La fattura semplificata è una forma di fatturazione “alleggerita” che sostituisce alcuni requisiti informativi della fattura ordinaria con un set minimo di dati. Non è un nuovo documento, ma una modalità alternativa, facoltativa, che la legge consente in presenza di specifiche condizioni oggettive e soggettive. La sua funzione è ridurre gli adempimenti quando il controvalore dell’operazione è contenuto oppure quando ricorrono particolari casi previsti dalla normativa IVA e dalle direttive europee recepite in Italia. La base giuridica è l’articolo 21-bis del DPR 633/1972, introdotto per attuare la riforma europea in materia di fatturazione, che ammette la “emissione in modalità semplificata” se ricorrono i presupposti.
Quadro normativo aggiornato
La disciplina di dettaglio è contenuta nell’articolo 21-bis del DPR 633/1972. La norma prevede, tra l’altro, che il Ministero dell’economia possa elevare la soglia e, con decreto 10 maggio 2019, ha fissato il tetto generale a 400 euro per l’ammontare complessivo del documento. A partire dal 1° gennaio 2025, per i contribuenti in regime forfettario il legislatore ha rimosso quel tetto: l’articolo 1, comma 59, della legge 190/2014 è stato modificato dal decreto legislativo 13 novembre 2024 n. 180, che autorizza espressamente l’emissione della fattura “in modalità semplificata ai sensi dell’articolo 21-bis” anche oltre il limite del comma 1 del medesimo articolo. Per gli altri soggetti IVA, la soglia dei 400 euro resta ferma.
Quando si può usare e quando è vietata
La fattura semplificata è ammessa, in via generale, quando l’ammontare complessivo del documento rientra entro il limite previsto e in presenza delle condizioni soggettive, restando in ogni caso una facoltà del cedente o prestatore. È sempre possibile emettere fattura ordinaria al posto della semplificata, anche al di sotto della soglia. La legge vieta invece l’uso della fattura semplificata per le cessioni intracomunitarie di beni di cui all’articolo 41 del DL 331/1993 e per le operazioni indicate nell’articolo 21, comma 6-bis, lettera a), ossia quelle in cui il debitore dell’imposta è un soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro: in tali scenari occorre utilizzare la fattura ordinaria. Questi divieti operano a prescindere dall’importo.
Contenuto minimo e differenze rispetto alla fattura ordinaria
Il documento semplificato deve riportare almeno la data e un numero progressivo univoco, l’identificazione del cedente o prestatore con partita IVA, l’identificazione del cliente che, se stabilito in Italia, può anche risultare dal solo codice fiscale o numero di partita IVA e, se stabilito in altro Stato membro, dal solo numero di identificazione IVA. Devono inoltre comparire la descrizione dei beni o servizi e l’ammontare del corrispettivo complessivo con l’imposta “incorporata”, oppure dati che ne consentano il calcolo. Per le rettifiche, è sufficiente il riferimento alla fattura originaria e l’indicazione di ciò che viene modificato. Rispetto alla fattura ordinaria, quindi, la semplificata consente una rappresentazione più sintetica degli elementi economici e identificativi del cliente, mantenendo comunque la tracciabilità e la riconducibilità fiscale dell’operazione.
Dal 1° gennaio 2025 i contribuenti in regime forfettario possono emettere fatture semplificate senza alcun limite d’importo. La modifica risponde all’allineamento con le più recenti direttive UE in tema di semplificazioni per le piccole imprese e si innesta direttamente nella disciplina del regime forfettario, senza toccare la regola generale applicabile agli altri contribuenti. Il fondamento normativo si legge nell’articolo 1 del decreto legislativo 180/2024, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 30 novembre 2024, che inserisce nel comma 59 della legge 190/2014 la possibilità di utilizzare l’articolo 21-bis del DPR 633/1972 anche oltre la soglia del comma 1.
Fatture rettificative e semplificazione senza soglia
Una peculiarità dell’articolo 21-bis è che consente di emettere in modalità semplificata anche la fattura rettificativa di cui all’articolo 26 del DPR IVA. Questo significa che, quando si emette una nota di variazione, la semplificazione è ammessa a prescindere dall’importo, purché siano indicate le informazioni richieste dalla norma, compreso il richiamo alla fattura rettificata e le voci oggetto di modifica. La previsione agevola la gestione delle correzioni documentali e contabili senza appesantire gli adempimenti informativi.
Compilazione elettronica e codici documento
In ambito di fatturazione elettronica via Sistema di Interscambio, la fattura semplificata è trasmessa utilizzando il tracciato XML con il codice “TipoDocumento” dedicato. Nella prassi operativa, si utilizza il codice TD07 per la fattura semplificata, mentre le note semplificate si identificano con codici distinti per nota di credito e nota di debito secondo le specifiche tecniche pubblicate e periodicamente aggiornate dall’Agenzia delle Entrate. Questa classificazione consente ai sistemi di riconoscere correttamente il formato e applicare i controlli di coerenza previsti.
Aspetti pratici e cautele operative
La scelta fra documento ordinario e semplificato va calibrata sul tipo di operazione e sui destinatari. Nei rapporti B2B con controparti estere, soprattutto quando si applicano regole di inversione contabile in altri Stati membri, è prudente verificare se si rientra nelle ipotesi escluse dalla semplificazione, per evitare rifiuti di registrazione o contestazioni sui controlli incrociati. Anche quando l’importo è contenuto, l’emissione della fattura ordinaria resta sempre possibile e talvolta opportuna, ad esempio se il cliente necessita di dettagli analitici per i propri sistemi gestionali. In ogni caso, il rispetto degli elementi minimi previsti dall’articolo 21-bis è essenziale per garantire la piena detraibilità e la corretta imputazione dell’operazione nei registri IVA, fermo restando che, per i forfettari, l’imposta non si espone in rivalsa.