In questa guida spieghiamo come funziona lo storno della fattura.
La fattura è un documento contabile che deve essere emesso da un’azienda cedente beni o eroganti servizi in favore di un cliente titolare di partita IVA. Essa consente la contabilizzazione delle transazioni avvenute tra le parti e la segnalazione dell’IVA a credito e a debito relativa allo scambio. Si tratta di documenti formali, che richiedono la registrazione di diversi dati obbligatori, in mancanza dei quali ci troveremmo davanti a irregolarità da correggere, se non si vuole essere oggetto di sanzioni.
Eppure, potrebbe capitare che l’importo fatturato sia errato, ovvero che risulti difforme da quello realmente dovuto dal cliente, vuoi per un errore materiale, vuoi per l’indicazione di servizi o spedizioni di beni non richiesti, vuoi anche per l’applicazione di un prezzo diverso da quello concordato con il cliente. In ogni caso, quando la fattura riporta un importo errato, questo va corretto. Per fare ciò, è necessario procedere con lo storno della fattura.
Prima di effettuare la correzione, devi chiederti in quale situazione ti trovi.
Se hai emesso una fattura sbagliata, ma che non hai ancora consegnato al cliente, devi semplicemente strapparla.
Se hai già inviato la fattura al cliente, chiami il cliente e gli chiedi se ha già effettuato il pagamento. In caso negativo, digli di strappare la fattura, perché gliene sarà spedita una corretta.
Se il cliente ha ricevuto la fattura errata, ma non può stracciarla, vedremo dopo cosa bisogna fare.
Se il cliente sei proprio tu, allora devi provvedere a correggere la fattura.
Vediamo cosa succede se hai emesso una fattura per un importo più alto o più basso di quello dovuto dal cliente. Nel primo caso, dovrai emettere una nota di credito, con la quale correggerai al ribasso l’importo e la relativa IVA. Nel secondo caso, bisogna emettere una nota di debito, in quanto al cliente dovrai inviare la correzione al rialzo, chiedendogli anche l’IVA per la differenza dovuta.
Da un punto di vista contabile, la nota di variazione di debito o di credito va trattata in modo simile a una fattura, ovvero va numerata progressivamente, riportando la data e i dati delle parti contraenti. Deve esservi anche riferimento alla fattura errata, come con una dicitura del tipo per importo errato su fattura n. La nota va successivamente registrata anche nel Registro IVA.
Se la fattura è stata registrata due volte, va stornata la seconda in eccesso, registrando una nota di credito nel Registro IVA acquisti, provvedendo subito dopo all’annullamento in contabilità, alla voce sopravvenienza attiva, dato che dovendo essere cancellata una fattura in più, verrà meno un costo per l’acquirente, che origina, appunto, una sopravvenienza attiva.
Vediamo entro quanto tempo bisogna effettuare lo storno di una fattura. In questo caso dobbiamo valutare il tipo di errore che abbiamo commesso. Per esempio, se abbiamo emesso una nota di debito, trattandosi di un maggiore gettito a cui ha diritto il fisco, non esistono limiti di tempo per segnalare l’errore. Nel caso di una nota di credito, invece, il fisco ha incassato più di quanto avrebbe dovuto, visto che il soggetto cedente o erogante ha emesso una fattura dall’importo superiore a quello corretto. La conseguenza è che per il fisco, non essendovi stato un danno, non è nemmeno obbligatoria l’emissione della nota di credito. Se viene esercitato lo storno, tuttavia, di solito non esistono limiti temporali per fare valere il credito verso il fisco, ma se esso è conseguenza di un nuovo accordo tra le parti, la nota di credito deve essere emessa entro un anno.
Le inesattezze possono riguardare parti non monetarie della fattura, come l’intestazione al cliente, per esempio scrivo Costruzioni Spa, mentre la denominazione esatta sarebbe Costruzioni Roma Spa. In questi casi, basta inviare al cliente la nuova fattura corretta, senza la necessità di emettere anche una nota di variazione. Attenzione, però, perché nei casi di errori non relativi agli importi, come errata intestazione e errori nel riportare partita IVA cliente, la sanzione prevista è di 258,00 euro e fino a 2.065,00 euro. Tuttavia, se l’errore viene riparato prima della presentazione della dichiarazione annuale IVA, la sanzione viene ridotta a 25,80 euro.
Se l’errore riguarda gli importi, la sanzione varia dal 100% al 200% dell’imposta non fatturata, ma con un minimo di 516,00 euro. Anche in questo caso, però, se l’errore viene riparato prima della presentazione della dichiarazione annuale IVA, la sanzione viene ridotta a un decimo, partendo dalla cifra minima di 51,60 euro.
La conseguenza è che agli errori in fattura si può sempre rimediare e quasi sempre senza alcun limite temporale. Detto ciò, lo Stato sanziona questi errori quando provocano un minore gettito fiscale e anche quando riguardino elementi della fattura non legati all’importo. Si consiglia, quindi, massima accuratezza in fase di compilazione, perché anche per poca differenza, il conto potrebbe risultare salato da pagare.