell’esonero dalla registrazione delle fatture di acquisto, salvi gli obblighi previsti per particolari operazioni. Anche altri regimi speciali possono prevedere disposizioni differenti.
Non è corretto neppure presumere che l’acquisto di beni o servizi con IVA indetraibile esoneri automaticamente dalla registrazione. Per i soggetti tenuti al registro, le fatture devono essere gestite secondo gli obblighi applicabili anche quando l’imposta non può essere recuperata. La registrazione e la detrazione sono due aspetti distinti.
Per ogni fattura di acquisto occorre controllare il documento ricevuto e registrare i dati richiesti dall’articolo 25, tra cui:
- La data della fattura o della documentazione doganale.
- Gli estremi identificativi del documento, utili a collegare la registrazione alla fattura ricevuta.
- La ditta, denominazione o ragione sociale del cedente o prestatore, oppure il nome e cognome nei casi previsti.
- L’ammontare imponibile dell’operazione.
- L’imposta sul valore aggiunto, distinta secondo le aliquote applicabili.
- Per le operazioni non imponibili, esenti o non soggette previste dalla norma, il titolo di inapplicabilità dell’imposta e, quando necessario, il relativo riferimento normativo.
Il gestionale contabile deve inoltre consentire di identificare correttamente la registrazione, la data di ricezione del documento, il trattamento fiscale e gli importi da riportare nelle liquidazioni e nelle dichiarazioni. L’articolo 25 non impone più la numerazione progressiva delle fatture di acquisto da parte del destinatario come requisito autonomo, ma resta necessario garantirne l’identificazione e la corretta tracciabilità.
Nel caso delle importazioni, devono essere utilizzati i documenti doganali e i relativi prospetti contabili previsti dalle procedure applicabili, verificando l’imposta assolta o dovuta e la sua eventuale detraibilità.
Termini di Registrazione e Detrazione IVA
L’articolo 19 del DPR 633/1972 stabilisce che il diritto alla detrazione dell’IVA relativa ai beni e servizi acquistati o importati sorge quando l’imposta diventa esigibile. Il suo esercizio richiede inoltre il rispetto delle condizioni previste dalla normativa, tra cui il possesso di una fattura regolarmente ricevuta o degli altri documenti richiesti.
Con il D.Lgs. 7 agosto 2026, n. 148, entrato in vigore il 12 agosto 2026, sono stati modificati i termini previsti dagli articoli 19 e 25 del DPR 633/1972.
In base alla nuova formulazione dell’articolo 19, il diritto alla detrazione può essere esercitato, al più tardi, con la dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui il diritto è sorto, alle condizioni esistenti al momento della sua nascita.
Il nuovo articolo 25 prevede invece che le fatture siano annotate prima della liquidazione periodica nella quale viene esercitata la detrazione e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa al secondo anno successivo a quello di ricezione della fattura.
I due riferimenti temporali devono essere distinti. Il termine previsto dall’articolo 19 riguarda l’anno in cui sorge il diritto alla detrazione; quello previsto dall’articolo 25 riguarda l’anno di ricezione della fattura. Le due annualità possono non coincidere, soprattutto quando un documento relativo a un’operazione effettuata in un anno viene ricevuto nell’anno successivo.
Per esempio, nel caso ordinario di un acquisto effettuato nel 2026, con IVA diventata esigibile e fattura ricevuta nello stesso anno, il termine ultimo previsto dalla nuova disciplina è collegato alla dichiarazione IVA relativa al 2028, normalmente da presentare nel 2029. Questo esempio riguarda la normativa vigente dopo la modifica del 2026 e non deve essere applicato automaticamente a fatture riferite a periodi precedenti.
Per le fatture e le operazioni relative agli anni anteriori all’entrata in vigore della modifica occorre verificare la disciplina applicabile al periodo interessato e gli eventuali effetti delle disposizioni sopravvenute. Non è corretto utilizzare senza ulteriori verifiche i termini previsti dalla normativa attuale per ricostruire una detrazione che poteva essere già scaduta in passato.
La modifica normativa è contenuta nell’articolo 12 del D.Lgs. 148/2026, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale.
Il rispetto del termine non attribuisce automaticamente il diritto alla detrazione. L’IVA deve essere detraibile in relazione alla natura dell’operazione, all’attività esercitata e alle eventuali limitazioni previste dagli articoli 19 e seguenti del DPR 633/1972. In particolare, acquisti destinati a operazioni esenti, spese con limitazioni specifiche e situazioni di utilizzo promiscuo possono richiedere un trattamento differente.
Nel caso delle fatture elettroniche, è necessario considerare anche la data di ricezione attraverso il Sistema di Interscambio. Quando la fattura viene consegnata dal sistema, la data di consegna costituisce il riferimento per la ricezione. Se il Sistema di Interscambio non riesce a recapitarla e il documento viene soltanto messo a disposizione nell’area riservata, ai fini della detrazione rileva la data di presa visione da parte del destinatario, secondo le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Fattura di Acquisto Non Ricevuta o Irregolare
Quando una fattura non viene ricevuta entro i termini previsti oppure contiene irregolarità, l’acquirente o il committente deve verificare quale procedura di regolarizzazione sia applicabile. Non è corretto affermare che debba sempre predisporre un’autofattura e versare direttamente l’IVA relativa alla fattura mancante.
Per le violazioni soggette alla disciplina introdotta dal D.Lgs. 14 giugno 2024, n. 87, l’articolo 6, comma 8, del D.Lgs. 471/1997 prevede, nei casi contemplati, una comunicazione all’Agenzia delle Entrate entro novanta giorni dal termine entro il quale la fattura avrebbe dovuto essere emessa oppure dalla data di emissione della fattura irregolare.
Dal 1° aprile 2025, secondo le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, la comunicazione dell’omessa o irregolare fatturazione da parte del fornitore viene effettuata mediante un documento elettronico con codice TD29, trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio.
Il documento TD29 costituisce una comunicazione dell’irregolarità e non una fattura sostitutiva. Non consente, da solo, di esercitare la detrazione dell’IVA relativa all’acquisto e non comporta il versamento dell’imposta secondo il precedente meccanismo di autofattura-denuncia.
La procedura deve essere distinta da altre ipotesi nelle quali la normativa prevede effettivamente l’integrazione di una fattura o l’emissione di un’autofattura. Per esempio, nelle operazioni soggette a inversione contabile e in determinati acquisti dall’estero possono essere necessari documenti elettronici specifici, tra cui TD16, TD17, TD18 o TD19. Il codice TD20 rimane previsto per particolari ipotesi di regolarizzazione e integrazione disciplinate dalle disposizioni applicabili.
Anche le operazioni di autoconsumo e le cessioni gratuite, quando soggette agli obblighi di autofatturazione, seguono una disciplina propria e non devono essere confuse con la comunicazione TD29. In ambito elettronico, per le operazioni previste, può essere utilizzato il codice TD27.
Le modalità operative dei diversi documenti sono illustrate nella guida dell’Agenzia delle Entrate alla compilazione delle fatture elettroniche e dell’esterometro.
Liquidazioni IVA Mensili e Trimestrali
La registrazione delle fatture di acquisto è collegata anche alla liquidazione periodica dell’IVA. In generale, i contribuenti soggetti al regime ordinario effettuano liquidazioni mensili, mentre i soggetti che rispettano i requisiti previsti possono optare per la periodicità trimestrale.
Per il 2026, i limiti di volume d’affari dell’anno precedente per l’opzione trimestrale sono pari a 500.000 euro per le imprese che svolgono prestazioni di servizi e per gli esercenti arti o professioni, e a 800.000 euro per le imprese che esercitano altre attività.
Non sono quindi più attuali i precedenti limiti di 400.000 e 700.000 euro. Le soglie sono collegate ai limiti previsti per la contabilità semplificata, secondo l’articolo 14, comma 11, della legge 183/2011 e l’articolo 18 del DPR 600/1973.
Per chi esercita contemporaneamente prestazioni di servizi e altre attività, la verifica dei limiti richiede di considerare le regole relative all’attività prevalente e alla distinta annotazione dei corrispettivi. In assenza di distinta annotazione, si applica il limite previsto per le altre attività, secondo le disposizioni pertinenti.
Le liquidazioni mensili sono generalmente effettuate entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. Per i contribuenti trimestrali per opzione, le liquidazioni relative ai primi tre trimestri sono effettuate entro il giorno 16 del secondo mese successivo al trimestre, con applicazione degli eventuali differimenti di calendario. Il versamento relativo al quarto trimestre segue le regole previste per il saldo annuale.
Per i contribuenti trimestrali per opzione, gli importi a debito delle liquidazioni sono maggiorati dell’1% a titolo di interessi. Questo regime deve essere distinto da quelli trimestrali speciali, per i quali possono essere previste condizioni differenti.
La disciplina delle liquidazioni trimestrali è contenuta nell’articolo 7 del DPR 542/1999. L’opzione deve essere gestita e comunicata secondo le regole previste dal DPR 442/1997 e dalla dichiarazione IVA.
Registrazione Informatica e Conservazione delle Fatture
La registrazione delle fatture di acquisto può essere effettuata attraverso un software gestionale o un sistema di contabilità elettronica, purché siano rispettati gli obblighi previsti dalla normativa sulla tenuta delle scritture contabili.
Per le fatture elettroniche ricevute attraverso il Sistema di Interscambio, il documento fiscalmente rilevante è il file XML. Una copia PDF può facilitare la consultazione, ma non sostituisce il documento elettronico originale nei casi in cui questo è previsto dalla normativa.
È importante distinguere la registrazione contabile dalla conservazione elettronica a norma. La registrazione serve a riportare l’operazione nei registri IVA e nelle altre scritture pertinenti. La conservazione deve invece garantire il mantenimento dei documenti nel tempo secondo i requisiti normativi applicabili.
Il semplice salvataggio di una fattura in una cartella del computer o in un archivio online non equivale necessariamente alla conservazione elettronica prevista dalla legge. Per i documenti soggetti a tale obbligo occorre utilizzare una procedura di conservazione conforme, eventualmente attraverso il servizio dell’Agenzia delle Entrate o un conservatore abilitato.
La corretta gestione delle fatture di acquisto richiede quindi di verificare la ricezione del documento, individuare il trattamento IVA, registrare l’operazione secondo il regime applicabile, esercitare la detrazione entro i termini previsti e conservare la documentazione secondo le disposizioni vigenti.