L’articolo 2934 del Codice civile stabilisce che ogni diritto si estingue per prescrizione quando il titolare non lo esercita per il tempo determinato dalla legge. Sono esclusi i diritti indisponibili e gli altri diritti espressamente indicati dalla normativa.
La prescrizione riguarda anche il diritto dei fornitori di ottenere il pagamento delle fatture, ma il termine applicabile dipende dalla natura del credito e dal rapporto tra le parti. Non esiste un unico periodo di prescrizione valido per tutte le fatture. Occorre inoltre distinguere la prescrizione ordinaria, che determina l’estinzione del diritto nei termini previsti, dalla prescrizione presuntiva, che si fonda sulla presunzione che il debito sia già stato pagato.
Prescrizione Pagamento Fatture Fornitori
Per i comuni crediti contrattuali derivanti dalla vendita di beni o dalla prestazione di servizi, il termine di prescrizione è generalmente di dieci anni, ai sensi dell’articolo 2946 del Codice civile. Questo vale anche nei rapporti commerciali tra imprese, salvo che una disposizione specifica preveda un termine differente.
Non è quindi corretto affermare che tutte le fatture commerciali si prescrivano dopo cinque anni. Il termine quinquennale previsto dall’articolo 2948 del Codice civile riguarda determinate categorie di crediti, tra cui gli interessi e le somme che devono essere pagate periodicamente ad anno o in termini più brevi.
La distinzione è importante soprattutto nei rapporti continuativi. Un credito derivante da una singola fornitura, anche se il pagamento viene suddiviso in più rate, non diventa necessariamente un credito periodico soggetto alla prescrizione quinquennale. Quest’ultima può invece trovare applicazione quando l’obbligazione prevede prestazioni periodiche autonome e ricorrono le condizioni stabilite dalla legge.
Per individuare il termine corretto occorre quindi verificare il contratto, la natura della prestazione e le eventuali disposizioni speciali. Per esempio, alcune categorie di crediti relative a servizi regolamentati sono soggette a discipline particolari che non possono essere ricondotte automaticamente alla prescrizione ordinaria decennale.
Il testo delle disposizioni è consultabile nel Codice civile pubblicato su Normattiva, con particolare riferimento agli articoli 2934, 2946 e 2948.
Prescrizione delle Fatture verso Consumatori
Per alcune vendite effettuate dai commercianti a soggetti che non acquistano le merci per rivenderle, l’articolo 2955, numero 5, del Codice civile prevede una prescrizione di un anno. La disposizione si riferisce al prezzo delle merci vendute dai commercianti a chi non ne fa commercio e non comprende indistintamente tutte le prestazioni di servizi fatturate a consumatori privati.
Occorre soprattutto considerare che si tratta di una prescrizione presuntiva. A differenza della prescrizione ordinaria, il semplice decorso del termine non determina automaticamente l’estinzione del credito per mancato esercizio del diritto. La normativa introduce una presunzione secondo cui, trascorso un determinato periodo, il pagamento sia già avvenuto.
La prescrizione presuntiva può essere opposta dal debitore nei casi previsti dalla legge, ma il suo funzionamento dipende anche dalle difese formulate e dalle circostanze del rapporto. Per esempio, l’articolo 2959 del Codice civile stabilisce che l’eccezione deve essere rigettata se chi la oppone ammette in giudizio che l’obbligazione non è stata estinta.
L’articolo 2960 disciplina inoltre il giuramento che il creditore può deferire alla controparte per accertare se il pagamento sia effettivamente avvenuto. Si tratta di un meccanismo probatorio particolare, che non può essere equiparato alla semplice verifica della data della fattura.
Pertanto, il fatto che sia trascorso un anno dall’operazione non significa necessariamente che il commerciante abbia perso definitivamente ogni possibilità di ottenere il pagamento. Occorre verificare se la fattispecie rientri nell’articolo 2955 e se la prescrizione presuntiva possa essere validamente opposta dal debitore.
Prescrizione delle Fatture dei Professionisti
Per i compensi dei professionisti e per il rimborso delle spese correlate all’opera prestata, l’articolo 2956, numero 2, del Codice civile prevede una prescrizione presuntiva di tre anni.
Anche in questo caso non si tratta di una regola secondo cui qualsiasi parcella professionale diventa definitivamente inesigibile dopo tre anni. La prescrizione presuntiva si basa sull’ipotesi che il compenso sia già stato corrisposto e deve essere distinta dalla prescrizione ordinaria del diritto di credito.
Il termine di tre anni non può quindi essere utilizzato automaticamente per stabilire se una parcella non pagata sia ancora recuperabile. La valutazione dipende dalla natura del rapporto professionale, dalle circostanze, dalle difese del debitore e dagli eventuali atti interruttivi o riconoscimenti del credito.
Per la decorrenza dei termini presuntivi, l’articolo 2957 del Codice civile stabilisce come regola generale il riferimento alla scadenza della retribuzione periodica o al compimento della prestazione.
Per i compensi dovuti agli avvocati è prevista una disposizione specifica: il termine decorre dalla decisione della lite, dalla conciliazione delle parti o dalla revoca del mandato. Per gli affari non terminati, invece, decorre dall’ultima prestazione.
Queste regole non devono essere confuse con la prescrizione ordinaria del credito, la cui decorrenza segue l’articolo 2935 del Codice civile. La distinzione è particolarmente importante quando esistono accordi sui pagamenti, prestazioni continuative o controversie sull’importo del compenso.
Da Quando Decorre la Prescrizione di una Fattura
L’articolo 2935 del Codice civile stabilisce che la prescrizione comincia a decorrere dal giorno in cui il diritto può essere fatto valere.
Nel caso di un credito contrattuale, occorre quindi individuare il momento in cui il pagamento è diventato esigibile. Quando il contratto prevede una scadenza determinata, questa rappresenta normalmente il riferimento per valutare l’inizio della prescrizione del diritto al pagamento, tenendo conto delle condizioni applicabili al rapporto.
Non bisogna utilizzare automaticamente la data di emissione della fattura come data iniziale. La fattura potrebbe essere stata emessa prima della scadenza del pagamento oppure potrebbero esistere condizioni contrattuali che incidono sul momento in cui il creditore può pretendere l’adempimento.
Per le prescrizioni presuntive previste dagli articoli 2954, 2955 e 2956 devono invece essere considerate le specifiche disposizioni sulla decorrenza, tra cui quelle contenute nell’articolo 2957.
Per ricostruire correttamente la situazione è opportuno conservare il contratto, le fatture, gli eventuali documenti di consegna, le comunicazioni sulle scadenze e le prove dei pagamenti parziali. Questi elementi permettono di individuare il momento iniziale del termine e gli eventuali fatti che possono averne modificato il decorso.
Come Interrompere la Prescrizione delle Fatture
Il Codice civile prevede diversi atti che possono interrompere la prescrizione. L’articolo 2943 stabilisce, tra l’altro, che l’interruzione può avvenire attraverso la notificazione di un atto con cui si inizia un giudizio oppure mediante un atto idoneo a costituire in mora il debitore.
Per i crediti derivanti da fatture non pagate, uno strumento frequentemente utilizzato è il sollecito di pagamento scritto, purché contenga una richiesta di adempimento chiara e inequivocabile e sia portato a conoscenza del destinatario.
Non è sufficiente spedire una comunicazione qualsiasi. La richiesta deve permettere di individuare il credito e manifestare la volontà del creditore di ottenerne il pagamento. È opportuno indicare numero e data della fattura, importo residuo dovuto, scadenza e termine entro il quale si richiede il saldo.
Per documentare l’invio e la ricezione è generalmente preferibile utilizzare una raccomandata con avviso di ricevimento oppure la posta elettronica certificata. Nel caso della PEC devono essere conservati il messaggio originale, gli allegati e le ricevute di accettazione e avvenuta consegna.
La semplice spedizione di una raccomandata non è, da sola, sufficiente per presumere in ogni circostanza che la richiesta abbia prodotto effetti interruttivi. Occorre considerare le regole applicabili agli atti destinati a essere conosciuti dal debitore e poter documentare il loro arrivo all’indirizzo corretto.
Un’email ordinaria può avere rilevanza probatoria quando è possibile dimostrarne adeguatamente il contenuto e la ricezione, ma generalmente offre minori garanzie rispetto alla PEC o alla raccomandata. Una semplice telefonata, invece, non costituisce di per sé la richiesta scritta prevista dall’articolo 1219 del Codice civile.
Per individuare l’indirizzo PEC di un’impresa o di un professionista iscritto negli appositi registri, è possibile consultare gratuitamente il portale pubblico INI-PEC, che raccoglie i domicili digitali provenienti dal Registro delle imprese e dagli ordini professionali.
L’articolo 2944 del Codice civile prevede inoltre che la prescrizione sia interrotta dal riconoscimento del diritto da parte del soggetto contro il quale può essere fatto valere. Una dichiarazione di riconoscimento del debito o un comportamento inequivocabile possono quindi assumere rilevanza, a seconda del caso concreto.
Quanto agli effetti dell’interruzione, l’articolo 2945 stabilisce che inizia un nuovo periodo di prescrizione. Quando l’interruzione deriva dall’instaurazione di un giudizio, la norma prevede una disciplina specifica che tiene conto della durata del procedimento e del suo esito.
Non è quindi corretto presumere che ogni sollecito produca automaticamente lo stesso effetto o che il nuovo termine decorra sempre dalla data di spedizione della comunicazione.
Prescrizione delle Fatture e IVA
La fattura documenta fiscalmente una cessione di beni o una prestazione di servizi, ma non è la sua semplice emissione a creare necessariamente il diritto al corrispettivo. Il credito deriva dal rapporto giuridico sottostante, che può essere documentato anche attraverso contratti, ordini, consegne e altri elementi probatori.
La prescrizione del diritto al pagamento non coincide con i termini previsti per l’emissione, la registrazione o la conservazione della fattura. Gli obblighi fiscali e quelli civilistici devono essere considerati separatamente.
Nel sistema IVA ordinario, il fornitore addebita l’imposta al cliente e la versa secondo le regole applicabili. Il diritto alla detrazione dell’IVA sugli acquisti spetta al soggetto passivo quando ricorrono i presupposti stabiliti dalla normativa, mentre il consumatore finale normalmente sostiene il peso economico dell’imposta senza poterla detrarre.
Non è quindi corretto affermare che l’IVA sia sempre economicamente a carico del venditore o che ogni acquirente possa considerarla un credito fiscale. Devono inoltre essere rispettate le eventuali regole particolari applicabili all’operazione.
Il mancato pagamento di una fattura non autorizza automaticamente il fornitore a cancellarla o a emettere una nota di credito. Le eventuali variazioni IVA devono rispettare l’articolo 26 del DPR 633/1972 e le condizioni previste per le diverse fattispecie, comprese quelle relative alle procedure concorsuali.
In definitiva, per valutare la prescrizione di una fattura occorre individuare il credito sottostante, verificare se si applichi la prescrizione ordinaria o una disciplina speciale, determinare correttamente la decorrenza e controllare l’esistenza di eventuali atti interruttivi. Nei casi di prescrizione presuntiva bisogna inoltre considerare le specifiche regole probatorie e le difese del debitore.
È opportuno intervenire prima della scadenza del termine applicabile, conservando la documentazione delle richieste di pagamento. Se il credito è risalente, contestato o di importo rilevante, una verifica con un professionista consente di evitare che venga applicato un termine di prescrizione non pertinente al rapporto.