Nota di Credito – Modello e Guida alla Compilazione

In questa pagina proponiamo un modello di nota di credito da scaricare e spieghiamo come compilare correttamente il documento. La nota di credito, chiamata anche nota di variazione in diminuzione, viene utilizzata per ridurre o annullare, nei casi consentiti dalla normativa, gli importi documentati da una fattura precedentemente emessa. La disciplina di riferimento è contenuta nell’articolo 26 del DPR 633/1972.

Come Funziona Nota di Credito

Quando si effettua una cessione di beni o una prestazione di servizi soggetta all’obbligo di fatturazione, il cedente o prestatore deve emettere la fattura secondo le disposizioni applicabili. Il documento contiene i dati identificativi delle parti, la descrizione dell’operazione, gli importi e il relativo trattamento IVA.

Successivamente all’emissione può verificarsi una situazione che rende necessario ridurre il corrispettivo originario o annullare, in tutto o in parte, l’operazione. In questi casi, quando ricorrono i presupposti previsti dalla legge, è possibile emettere una nota di credito.

L’articolo 26, comma 2, del DPR 633/1972 riconosce al cedente o prestatore la possibilità di effettuare una variazione in diminuzione quando l’operazione viene meno, in tutto o in parte, oppure si riduce l’ammontare imponibile in conseguenza di nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e fattispecie analoghe, oppure per l’applicazione di abbuoni e sconti contrattualmente previsti.

La nota di credito può quindi essere utilizzata, per esempio, per documentare un reso merce, una riduzione del prezzo spettante secondo il contratto, l’annullamento di una prestazione o una rettifica in diminuzione consentita dalla disciplina IVA.

Non qualsiasi errore nella fattura richiede necessariamente una nota di credito. Occorre distinguere le inesattezze che incidono sugli importi o sul trattamento fiscale da quelle relative a informazioni accessorie. Anche gli errori nell’identificazione delle parti devono essere valutati in base alla loro natura e agli effetti sul documento originario.

La nota di variazione deve essere distinta dalla nota di debito. Quest’ultima viene utilizzata per documentare un aumento dell’imponibile o dell’imposta, mentre la nota di credito riguarda una diminuzione. Le variazioni in aumento seguono il primo comma dell’articolo 26, mentre quelle in diminuzione sono ammesse alle condizioni previste dai commi successivi.

La variazione in diminuzione ha natura generalmente facoltativa ai fini del recupero dell’IVA. Non è corretto affermare che il contribuente possa emettere una nota di credito per qualsiasi ragione o in qualunque momento. L’operazione deve essere riconducibile a una fattispecie consentita dalla normativa e devono essere rispettati i termini applicabili.

La disposizione di riferimento è l’articolo 26 del DPR 633/1972, consultabile su Normattiva.

Come Compilare Nota di Credito

La nota di credito è un documento autonomo che deve consentire di identificare l’emittente, il destinatario, la fattura oggetto di rettifica e gli importi da ridurre.

È necessario attribuire al documento un numero progressivo che lo identifichi univocamente e indicare la data di emissione. È possibile utilizzare una serie di numerazione dedicata alle note di credito, purché venga rispettato il requisito dell’identificazione univoca.

Devono inoltre essere indicati gli estremi del cedente o prestatore e del cessionario o committente, il riferimento alla fattura originaria e la descrizione della variazione effettuata. È importante specificare se la nota riguarda uno storno totale oppure una rettifica parziale.

Gli importi devono rappresentare esclusivamente le somme da stornare. Se viene annullata integralmente una fattura, la nota di credito deve documentare l’intera operazione da rettificare. Se invece viene concesso uno sconto o viene restituita soltanto una parte della merce, devono essere riportati esclusivamente gli importi corrispondenti alla riduzione.

Occorre distinguere l’imponibile da stornare dalla relativa IVA, applicando il trattamento fiscale pertinente all’operazione originaria. Quando la variazione riguarda beni o servizi con aliquote differenti, gli importi devono essere separati in modo coerente con i rispettivi trattamenti.

Per esempio, se una fattura originaria riporta un imponibile di 1.000 euro con IVA al 22% e successivamente viene riconosciuta una riduzione contrattualmente spettante di 200 euro, la nota di credito relativa alla riduzione deve documentare 200 euro di imponibile e 44 euro di IVA, per un totale di 244 euro.

La possibilità di emettere la nota e recuperare l’imposta deve comunque essere verificata in relazione alla causa della riduzione e ai termini previsti dall’articolo 26.

Nella fatturazione elettronica, la nota di credito ordinaria viene predisposta in formato XML con codice TipoDocumento TD04. La nota di credito semplificata utilizza invece il codice TD08, quando sono rispettate le condizioni previste per questa modalità.

Il collegamento alla fattura originaria viene normalmente effettuato attraverso la sezione DatiFattureCollegate del tracciato XML ordinario, riportando gli estremi del documento rettificato. Per il tracciato semplificato sono previsti campi specifici. È opportuno utilizzare le funzioni del gestionale per collegare correttamente la variazione alla fattura precedentemente emessa.

Gli importi devono essere inseriti secondo le convenzioni previste dal software e dalle specifiche tecniche del tracciato. Alcuni gestionali rappresentano gli importi della nota come valori positivi, attribuendo l’effetto in diminuzione al tipo di documento; altri utilizzano rappresentazioni contabili con segno negativo. È necessario verificare che il risultato fiscale e contabile sia coerente, evitando di applicare due volte il segno della variazione.

Se una fattura elettronica è stata scartata dal Sistema di Interscambio, il documento si considera non emesso. In questo caso occorre correggere e ritrasmettere la fattura secondo la procedura applicabile, senza emettere automaticamente una nota di credito per rettificare un documento fiscalmente non emesso.

Se invece la fattura originaria è stata regolarmente emessa e il Sistema di Interscambio non è riuscito a consegnarla al destinatario, la fattura è comunque emessa e resa disponibile secondo le modalità previste. Quando ricorrono i presupposti di variazione, la rettifica deve quindi essere gestita attraverso il documento appropriato.

La nota di credito trasmessa allo SdI deve essere sottoposta ai controlli del sistema. Una ricevuta di scarto richiede la correzione e un nuovo invio. Una ricevuta di impossibilità di consegna, invece, non equivale a uno scarto e deve essere gestita secondo le indicazioni previste per la messa a disposizione del documento.

Per le operazioni soggette a fatturazione elettronica obbligatoria, la predisposizione di un PDF o di un modello Word non sostituisce la trasmissione del file XML attraverso lo SdI.

Le operazioni con l’estero richiedono una verifica specifica. Quando la nota riguarda una fattura emessa verso un cliente non stabilito in Italia, devono essere rispettati gli obblighi di comunicazione delle operazioni transfrontaliere applicabili. L’eventuale trasmissione di un TD04 allo SdI non garantisce il recapito del documento al cliente estero, al quale deve essere trasmessa la documentazione attraverso un canale idoneo.

Nei casi di inversione contabile, la gestione delle variazioni può richiedere la rettifica dei documenti integrativi trasmessi con codici TD16, TD17, TD18 o TD19. Non è quindi corretto considerare TD04 come l’unico codice utilizzabile per qualsiasi correzione collegata a un’operazione soggetta a reverse charge.

Per le operazioni con pubbliche amministrazioni soggette a scissione dei pagamenti IVA, gli effetti della variazione devono essere determinati considerando l’esigibilità dell’imposta e le modalità con cui il committente pubblico ha gestito o deve gestire il versamento. Non bisogna presumere che la riduzione dell’IVA comporti automaticamente un rimborso dello stesso importo dal fornitore al cliente.

Le modalità di compilazione dei documenti elettronici e le relative rettifiche sono illustrate nella guida dell’Agenzia delle Entrate alla compilazione delle fatture elettroniche e dell’esterometro. Prima dell’emissione occorre fare riferimento anche alle specifiche tecniche applicabili al momento della trasmissione.

La nota di credito deve essere registrata correttamente secondo gli obblighi IVA e contabili del contribuente. L’emittente può recuperare l’imposta corrispondente alla diminuzione alle condizioni e nei termini previsti dalla legge. Il destinatario soggetto passivo, quando ha già detratto l’IVA originaria, deve normalmente rettificare la detrazione nei limiti previsti, fatte salve le eccezioni stabilite dall’articolo 26, tra cui quelle relative a determinate procedure concorsuali.

Non è corretto affermare che la sola trasmissione della nota allo SdI consenta sempre di recuperare l’IVA nel mese o trimestre di emissione. Occorre verificare quando è sorto il diritto alla variazione, i termini per esercitare la detrazione e la corretta registrazione del documento.

Nota di Credito Entro l’Anno e Nota di Credito Oltre l’Anno

Il termine entro il quale è possibile effettuare una variazione in diminuzione dipende dalla causa che la giustifica. Non esiste un limite generale di un anno applicabile a tutte le note di credito.

L’articolo 26, comma 3, del DPR 633/1972 stabilisce che la variazione in diminuzione non può essere effettuata dopo un anno dall’effettuazione dell’operazione imponibile quando l’evento che giustifica la riduzione dipende da un accordo sopravvenuto tra le parti.

Il riferimento è quindi, nei casi previsti, la data di effettuazione dell’operazione e non automaticamente quella di emissione della fattura. La distinzione può assumere rilievo quando l’operazione e la fattura ricadono in momenti differenti.

Per esempio, quando venditore e acquirente concordano successivamente una riduzione del prezzo che non era prevista dal contratto originario, la possibilità di effettuare la variazione IVA in diminuzione deve essere verificata alla luce del termine annuale stabilito dal terzo comma.

Diverso è il caso di uno sconto già previsto nel contratto originario, la cui applicazione diventa possibile soltanto in seguito al verificarsi delle condizioni pattuite. In questa situazione il limite annuale previsto per gli accordi sopravvenuti non opera automaticamente, ma devono comunque essere rispettati gli altri presupposti e i termini previsti per l’esercizio del diritto alla detrazione.

Il medesimo comma 3 consente inoltre, entro il limite annuale previsto, la rettifica in diminuzione delle inesattezze di fatturazione che hanno determinato l’applicazione dell’articolo 21, comma 7, del DPR 633/1972.

Nei casi di nullità, annullamento, revoca, risoluzione o rescissione, il limite di un anno non opera automaticamente quando la riduzione non dipende da un semplice accordo sopravvenuto. Resta necessario documentare la causa della variazione e rispettare le condizioni e i termini per il recupero dell’imposta.

Un caso particolare riguarda il mancato pagamento del corrispettivo. Il semplice fatto che un cliente non abbia pagato una fattura entro la scadenza non autorizza automaticamente il fornitore a emettere una nota di credito e recuperare l’IVA.

L’articolo 26, comma 3-bis, disciplina specifiche ipotesi di mancato pagamento nelle quali è consentita la variazione, tra cui l’assoggettamento del debitore a una procedura concorsuale, gli accordi e i piani contemplati dalla disposizione e le procedure esecutive individuali rimaste infruttuose.

Per le procedure concorsuali avviate dal 26 maggio 2021, la disciplina introdotta dal DL 73/2021 consente, alle condizioni previste, di effettuare la variazione a partire dall’apertura della procedura, senza attenderne necessariamente la conclusione infruttuosa.

Per le procedure avviate prima di questa data occorre invece verificare la normativa precedente, che può richiedere l’infruttuosa conclusione della procedura. La distinzione temporale è essenziale per stabilire quando il fornitore può recuperare l’IVA relativa a un credito non riscosso.

Per le procedure concorsuali, inoltre, devono essere considerati i termini previsti per l’emissione della nota e per l’esercizio del diritto alla detrazione. L’assenza del limite annuale previsto per gli accordi sopravvenuti non significa che il contribuente possa attendere indefinitamente.

La disciplina e le principali condizioni operative sono illustrate nella circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 20/E del 29 dicembre 2021, dedicata al recupero dell’IVA sui crediti non riscossi nelle procedure concorsuali.

Se il corrispettivo viene successivamente pagato, in tutto o in parte, dopo una variazione in diminuzione effettuata per mancato pagamento nei casi previsti dal comma 3-bis, occorre applicare la disciplina della successiva variazione in aumento stabilita dall’articolo 26, comma 5-bis.

Non è corretto affermare che l’emissione di una nota di credito fuori dai termini comporti sempre una sanzione per omessa fatturazione. Le conseguenze dipendono dal tipo di violazione, dalla causa della variazione e dagli adempimenti effettuati. Una variazione in diminuzione non spettante può determinare, tra l’altro, un’indebita detrazione dell’IVA.

La nota di variazione non deve inoltre essere esclusa in modo assoluto dalle operazioni al dettaglio. Quando è stata emessa una fattura, la sua eventuale rettifica segue le regole applicabili. Le operazioni documentate soltanto mediante documento commerciale o altre modalità di certificazione dei corrispettivi richiedono invece la verifica delle specifiche procedure di reso, annullamento o correzione, senza utilizzare automaticamente una nota di credito relativa a una fattura inesistente.

Fac Simile Nota di Credito

Il seguente modello rappresenta una nota di credito ordinaria per un’operazione interna soggetta a IVA nel regime ordinario. È utilizzabile come riferimento per uno storno totale o parziale, dopo aver verificato che ricorrano i presupposti previsti dall’articolo 26 del DPR 633/1972.

Gli importi indicati nel modello devono rappresentare esclusivamente le somme da stornare. Non devono essere riportate nuovamente come addebito le somme che rimangono dovute sulla fattura originaria.

Il modello deve essere personalizzato in base al caso concreto. Le righe non pertinenti devono essere eliminate e i valori devono essere determinati in funzione della variazione effettivamente spettante. Per operazioni senza IVA esposta occorre indicare il corretto trattamento fiscale, evitando di utilizzare automaticamente un’aliquota dello 0%.

Il fac simile è un riferimento per la compilazione manuale e non esegue calcoli automatici. Non sostituisce il documento XML quando la nota di credito deve essere emessa attraverso il Sistema di Interscambio.

Il modello scaricabile può essere utilizzato come base di compilazione, dopo aver verificato che sia coerente con il tipo di operazione e con la disciplina fiscale applicabile.