La fattura è un documento contabile che prova la cessione di beni e servizi. Essa deve contenere tutti gli elementi obbligatori previsti dalla normativa, ovvero l’indicazione del soggetto che ha emesso la fattura, gli estremi identificativi del cessionario a cui è intestato il documento, la data di emissione, il numero progressivo annuale, la descrizione dei beni o servizi oggetto della transazione, l’indicazione delle quantità vendute, i prezzi unitari, l’importo complessivo da pagare al netto e al lordo dell’IVA, l’applicazione di eventuali sconti, eventuali termini e modalità di pagamento.
L’acquirente è tenuto a pagare l’importo indicato entro i termini concordati. Tuttavia, spesso, per problemi di liquidità, un’azienda si trova nelle condizioni di non potere onorare in tempo una fattura, innescando un circolo vizioso nella catena dei pagamenti, perché il creditore a sua volta potrebbe incorrere nello stesso problema. Vediamo cosa succede quando una fattura diventa insoluta, ovvero il debitore non adempie nei tempi previsti all’obbligazione.
In questi casi, non esiste una prassi formale da seguire o che sia uguale per tutti. Diciamo che nel mondo reale, quando un evento sgradevole del genere si verifica, si procede inizialmente a un richiamo bonario, in modo da non intaccare i rapporti con il cliente, magari prezioso per la propria attività, in quanto di grosse dimensioni o stabile. Tale richiamo potrebbe assumere anche solo la forma di una telefonata o una mail per ricordare gentilmente che i termini sono scaduti infruttuosamente e di provvedere al più presto al pagamento. Se non si riceve alcuna risposta o se dal cliente giunge una risposta negativa, dopo qualche giorno si dovrà certamente iniziare a prendere la situazione seriamente. Questo avviene attraverso l’invio di una lettera raccomandata con cui si sollecita il pagamento della fattura. Si consiglia di utilizzare un tono più formale di quello adottato nel primo contatto bonario, ma senza eccedere nella durezza. L’obiettivo di questo sollecito è di ottenere il pagamento senza possibilmente intaccare i rapporti con il debitore.
Se, però, nemmeno questo tentativo andasse a fine, dopo qualche giorno, in assenza di risposta o in presenza di risposta negativa, si passerà a inviare un secondo sollecito di pagamento, sempre a mezzo di lettera raccomandata, nel quale si minaccia di ricorrere alle vie legali, qualora la fattura restasse inevasa. Per offrire un tono più autorevole e minaccioso, si potrebbe fare redigere e firmare la lettera da un legale, in modo che l’altra parte comprenda che il creditore si stia muovendo già per tutelarsi.
A questo punto, il debitore ha davanti tre alternative
-Mostrarsi indisponibile all’adempimento dell’obbligazione, con tutte le conseguenze a cui andrà incontro.
-Provvedere al pagamento della fattura.
-Proporre al creditore nuovi termini per il pagamento.
Nel primo e nel terzo caso, se i termini avanzati non venissero accettati dal creditore, l’impresa procederà a incaricare un legale per la presentazione al giudice di richiesta di emanazione di un decreto ingiuntivo. Potrà anche chiedere al tribunale territorialmente competente di inviare al debitore un atto di precetto, con cui si assegna un periodo di tempo di 10 giorni per procedere al pagamento, in assenza del quale si giungerebbe all’esecuzione forzata. Nel caso in cui sussistessero pericoli concreti per il credito, il creditore potrà chiedere al tribunale di procedere ad esecuzione immediata, senza attendere i 10 giorni.
L’esecuzione forzata consiste nell’impossessarsi di beni mobili e immobili del debitore a soddisfazione del proprio credito. Se, però, il debitore ha dichiarato fallimento, il credito potrà essere riscosso mediante la più lunga e complessa procedura dell’insinuazione nella massa passiva e seguendo l’ordine fissato dalle norme per ripartire la massa attiva tra tutte le tipologie dei creditori.