In questa pagina proponiamo un modello di lettera di sollecito di pagamento fattura da scaricare e spieghiamo come compilarlo per richiedere il saldo di un credito scaduto.
Il sollecito può essere inviato come semplice promemoria oppure contenere una vera e propria intimazione di pagamento. La scelta dipende dalla situazione, dal rapporto con il cliente e dalla necessità di documentare formalmente la richiesta. Occorre inoltre distinguere i rapporti commerciali tra imprese e professionisti da quelli con i consumatori, perché le regole sugli interessi moratori e sui costi di recupero non sono identiche.
Come Scrivere un Sollecito di Pagamento Fattura
Quando un cliente non paga una fattura entro la scadenza prevista, il creditore può inviare una comunicazione per segnalare il ritardo e richiedere il saldo. Il primo contatto può avere un tono collaborativo, soprattutto quando il mancato pagamento potrebbe dipendere da un disguido amministrativo.
È importante distinguere il sollecito bonario dalla costituzione in mora. Il primo serve principalmente a ricordare il debito e a favorire una soluzione spontanea. La costituzione in mora è invece disciplinata dall’articolo 1219 del Codice civile e richiede, nei casi in cui è necessaria, un’intimazione o una richiesta scritta di adempimento.
Non è indispensabile che una comunicazione sia intitolata “messa in mora” per produrre gli effetti previsti dalla legge. Anche un sollecito scritto può avere tale funzione quando contiene una richiesta di pagamento sufficientemente chiara, riferita a un credito individuabile e rivolta al debitore.
L’articolo 1219 prevede inoltre alcune situazioni nelle quali la costituzione in mora non è necessaria. La decorrenza della mora deve quindi essere valutata considerando la natura dell’obbligazione e le condizioni previste dalla legge.
Un buon sollecito deve identificare il credito senza ambiguità. È opportuno indicare il numero e la data della fattura, il termine originario di pagamento, l’importo complessivamente fatturato, gli eventuali pagamenti parziali e le note di credito che hanno ridotto il debito.
La somma richiesta deve corrispondere all’importo effettivamente ancora dovuto. Se una fattura di 1.220 euro è stata pagata per 500 euro, il sollecito relativo al capitale residuo deve richiedere 720 euro, non nuovamente l’intero importo originario.
Gli eventuali interessi moratori e i costi di recupero devono essere distinti dal capitale, specificando il titolo della richiesta e i criteri utilizzati per determinarli. Non è corretto addebitare automaticamente qualsiasi spesa amministrativa senza verificarne il fondamento contrattuale o legale.
Per agevolare il pagamento è utile indicare un termine di riscontro, le coordinate bancarie quando viene richiesto un bonifico, il beneficiario e la causale da utilizzare. Il termine di cinque o sette giorni indicato in una lettera rappresenta normalmente una scadenza richiesta dal creditore e non diventa, per questa sola ragione, un termine perentorio stabilito dalla legge.
È inoltre opportuno invitare il destinatario a segnalare eventuali pagamenti già eseguiti o contestazioni relative alla fornitura. La presenza di una fattura non dimostra, da sola e in ogni situazione, che il credito sia incontestabile.
La disciplina della costituzione in mora e degli interessi nelle obbligazioni pecuniarie è contenuta negli articoli 1219 e 1224 del Codice civile.
Nei rapporti commerciali tra imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni, quando ricorrono i presupposti previsti dal D.Lgs. 231/2002, gli interessi moratori decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento, senza necessità di una preventiva costituzione in mora.
La normativa disciplina anche i termini di pagamento. In assenza di un termine contrattuale valido, si applicano i criteri stabiliti dall’articolo 4 del decreto, che considerano, a seconda delle circostanze, la ricezione della fattura, la consegna della merce, la prestazione del servizio o la verifica della conformità.
Nelle transazioni commerciali tra imprese è possibile concordare termini differenti nei limiti previsti dalla normativa. Le clausole gravemente inique nei confronti del creditore possono essere nulle. Per i rapporti con le pubbliche amministrazioni valgono disposizioni specifiche, che non devono essere assimilate automaticamente a quelle dei rapporti tra privati.
Quando si applica il D.Lgs. 231/2002, il creditore ha inoltre diritto, alle condizioni previste dagli articoli 3 e 6, a un importo forfettario di 40 euro a titolo di costi di recupero, senza necessità di costituzione in mora. Resta possibile dimostrare un danno maggiore, compresi ulteriori costi di recupero, secondo la disciplina applicabile.
Il nuovo termine indicato in un sollecito non sposta automaticamente in avanti la decorrenza degli interessi già maturati. Una diversa dilazione deve essere valutata sulla base di un eventuale accordo tra le parti.
Nei rapporti con consumatori, invece, non si applica automaticamente il sistema degli interessi commerciali previsto dal D.Lgs. 231/2002. Devono essere considerate le disposizioni del Codice civile, le eventuali pattuizioni valide e il momento in cui il debitore è costituito in mora oppure si verifica una delle ipotesi di mora senza intimazione.
Il riferimento normativo per gli interessi e i costi di recupero nelle transazioni commerciali è il D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231, in particolare gli articoli 4, 5 e 6.
La modalità di invio deve essere scelta considerando la necessità di dimostrare il contenuto e la ricezione della comunicazione. Una normale email può essere sufficiente per un promemoria informale. Quando si vuole costituire formalmente in mora il debitore o documentare una richiesta rilevante anche ai fini dell’interruzione della prescrizione, è preferibile utilizzare un mezzo che consenta di conservare prove adeguate, come la PEC o la raccomandata con avviso di ricevimento.
Per l’invio tramite PEC è importante utilizzare un indirizzo valido del destinatario e conservare il messaggio e le relative ricevute. La richiesta deve essere formulata in modo sufficientemente chiaro: la semplice prova di invio di una comunicazione generica non garantisce automaticamente tutti gli effetti giuridici di una costituzione in mora.
L’articolo 2943 del Codice civile prevede che la prescrizione possa essere interrotta anche mediante un atto idoneo a costituire in mora il debitore. Il creditore deve quindi prestare attenzione sia al contenuto della richiesta sia alla prova della sua ricezione.
Non è necessario inviare obbligatoriamente un primo sollecito, un secondo sollecito e una successiva messa in mora prima di poter agire per il recupero del credito. Questa sequenza può essere utile come prassi amministrativa, ma non costituisce una procedura generale imposta dalla legge.
Quando il debitore non paga, il creditore può valutare gli strumenti di tutela disponibili, compreso il ricorso per decreto ingiuntivo quando ricorrono i presupposti degli articoli 633 e seguenti del Codice di procedura civile.
Il procedimento richiede un credito con le caratteristiche previste dalla legge e adeguata prova scritta. La presenza di una fattura può contribuire a documentare la pretesa, ma non garantisce automaticamente l’emissione di un decreto ingiuntivo.
In caso di persistente mancato pagamento è quindi opportuno conservare contratti, ordini, documenti di consegna, prove dell’esecuzione dei servizi, fatture, ricevute di trasmissione e comunicazioni intercorse con il debitore.
Se si intende proporre una rateizzazione, è importante indicare il debito residuo, il numero delle rate, gli importi, le scadenze e il trattamento degli eventuali interessi. La proposta non deve essere confusa con un accordo di dilazione già perfezionato: le condizioni devono risultare dalla volontà delle parti.
Esempio Sollecito Pagamento Fattura
Di seguito sono disponibili cinque modelli distinti. Devono essere adattati alla situazione concreta, distinguendo il capitale residuo dagli eventuali interessi e costi di recupero e verificando il rapporto contrattuale con il destinatario.
Modello 1 – Generico
[DENOMINAZIONE O NOME DEL CREDITORE]
[INDIRIZZO]
[PARTITA IVA / CODICE FISCALE, SE PERTINENTE]
[RECAPITI]
Spett.le [DENOMINAZIONE / NOME DEL DEBITORE]
[INDIRIZZO / PEC]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Sollecito di pagamento – Fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA]
Spett.le [DESTINATARIO],
dalle verifiche della nostra contabilità risulta ancora insoluto il pagamento relativo alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], con scadenza [DATA_SCADENZA].
L’importo originario del documento è pari a euro [IMPORTO_FATTURA]. Tenuto conto degli eventuali pagamenti già ricevuti e delle note di credito emesse, il capitale residuo risulta pari a euro [IMPORTO_RESIDUO].
Vi chiediamo cortesemente di verificare la posizione e di procedere al pagamento entro il [DATA_TERMINE_RICHIESTO], utilizzando le seguenti coordinate:
Beneficiario: [INTESTATARIO]
IBAN: [IBAN]
Causale: Saldo fattura n. [NUM_FATTURA]
Qualora abbiate già provveduto, Vi invitiamo a trasmetterci gli estremi del pagamento per consentirci di aggiornare le registrazioni. Restiamo inoltre disponibili a verificare eventuali contestazioni o differenze riscontrate.
Il presente sollecito è inviato senza rinuncia ai diritti derivanti dal contratto e dalla legge.
Cordiali saluti.
[NOME E COGNOME / RUOLO]
[DENOMINAZIONE]
[RECAPITI]
Allegati: [COPIA FATTURA], [EVENTUALE ESTRATTO CONTO].
Modello 2 – Primo Sollecito Bonario
[DATI DEL MITTENTE]
Spett.le [DESTINATARIO]
[RECAPITO]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Promemoria di pagamento – Fattura n. [NUM_FATTURA]
Gentile [REFERENTE],
segnaliamo che, alla data odierna, non risulta ancora registrato il saldo della fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], con scadenza [DATA_SCADENZA], per un importo residuo di euro [IMPORTO_RESIDUO].
È possibile che il pagamento sia già stato disposto o che si sia verificato un semplice disguido amministrativo.
Vi chiediamo pertanto di verificare la posizione e, se il saldo non è ancora avvenuto, di procedere al pagamento entro il [DATA_RICHIESTA], oppure di comunicarci eventuali difficoltà o contestazioni.
Per comodità riportiamo le coordinate concordate:
Beneficiario: [INTESTATARIO]
IBAN: [IBAN]
Causale: Fattura n. [NUM_FATTURA]
Qualora abbiate già effettuato il versamento, Vi ringraziamo se vorrete comunicarci la data e gli estremi dell’operazione.
Restiamo disponibili per ogni chiarimento.
Cordiali saluti.
[FIRMA / UFFICIO AMMINISTRAZIONE]
[RECAPITI]
Allegato: [COPIA FATTURA].
Modello 3 – Secondo Sollecito Formale
[DATI DEL MITTENTE]
Spett.le [DESTINATARIO]
[INDIRIZZO / PEC]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Secondo sollecito di pagamento – Fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA]
Spett.le [DESTINATARIO],
facciamo seguito alla nostra precedente comunicazione del [DATA_PRIMO_SOLLECITO], relativa alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], scaduta il [DATA_SCADENZA].
Non risultando pervenuto il saldo, Vi richiediamo nuovamente il pagamento del capitale residuo pari a euro [IMPORTO_RESIDUO], entro il [DATA_TERMINE_RICHIESTO].
Il versamento potrà essere effettuato alle seguenti coordinate:
Beneficiario: [INTESTATARIO]
IBAN: [IBAN]
Causale: Saldo fattura n. [NUM_FATTURA]
Resta fermo il diritto agli eventuali interessi moratori già maturati e a quelli che continueranno a maturare fino al pagamento, secondo la disciplina applicabile al rapporto. Nei casi disciplinati dal D.Lgs. 231/2002, tali interessi decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza originaria, quando ricorrono i presupposti previsti dalla legge.
In mancanza di pagamento o di un riscontro utile, ci riserviamo di valutare le successive iniziative di tutela del credito.
Qualora il saldo sia già stato effettuato, Vi chiediamo di comunicarci gli estremi del versamento.
Distinti saluti.
[NOME, RUOLO E FIRMA]
[DENOMINAZIONE]
[RECAPITI]
Allegati: [COPIA FATTURA], [EVENTUALE ESTRATTO CONTO], [PRECEDENTE SOLLECITO].
Modello 4 – Messa in Mora ai Sensi dell’Articolo 1219 del Codice Civile
[CREDITORE / RAGIONE SOCIALE]
[INDIRIZZO]
[CODICE FISCALE / PARTITA IVA]
[PEC / RECAPITI]
Spett.le [DEBITORE / RAGIONE SOCIALE]
[INDIRIZZO / PEC DESTINATARIO]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Formale intimazione di pagamento e costituzione in mora – Fattura n. [NUM_FATTURA]
Spett.le [DESTINATARIO],
con riferimento alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], relativa a [DESCRIZIONE DELLA FORNITURA O PRESTAZIONE] e scaduta il [DATA_SCADENZA], risulta ancora dovuto il capitale residuo di euro [IMPORTO_RESIDUO].
Ai sensi e per gli effetti dell’articolo 1219 del Codice civile, con la presente Vi intimiamo formalmente di adempiere all’obbligazione di pagamento della somma sopra indicata.
Vi richiediamo di effettuare il versamento entro [NUMERO_GIORNI] giorni dal ricevimento della presente, alle seguenti coordinate:
Beneficiario: [INTESTATARIO]
IBAN: [IBAN]
Causale: Saldo fattura n. [NUM_FATTURA]
Restano inoltre dovuti, ove spettanti, gli interessi moratori e gli eventuali ulteriori accessori previsti dalla legge o da valide pattuizioni contrattuali.
[SOLO PER TRANSAZIONI SOGGETTE AL D.LGS. 231/2002, QUANDO NE RICORRONO I PRESUPPOSTI: Si richiamano gli interessi moratori decorrenti dalla scadenza originaria e l’importo forfettario di euro 40 previsto dall’articolo 6 del D.Lgs. 231/2002, fatto salvo l’eventuale maggior danno dimostrato.]
In mancanza di adempimento, ci riserviamo di agire nelle sedi competenti per il recupero del credito, previa verifica dei relativi presupposti, con richiesta degli interessi e delle spese riconoscibili secondo la normativa applicabile.
Qualora riteniate di avere già eseguito il pagamento, Vi invitiamo a trasmettere tempestivamente la relativa documentazione.
La presente comunicazione è finalizzata alla richiesta formale di adempimento e non deve essere interpretata, per il solo fatto di contenere un termine di pagamento, come una diffida risolutiva ai sensi dell’articolo 1454 del Codice civile.
Distinti saluti.
[NOME E COGNOME / RUOLO]
[DENOMINAZIONE]
[FIRMA]
Allegati: [COPIA FATTURA], [CONTRATTO / ORDINE], [DOCUMENTI DI CONSEGNA O PRESTAZIONE, SE PERTINENTI].
Modello 5 – Sollecito con Proposta di Piano di Rientro
[DATI DEL CREDITORE]
Spett.le [DESTINATARIO]
[INDIRIZZO / PEC]
[LUOGO], [DATA]
Oggetto: Sollecito di pagamento e proposta di rateizzazione – Fattura n. [NUM_FATTURA]
Spett.le [DESTINATARIO],
con riferimento alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], scaduta il [DATA_SCADENZA], risulta ancora dovuto un capitale residuo di euro [CAPITALE_RESIDUO], tenuto conto dei pagamenti già effettuati e delle eventuali rettifiche contabili.
Al fine di agevolare una definizione della posizione, siamo disponibili a valutare un piano di rientro concordato.
Proponiamo, a tale scopo, le seguenti condizioni da sottoporre a conferma scritta:
Capitale residuo: euro [CAPITALE_RESIDUO]
Eventuali interessi o accessori concordati: euro [IMPORTO_E_TITOLO, SE PREVISTI]
Importo complessivo oggetto del piano: euro [TOTALE_PIANO]
Numero delle rate: [NUMERO_RATE]
Rata 1: euro [IMPORTO] entro il [DATA]
Rata 2: euro [IMPORTO] entro il [DATA]
Rata 3: euro [IMPORTO] entro il [DATA]
[AGGIUNGERE O ELIMINARE LE RATE NECESSARIE]
La somma delle rate dovrà corrispondere esattamente all’importo complessivo concordato, distinguendo il capitale dagli eventuali interessi e accessori.
Modalità di pagamento: [MODALITÀ]
Beneficiario: [INTESTATARIO]
IBAN, se previsto: [IBAN]
Causale: Rata [NUMERO] – Fattura [NUM_FATTURA]
Vi invitiamo a comunicarci entro il [DATA_CONFERMA] la Vostra disponibilità a formalizzare il piano.
La presente costituisce una proposta da definire in un accordo scritto tra le parti. Fino all’eventuale perfezionamento di un accordo di dilazione, restano ferme le obbligazioni di pagamento originarie e gli effetti previsti dalla disciplina applicabile.
L’accordo dovrà disciplinare espressamente gli eventuali interessi, gli effetti del mancato pagamento delle rate, le conseguenze dell’inadempimento e l’eventuale mantenimento delle garanzie esistenti, senza presumere che tali effetti derivino automaticamente dalla presente proposta.
Qualora abbiate già effettuato pagamenti ulteriori, Vi chiediamo di comunicarceli per aggiornare correttamente il debito residuo.
Restiamo disponibili per concordare una soluzione sostenibile per entrambe le parti.
Cordiali saluti.
[NOME E COGNOME / RUOLO]
[DENOMINAZIONE]
[RECAPITI]
Allegati: [COPIA FATTURA], [ESTRATTO CONTO], [EVENTUALE BOZZA DI ACCORDO DI RATEIZZAZIONE].
Fac Simile Sollecito Pagamento Fattura
Il fac simile di lettera di sollecito di pagamento disponibile in questa pagina può essere scaricato e personalizzato inserendo i dati del creditore, del debitore e della fattura insoluta.
Prima di inviare la comunicazione è importante verificare l’importo effettivamente residuo, l’esistenza di eventuali contestazioni e il regime applicabile agli interessi moratori. Se si utilizzano formule di messa in mora o proposte di rateizzazione, è necessario adattare le clausole alle condizioni concrete del rapporto.
