In questa pagina proponiamo un modello di lettera di sollecito di pagamento fattura da scaricare e spieghiamo come deve essere compilato il documento.
Come Scrivere un Sollecito di Pagamento Fattura
Quando si parla di sollecito, è utile distinguere tra il promemoria “bonario” e la vera e propria messa in mora. Il primo è un richiamo cortese, di tono collaborativo, con cui ricordi al cliente che la fattura è scaduta e inviti al pagamento entro un breve termine. La seconda, invece, è una comunicazione formale che attribuisce al debitore la responsabilità del ritardo e prepara l’eventuale azione legale. Nel nostro ordinamento la costituzione in mora è regolata dall’art. 1219 del codice civile e può essere effettuata con un’intimazione scritta a adempiere; nelle transazioni commerciali tra imprese e professionisti, inoltre, il d.lgs. 231/2002 prevede interessi moratori automatici e il diritto al rimborso dei costi di recupero qualora i termini pattuiti siano superati. Questo significa che, trascorsa la scadenza senza pagamento, maturano interessi senza bisogno di ulteriori formalità, fermo restando che una diffida chiara e tracciabile rafforza la tua posizione probatoria.
Un buon sollecito inizia dall’oggetto e dall’identificazione precisa del credito. La riga dell’oggetto dovrebbe essere inequivoca e professionale, ad esempio “Sollecito pagamento – Fattura n. 123 del 15/05/2025 scaduta il 14/06/2025”. Nel corpo del testo indica sempre i dati essenziali: numero e data della fattura, scadenza, importo dovuto al netto e al lordo di eventuali note di credito, e modalità di pagamento preferite, specificando IBAN o coordinate per bonifico. Non dare per scontato che il destinatario abbia sottomano la contabilità: allegare la copia della fattura e, se utile, il dettaglio delle prestazioni o forniture agevola un riscontro rapido ed evita rimpalli.
Il tono è determinante. In apertura è bene richiamare la relazione commerciale e riconoscere che un ritardo può dipendere da disguidi amministrativi, domandando cortesemente di verificare. Subito dopo, però, occorre indicare con fermezza un termine chiaro entro cui adempiere, per esempio cinque o sette giorni lavorativi dalla ricezione del messaggio. La formula deve essere precisa e non ambigua, come “Vi invitiamo a provvedere al saldo entro e non oltre il …”. È utile prevedere una frase di cortesia che neutralizzi attriti in caso di pagamento già avvenuto, del tipo “Qualora aveste già provveduto, vi preghiamo di non considerare il presente sollecito e di inviarci contabile del bonifico per allineare le registrazioni”.
Sotto il profilo legale, conviene ricordare con misura le conseguenze del protrarsi dell’inadempimento. Nelle relazioni B2B puoi richiamare gli interessi moratori ex d.lgs. 231/2002 e l’eventuale addebito dei costi di recupero; nei rapporti con consumatori è più appropriato riferirsi agli interessi legali e ai rimedi previsti dal contratto, evitando toni minacciosi. Non occorre specificare aliquote o percentuali, che variano nel tempo; è sufficiente indicare che gli interessi matureranno “ai sensi di legge” e che, in mancanza di riscontro, ti riservi di procedere alla messa in mora e alle iniziative di tutela, incluso il ricorso per decreto ingiuntivo se ne ricorrono i presupposti.
La scelta del canale di invio incide sulla forza del sollecito. Una e-mail ordinaria è spesso adeguata per il primo promemoria; per la messa in mora, invece, è preferibile un mezzo che assicuri prova dell’invio e della ricezione, come la PEC o la raccomandata A/R. La PEC ha valore legale equiparabile alla raccomandata e consente di documentare data, ora e contenuto della comunicazione; perciò, quando decidi di formalizzare, prediligi questo canale e conserva ricevute e log in maniera ordinata, insieme alla copia della fattura, al contratto e a qualsiasi corrispondenza utile.
Anche la tempistica fa parte della strategia. Un primo promemoria può partire nei giorni immediatamente successivi alla scadenza, con tono collaborativo e breve termine di rientro. Se non ottieni riscontro, un secondo invio più fermo può richiamare l’urgenza e anticipare che, in assenza di pagamento, seguirà messa in mora formale. Trascorso senza esito l’ulteriore termine, la diffida a mezzo PEC o raccomandata chiude la fase stragiudiziale informale e apre a rimedi giudiziali. Questo percorso, oltre a risultare efficace nella pratica, dimostra ragionevolezza e buona fede, elementi apprezzati anche in sede contenziosa.
È opportuno che il sollecito contenga chiare istruzioni operative. Specifica l’importo esatto da versare, il riferimento alla fattura, le coordinate bancarie, l’eventuale causale da utilizzare e, se sono previsti piani di rientro, la disponibilità a concordarli. Offrire una finestra di dialogo, magari indicando un recapito diretto dell’ufficio amministrazione o dell’interlocutore contabile, spesso accelera la soluzione senza bisogno di irrigidimenti. Ricorda anche la tutela dei dati personali: limita le informazioni ai soli dati necessari, non includere documenti estranei alla fattura e adotta canali sicuri.
Quando il ritardo persiste e intendi costituire formalmente in mora il debitore, il testo deve diventare più rigoroso e contenere un’esplicita intimazione ad adempiere.
Nel predisporre il sollecito, presta attenzione alla coerenza con il contratto o con l’ordine di acquisto originario. Se sono previste clausole su termini di pagamento, interessi, sospensione delle forniture o risoluzione per inadempimento, richiama solo quelle effettivamente pattuite per iscritto. Nelle relazioni B2B, ricorda che, salvo diverso accordo scritto e non gravemente iniquo, i pagamenti devono avvenire entro termini ragionevoli e che, oltre agli interessi moratori, la legge riconosce un importo forfettario minimo a titolo di costi di recupero. Questi riferimenti, se introdotti con misura, aumentano la credibilità della comunicazione senza trasformarla in un atto intimidatorio.
Se, nonostante solleciti e messa in mora, il debitore persiste nell’inadempimento, valuta il ricorso al procedimento per decreto ingiuntivo, particolarmente efficace quando il credito è provato da fattura, DDT, conferme d’ordine e corrispondenza commerciale. La completezza del fascicolo che avrai curato sin dai primi solleciti, copie delle comunicazioni, ricevute PEC, estratti conto, eventuali contestazioni e risposte, farà la differenza in termini di rapidità e probabilità di accoglimento.
Una buona prassi, infine, è standardizzare i modelli in azienda. Predisporre testi base per il promemoria bonario e per la messa in mora, con campi variabili per dati, importi e scadenze, riduce gli errori e rende il processo amministrativo più efficiente. Ogni invio dovrebbe essere registrato con data, canale, esito e follow-up previsto, così da mantenere il controllo sulla pipeline degli incassi e prevenire che le posizioni si incancreniscano. La fermezza nei tempi, unita alla cortesia del linguaggio e alla correttezza giuridica delle formule, è di solito l’alleato migliore per rientrare rapidamente senza compromettere relazioni preziose.
Esempio Sollecito Pagamento Fattura
Modello 1 – Generico
Oggetto: Sollecito pagamento – Fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], scaduta il [DATA_SCADENZA]
Spett.le [DENOMINAZIONE/DESTINATARIO],
con la presente desideriamo ricordarVi che, ad oggi, non risulta pervenuto il pagamento della fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], di importo pari a € [IMPORTO], con scadenza fissata al [DATA_SCADENZA].
Per agevolare la verifica, alleghiamo copia della fattura. Vi invitiamo a voler procedere al saldo entro e non oltre il [DATA_TERMINE], mediante bonifico alle seguenti coordinate:
IBAN: [IBAN]
Intestatario: [INTESTATARIO]
Causale: “Saldo fattura [NUM_FATTURA]”.
Qualora il pagamento fosse già stato effettuato, Vi preghiamo di non considerare il presente sollecito e di inviarci cortese contabile così da allineare le registrazioni.
Restiamo a disposizione per ogni chiarimento.
Cordiali saluti,
[FIRMA NOME E COGNOME – RUOLO]
[DENOMINAZIONE]
[Sede legale/Indirizzo]
[P. IVA / C.F.]
[Telefono] – [E-mail] – [PEC]
[Eventuali allegati: copia fattura, estratto conto]
Modello 2 – Primo sollecito bonario (tono collaborativo)
Oggetto: Promemoria cortese – Fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA] (scadenza [DATA_SCADENZA])
Gentile [REFERENTE] / Spett.le [DENOMINAZIONE],
sperando tutto bene, segnaliamo che non ci risulta ancora registrato il pagamento della fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], per € [IMPORTO], scaduta il [DATA_SCADENZA]. Può trattarsi di un semplice disguido amministrativo.
Per comodità, riportiamo le nostre coordinate:
IBAN: [IBAN] – Intestatario: [INTESTATARIO]
Causale: “Saldo fattura [NUM_FATTURA]”.
Vi chiediamo gentilmente di provvedere entro il [DATA_TERMINE] oppure di indicarci eventuali problematiche o contestazioni così da risolverle tempestivamente. Se avete già provveduto, Vi saremmo grati di inviarci la contabile del bonifico.
Grazie per l’attenzione e la collaborazione.
Un cordiale saluto,
[FIRMA NOME E COGNOME – RUOLO]
[Ufficio Amministrazione – recapito diretto: [TELEFONO/EMAIL]]
[DENOMINAZIONE] – [PEC]
[Allegato: copia fattura]
Modello 3 – Secondo sollecito formale
Oggetto: Secondo sollecito pagamento – Fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA] scaduta il [DATA_SCADENZA]
Spett.le [DENOMINAZIONE],
facciamo seguito al precedente promemoria del [DATA_PRIMO_SOLLECITO] relativo alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], importo € [IMPORTO], scaduta il [DATA_SCADENZA], tuttora insoluta.
Con la presente Vi invitiamo a provvedere al saldo entro e non oltre il [DATA_TERMINE_PERENTORIO] mediante bonifico alle coordinate:
IBAN: [IBAN] – Intestatario: [INTESTATARIO]
Causale: “Saldo fattura [NUM_FATTURA]”.
Decorso inutilmente il termine, matureranno gli interessi dovuti ai sensi di legge (e, ove applicabile nei rapporti B2B, ex d.lgs. 231/2002) e ci riserviamo di procedere alla messa in mora e all’avvio delle azioni di recupero del credito.
Qualora abbiate già effettuato il versamento, Vi chiediamo di trasmettere la relativa contabile per chiudere la posizione.
Distinti saluti,
[FIRMA NOME E COGNOME – RUOLO]
[DENOMINAZIONE] – [P. IVA/C.F.]
[Indirizzo]
[Telefono] – [E-mail] – [PEC]
[Allegati: copia fattura; eventuale estratto conto cliente]
Modello 4 – Messa in mora via PEC (ai sensi dell’art. 1219 c.c.)
Oggetto: Messa in mora – Fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA] scaduta il [DATA_SCADENZA]
Spett.le [DENOMINAZIONE]
[PEC DESTINATARIO],
ai sensi e per gli effetti dell’art. 1219 c.c., con la presente Vi intimiamo formalmente di adempiere al pagamento dell’importo di € [IMPORTO] relativo alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], scaduta il [DATA_SCADENZA] e ad oggi rimasta insoluta.
Vi assegniamo il termine perentorio di [N_GIORNI] giorni dal ricevimento della presente per provvedere al saldo, mediante bonifico alle seguenti coordinate:
IBAN: [IBAN]
Intestatario: [INTESTATARIO]
Causale: “Saldo fattura [NUM_FATTURA]”.
In difetto, senza ulteriore avviso, procederemo al recupero giudiziale del credito, con addebito degli interessi dovuti per legge e dei costi di recupero (ove applicabile, d.lgs. 231/2002). Restiamo disponibili a valutare una soluzione di rientro immediato purché garantita e formalizzata entro il termine sopra indicato.
Si allegano: copia della fattura e documentazione giustificativa (ordine/contratto/DDT).
Distinti saluti,
[FIRMA DIGITALE/NOME E COGNOME – RUOLO]
[DENOMINAZIONE] – [P. IVA/C.F.]
[Sede legale]
[PEC MITTENTE] – [Telefono] – [E-mail]
[Allegati: Fattura; Contratto/Ordine; Eventuali DDT]
Modello 5 – Sollecito con proposta di piano di rientro (rateizzazione)
Oggetto: Sollecito pagamento e proposta di piano di rientro – Fattura n. [NUM_FATTURA]
Gentile [REFERENTE] / Spett.le [DENOMINAZIONE],
relativamente alla fattura n. [NUM_FATTURA] del [DATA_FATTURA], per € [IMPORTO], scaduta il [DATA_SCADENZA], Vi invitiamo a regolarizzare la posizione entro il [DATA_TERMINE]. Comprendendo possibili esigenze di cassa, Vi sottoponiamo – senza rinuncia ai nostri diritti – la seguente ipotesi di rientro, qualora ritenuta utile:
Numero rate: [N_RATE]
Importo rata: € [IMPORTO_RATA]
Scadenze rate: [ELENCO_DATE_RATE]
Coordinata di pagamento: IBAN [IBAN] – Intestatario [INTESTATARIO]
Causale: “Rata [X/Y] – Fattura [NUM_FATTURA]”.
Vi chiediamo di confermare per iscritto entro il [DATA_CONFERMA] l’accettazione del piano; in mancanza, resterà fermo l’invito a saldare l’intero importo entro il termine sopra indicato, con maturazione degli interessi ai sensi di legge.
Qualora abbiate già provveduto al pagamento totale o parziale, Vi preghiamo di inviarci la contabile così da aggiornare l’estratto conto.
In attesa di un Vostro riscontro, porgiamo cordiali saluti.
[FIRMA NOME E COGNOME – RUOLO]
[DENOMINAZIONE]
[Indirizzo] – [P. IVA/C.F.]
[Telefono] – [E-mail] – [PEC]
[Allegati: copia fattura; bozza accordo di rateizzazione (se predisposta)]
Fac Simile Sollecito Pagamento Fattura
Il fac simile di lettera di sollecito di pagamento presente in questa pagina può essere scaricato e modificato inserendo i propri dati e quelli relativi alla fattura che deve essere pagata.
