La fattura semplificata è una forma di fatturazione “alleggerita” che sostituisce alcuni requisiti informativi della fattura ordinaria con un insieme minimo di dati. Non è un nuovo documento, ma una modalità alternativa, facoltativa, che la legge consente in presenza di specifiche condizioni oggettive e soggettive. La sua funzione è ridurre gli adempimenti quando il controvalore dell’operazione è contenuto oppure quando ricorrono particolari casi previsti dalla normativa IVA e dalle direttive europee recepite in Italia. La base giuridica è l’articolo 21-bis del DPR 633/1972, che ammette l’emissione in modalità semplificata quando sussistono i presupposti previsti.
Quadro normativo aggiornato
La disciplina di dettaglio è contenuta nell’articolo 21-bis del DPR 633/1972. La norma prevede, tra l’altro, che il Ministero dell’Economia e delle Finanze possa elevare la soglia e, con il decreto 10 maggio 2019, ha fissato il limite generale a 400 euro per l’ammontare complessivo del documento.
A partire dal 1° gennaio 2025, per i contribuenti in regime forfettario il legislatore ha rimosso questo limite. L’articolo 1, comma 59, della legge 190/2014 è stato modificato dal decreto legislativo 13 novembre 2024, n. 180, che consente espressamente l’emissione della fattura in modalità semplificata anche oltre il limite previsto dal comma 1 dell’articolo 21-bis.
Un’ulteriore eccezione riguarda i soggetti che applicano il regime transfrontaliero di franchigia IVA introdotto in attuazione della direttiva (UE) 2020/285. Le specifiche tecniche della fatturazione elettronica, aggiornate nel 2025, prevedono infatti il superamento del limite di 400 euro anche per il regime identificato dal codice RF20, quando correttamente applicabile. Il controllo del Sistema di Interscambio relativo alla soglia delle fatture semplificate è stato adeguato di conseguenza.
Per gli altri soggetti IVA, al di fuori delle deroghe previste, rimane applicabile il limite generale di 400 euro, ferma restando la disciplina delle fatture rettificative prevista dall’articolo 21-bis.
Quando si può usare e quando è vietata
La fattura semplificata è ammessa, in via generale, quando l’ammontare complessivo del documento non supera il limite previsto, oppure quando il soggetto emittente rientra in una specifica deroga. Si tratta di una facoltà del cedente o prestatore: è sempre possibile emettere una fattura ordinaria al posto di quella semplificata, anche per importi inferiori alla soglia.
La legge vieta invece l’utilizzo della fattura semplificata per le cessioni intracomunitarie di beni di cui all’articolo 41 del DL 331/1993 e per le operazioni indicate nell’articolo 21, comma 6-bis, lettera a), del DPR 633/1972. Quest’ultima disposizione riguarda determinate operazioni non soggette a IVA in Italia, effettuate nei confronti di soggetti passivi debitori dell’imposta in un altro Stato membro dell’Unione europea.
Queste esclusioni operano indipendentemente dall’importo e devono essere rispettate anche quando il soggetto emittente può beneficiare di una deroga alla soglia economica. In tali situazioni occorre utilizzare la modalità ordinaria di fatturazione prevista per l’operazione.
Contenuto minimo e differenze rispetto alla fattura ordinaria
Il documento semplificato deve riportare almeno la data di emissione e un numero progressivo che lo identifichi in modo univoco, l’identificazione del cedente o prestatore con il relativo numero di partita IVA e i dati necessari a individuare il cliente.
Per il cliente stabilito in Italia, l’articolo 21-bis consente di indicare, in alternativa ai dati anagrafici completi, il solo codice fiscale o il numero di partita IVA. Per un soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’Unione europea può essere riportato il solo numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato di stabilimento, fermo restando il rispetto delle esclusioni previste dalla norma.
Devono inoltre comparire la descrizione dei beni ceduti o dei servizi resi e l’ammontare del corrispettivo complessivo con l’imposta incorporata, oppure i dati che consentono di calcolarla. Quando l’operazione non prevede l’addebito dell’IVA, deve essere indicato il corretto trattamento fiscale, secondo le disposizioni applicabili e le specifiche tecniche del documento elettronico.
Per le rettifiche è necessario il riferimento alla fattura originaria e l’indicazione degli elementi oggetto di modifica.
Rispetto alla fattura ordinaria, quella semplificata consente quindi una rappresentazione più sintetica degli elementi economici e identificativi del cliente, mantenendo la tracciabilità dell’operazione.
Dal 1° gennaio 2025 i contribuenti che applicano validamente il regime forfettario possono emettere fatture semplificate senza il limite generale di 400 euro. La modifica si inserisce nella disciplina delle semplificazioni IVA per le piccole imprese. La possibilità di utilizzare la modalità semplificata oltre tale soglia è prevista anche, alle condizioni applicabili, per il regime transfrontaliero di franchigia IVA.
Per i forfettari rimangono ferme le regole del proprio regime fiscale: sulle operazioni soggette al regime non viene addebitata l’IVA in rivalsa e devono essere riportate le indicazioni fiscali appropriate. La possibilità di emettere una fattura semplificata non modifica il trattamento IVA dell’operazione.
Fatture rettificative e semplificazione senza soglia
Una particolarità dell’articolo 21-bis è la possibilità di emettere in modalità semplificata anche le fatture rettificative di cui all’articolo 26 del DPR 633/1972. Questo significa che, quando ricorrono i presupposti per una nota di variazione, la modalità semplificata può essere utilizzata indipendentemente dall’importo, nel rispetto delle condizioni e delle esclusioni previste dalla normativa.
Il documento deve contenere il riferimento alla fattura rettificata e le indicazioni specifiche degli elementi che vengono modificati. La possibilità di utilizzare un formato semplificato non consente, di per sé, di rettificare liberamente una fattura già emessa: restano applicabili i presupposti sostanziali, i termini e le altre disposizioni dell’articolo 26.
La previsione agevola la gestione delle correzioni documentali e contabili senza modificare la disciplina fiscale delle variazioni.
Compilazione elettronica e codici documento
Nell’ambito della fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio, la fattura semplificata viene trasmessa utilizzando il tracciato XML dedicato, denominato FatturaElettronicaSemplificata.
Il codice TipoDocumento TD07 identifica la fattura semplificata, mentre il codice TD08 identifica la nota di credito semplificata e il codice TD09 la nota di debito semplificata. Le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate disciplinano anche i campi da compilare e i controlli effettuati dal Sistema di Interscambio.
Per le fatture semplificate soggette al limite generale, il controllo SdI identificato dal codice 00460 verifica che l’importo non superi 400 euro. Le specifiche tecniche prevedono eccezioni per il regime forfettario RF19, per il regime transfrontaliero di franchigia IVA RF20 e per le fatture rettificative, nei casi consentiti.
Il corretto codice TipoDocumento non sostituisce la verifica dei requisiti fiscali: devono comunque essere indicati il regime fiscale, gli identificativi delle parti e le informazioni relative all’operazione secondo le regole applicabili.
Aspetti pratici e cautele operative
La scelta tra documento ordinario e semplificato deve essere valutata in base al tipo di operazione e al destinatario. Nei rapporti B2B con controparti estere, soprattutto quando si applicano regole di inversione contabile in altri Stati membri, occorre verificare se l’operazione rientri nelle ipotesi escluse dalla semplificazione.
Anche quando l’importo è contenuto, l’emissione della fattura ordinaria resta sempre possibile e può essere preferibile, per esempio quando il cliente necessita di dettagli analitici per i propri sistemi gestionali.
Il rispetto degli elementi minimi previsti dall’articolo 21-bis è necessario per la corretta formazione della fattura semplificata, ma non garantisce automaticamente il diritto alla detrazione dell’IVA da parte del destinatario. Quest’ultimo dipende dai presupposti sostanziali e dai limiti stabiliti dagli articoli 19 e seguenti del DPR 633/1972, oltre che dal corretto trattamento fiscale dell’operazione.
In particolare, il cliente deve verificare la propria posizione IVA, la natura dell’acquisto e l’eventuale presenza di limitazioni alla detrazione. Per i contribuenti in regime forfettario, sulle operazioni soggette a tale regime l’IVA non viene esposta in rivalsa e il documento non attribuisce al cliente un’imposta da detrarre.