In questa pagina proponiamo un modello di nota di credito da scaricare e spieghiamo come deve essere compilato il documento.
Come Funziona Nota di Credito
Quando si effettua la cessione di un bene o la prestazione di un servizio, si è tenuti ad emettere un documento fiscale, noto anche come fattura. In essa vengono riportati gli estremi identificativi del soggetto venditore e del compratore, oltre che le caratteristiche qualitative dei beni o servizi oggetto della transazione, le quantità scambiate, i rispettivi prezzi e l’aliquota IVA applicata. Infine, si avrà l’indicazione dell’importo addebitato al cliente, al netto e comprensivo dell’IVA.
Tuttavia, a volte capita di accorgersi di avere commesso uno o più errori nella compilazione della fattura in eccesso o in difetto, rispetto all’importo finale riportato, così come per aspetti diversi, come l’indicazione di dati descrittivi delle merci o dei servizi o identificativi delle parti. In alcuni di questi casi risulta necessario provvedere alla correzione, emettendo una nota di variazione, che nel linguaggio più popolare è anche chiamata nota di credito o nota di debito.
Vediamo adesso in quali casi bisogna emettere questa nota. Essi sono essenzialmente tre.
-Errori nel calcolo dell’imposta, nella base imponibile o nell’applicazione dell’aliquota IVA.
-Sconti praticati al cliente, ma non riportati in fattura.
-Rescissione o annullamento del contratto su cui si basava l’emissione della fattura.
La nota di variazione va emessa seguendo le stesse caratteristiche previste per la fattura, ovvero con numerazione progressiva e data e facendo riferimento alla fattura da correggere. Essa va inserita nel Registro IVA e nel Libro Giornale. Quando comporta l’indicazione di un importo in aumento, si ha una nota di debito, mentre quando la correzione dell’importo avviene al ribasso, si parla di nota di credito.
Se per una qualsiasi ragione, a seguito dell’emissione della fattura, si ha la necessità di correggere l’importo imponibile in essa riportato al ribasso, bisogna provvedere all’emissione di una nota di credito. Il perché dell’espressione è facile da comprendere, dovendo l’impresa o il lavoratore autonomo o il libero professionista ridurre l’importo su cui applicare l’IVA, il risultato sarà una diminuzione dell’imposta versata al fisco, rispetto a quanto avverrebbe con i dati inseriti nella fattura. Allo scopo bisogna inserire la data e il numero progressivo, l’indicazione della modifica e della minore imposta dovuta, nonché le informazioni identificative della fattura da correggere.
Al contrario, qualora per una qualsiasi ragione risulti necessario aumentare l’importo imponibile su cui applicare l’IVA, si deve procedere con l’emissione di una nota di debito, così definita, in quanto aumenta l’onere fiscale a carico del soggetto emittente, rispetto al caso della fattura. Così facendo, vengono rispettati gli impegni relativi alla fatturazione, agli obblighi di registrazione, di liquidazione e di versamento dei tributi.
Come Compilare Nota di Credito
Nella fatturazione elettronica, la nota di credito è un documento a sé stante che sorge solo se passa dallo SdI. Il file va predisposto in formato XML FatturaPA con tipo documento TD04, numerazione propria (anche sezionale dedicata, se preferisci) e data coerente con l’esigenza di variazione. Se il file viene scartato, la nota non esiste giuridicamente e va corretta e rinviata; se invece lo SdI emette mancata consegna perché non riesce a recapitarla al cliente, la nota è comunque emessa e messa a disposizione nell’area riservata dell’Agenzia: in quel caso avvisa il cliente e, per cortesia, inoltra un PDF non fiscale. Questa distinzione “scarto vs mancata consegna” è cruciale per non duplicare invii e per applicare correttamente termini e sanzioni.
Il collegamento alla fattura originaria si gestisce dentro l’XML. Nella sezione <DatiFattureCollegate> va indicato il riferimento del documento rettificato (numero/data e, quando disponibile, l’IdSdi di quella fattura). Questo consente al cliente e all’amministrazione finanziaria di leggere la variazione come “storno totale” o “rettifica parziale” di uno specifico documento. Le guide tecniche dell’Agenzia e i “Suggerimenti di compilazione” FatturaPA raccomandano espressamente l’uso di questo campo e la coerenza temporale tra data della nota e data della fattura collegata.
La compilazione economica segue una regola semplice: la nota di credito è un documento autonomo con righe, imponibili, IVA e totale coerenti con ciò che stai stornando o riducendo. Se annulli integralmente una fattura, replichi le righe con gli stessi valori (in positivo nel tracciato, perché è il tipo documento TD04 a qualificare l’effetto in diminuzione) fino a pareggiare l’operazione originaria; se rettifichi parzialmente, inserisci solo le righe o gli importi da ridurre, applicando le stesse aliquote o, se del caso, le stesse nature IVA della fattura corretta. In calce puoi usare la causale per spiegare la ragione: reso merce, sconto successivo, errore prezzo, recesso/risoluzione. Nella pratica gestionale molti software offrono funzioni di “copia in nota di credito” per evitare errori di imputazione.
Sul calendario contabile, ricorda che la nota di credito rettifica l’IVA nel periodo di emissione: l’IVA indicata in diminuzione si porta in detrazione nella liquidazione del mese o trimestre in cui trasmetti la nota allo SdI. Se una nota è stata scartata, puoi reinviarla con la stessa numerazione e data entro i tempi tecnici senza incorrere in tardività, perché il primo invio non è mai venuto a esistenza; oltre tali tempi, valuta la regolarizzazione perché i termini dell’articolo 21 DPR 633/1972 sull’emissione potrebbero essere superati.
Qualche attenzione specifica evita gli errori più frequenti. Nei rapporti B2B interni la nota transita sempre da SdI; per clienti esteri si invia comunque il file TD04 via SdI al posto dell’esterometro, anche se il sistema non recapita all’estero e il cliente riceverà solo una copia di cortesia. Con la PA la nota segue le stesse regole della fattura elettronica verso la PA, con TD04 e canali di interoperabilità; negli scenari di split payment, la riduzione dell’imponibile si riflette anche sull’IVA “scissa” secondo le regole del regime applicato. In tutti i casi, conserva la nota in modalità a norma: la mera consultazione nel portale non sostituisce la conservazione elettronica legalmente valida.
Se devi “compilare” in pratica: imposta TD04, compila data e numerazione, richiama la fattura con DatiFattureCollegate, descrivi la causale, indica righe, imponibili e IVA da stornare per storno totale o rettifica parziale, verifica i dati fiscali del cliente, trasmetti allo SdI e attendi esito. Se ricevi mancata consegna, informa il cliente; se ricevi scarto, correggi e rinvia. Questo è tutto ciò che serve perché la tua nota di credito sia valida ai fini IVA, leggibile per il cliente e coerente con le regole tecniche dell’e-fattura.
Nota di Credito Entro l’Anno e Nota di Credito Oltre l’Anno
Vediamo quali sono i limiti temporali per l’emissione di una nota di variazione, a credito o a debito. Bisogna distinguere tra operazioni senza limiti di tempo e operazioni soggette al limite di un anno dalla data di emissione della fattura da correggere. Nel primo caso rientrano
-L’applicazione di sconti e abbuoni nel contratto, ma non inseriti in fattura.
-Il mancato pagamento della fattura da parte del debitore moroso o fallito.
-Nei casi di rescissione, risoluzione o revoca del contratto.
In queste situazioni è quindi possibile emettere la nota di credito oltre l’anno.
Nel secondo caso rientrano tutte le operazioni che puntano a correggere in aumento o diminuzione dell’importo imponibile, oltre che in tutte le altre situazioni sopra non citate.
Se la nota di variazione viene emessa oltre i limiti temporali consentiti, si va incontro a sanzioni per omessa fatturazione. Infine, non è possibile emettere una nota di variazione per i casi di operazioni non soggette all’emissione della fattura, come per la vendita di beni al dettaglio, per cui è sufficiente rilasciare lo scontrino o la ricevuta fiscale.
Fac Simile Nota di Credito
Il fac simile di nota di credito presente in questa pagina mette a disposizione un esempio piuttosto semplice e può essere modificato in base alle proprie esigenze.
