In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di avviso scadenza pagamento fattura e proponiamo un fac simile da scaricare.
Avviso Scadenza Pagamento Fattura
La lettera di avviso di scadenza di una fattura è il tassello più semplice e spesso più efficace della gestione del credito: informa il cliente che il termine di pagamento si avvicina o è decorso, mette a disposizione dati chiari per saldare e, a seconda di come è formulata e inviata, può produrre effetti giuridici rilevanti. In Italia il punto di partenza è sempre la certezza del credito secondo fattura: numero, data, importo, scadenza pattuita e coordinate di pagamento devono emergere senza ambiguità, perché solo un documento chiaro consente al debitore di adempiere senza equivoci e al creditore di dimostrare, se necessario, che ha dato una chance seria e trasparente di chiudere bonariamente. Nelle transazioni tra imprese e professionisti le regole sui ritardi sono fissate dal decreto legislativo 231/2002, come modificato, che prevede la maturazione automatica degli interessi moratori dal giorno successivo alla scadenza e riconosce al creditore un indennizzo forfettario minimo per i costi di recupero; in questo perimetro l’avviso non è un prerequisito per far decorrere gli interessi, ma resta utile per ragioni commerciali e probatorie. Nei rapporti con consumatori e in contesti non coperti dalla disciplina dei ritardi commerciali, invece, l’avviso può assumere la forma di una vera e propria messa in mora ai sensi dell’articolo 1219 del codice civile, perché è l’intimazione scritta che costituisce in mora il debitore e fa decorrere gli interessi legali e gli eventuali maggiori danni da ritardo; se il contratto e la fattura contengono un termine certo per una somma di denaro già liquida, la mora può maturare anche senza formale intimazione, ma la lettera resta prudente per valorizzare le conseguenze del ritardo e per interrompere la prescrizione con un atto che dimostri in modo oggettivo la richiesta.
La distinzione pratica è tra sollecito bonario e messa in mora. Il primo è lo strumento di cura della relazione: tono cortese, richiamo alla scadenza imminente o appena decorso, riepilogo di importo e coordinate, disponibilità a chiarimenti e, se opportuno, apertura a una proposta di piano di rientro. La seconda è una comunicazione formale che, pur rimanendo misurata, indica che il pagamento è dovuto senza indugi, richiama gli effetti del ritardo secondo i patti e la legge, fissa un termine breve per adempiere e preannuncia rimedi ulteriori in difetto. Spesso i due momenti convivono in sequenza: un promemoria qualche giorno prima della scadenza o subito dopo, seguito da una messa in mora decorso inutilmente un ragionevole lasso di tempo. La scelta del canale incide sulla forza probatoria. Una e-mail semplice può bastare quando il rapporto è consolidato e il destinatario risponde; una PEC o una raccomandata con avviso di ricevimento sono preferibili se si vuole cristallizzare la data di ricezione e ottenere un effetto giuridico pieno, sia per la costituzione in mora, sia per l’interruzione dei termini di prescrizione. La comunicazione tramite PEC ha il vantaggio di assimilare, per legge, il recapito alla raccomandata quanto a certezza della ricezione, ed è ormai lo standard nei rapporti tra operatori economici e, quando disponibile, anche con consumatori che abbiano eletto un domicilio digitale.
Il contenuto della lettera deve rendere facile il pagamento e difficile la contestazione. L’identificazione dell’emittente e del destinatario, il richiamo a fattura, data, importo, scadenza e P. IVA o codice fiscale, le modalità di versamento con IBAN e causale da indicare, l’eventuale richiamo all’ordine o al contratto, sono elementi essenziali che riducono equivoci. È utile specificare se la fattura è già scaduta o in scadenza, indicare il saldo residuo in caso di acconti, ricordare l’eventuale perdita di sconti per pagamento anticipato e, nei rapporti business-to-business, menzionare che dal giorno successivo alla scadenza maturano gli interessi moratori ex d.lgs. 231/2002 e l’indennizzo forfettario per i costi di recupero. Nei confronti dei consumatori, dove si applicano gli interessi legali salvo patti chiari e comprensibili, è prudente limitarsi a richiamare la base normativa e il tasso applicato, evitando clausole penalizzanti non trasparenti. In ogni caso, la lettera non deve mai scivolare in toni minacciosi o in richieste di somme non dovute: il rispetto delle regole di correttezza contrattuale e di lealtà commerciale è un presidio contro contestazioni per pratiche scorrette.
La lettera è anche un luogo per prevenire conflitti. Offrire un canale dedicato per questioni amministrative, indicare un referente, accennare alla possibilità di concordare tempi di pagamento in presenza di difficoltà temporanee, spesso sblocca situazioni per le quali irrigidirsi non conviene a nessuno. Se il debitore oppone contestazioni sul contenuto della fornitura o sulla fattura, la risposta tempestiva e circostanziata consente di distinguere rapidamente tra obiezioni di merito e tattiche dilatorie. Quando l’adempimento non arriva e le condizioni lo richiedono, la messa in mora diventa lo spartiacque: la fissazione di un termine breve e congruo per pagare (ad esempio dieci giorni dal ricevimento), il richiamo espresso agli articoli 1219 e 1224 c.c. e, per i contratti sinallagmatici in corso, l’eventuale preannuncio di sospensione della prestazione non ancora eseguita in applicazione del principio di autotutela tipizzato dall’articolo 1460 c.c., sono gli elementi che preparano, se necessario, il passaggio a strumenti più incisivi. Per i rapporti con pubbliche amministrazioni, oltre alle regole speciali sui tempi di pagamento e sugli interessi automatici, è buona prassi mantenere l’avviso come strumento di interlocuzione, anche perché molte piattaforme contabili richiedono un tracciato documentale della sollecitazione.
Esiste anche un profilo di protezione dei dati da non trascurare. L’uso dei recapiti del cliente per inviare avvisi e solleciti è coperto dal legittimo interesse del titolare del trattamento alla gestione del credito, purché limitato a quanto necessario, senza invii massivi o contenuti eccedenti, e con canali e tempi compatibili con la riservatezza e la dignità del destinatario. Le informazioni sul credito non dovrebbero essere comunicate a terzi estranei, salvo l’eventuale incarico a un professionista o a un’agenzia di recupero formalmente nominati e istruiti; in caso di giro ad esterni è opportuno preavvisare il cliente nella messa in mora che l’inerzia comporterà l’affidamento del dossier a un legale, così da evitare sorprese e di solito stimolare l’adempimento.
Dal punto di vista probatorio, conservare copia dell’avviso e la prova dell’invio e della ricezione è essenziale. Se la comunicazione genera un riscontro del cliente, fosse anche solo un pagamento parziale o una e-mail di conferma, l’effetto è duplice: da un lato interrompe la prescrizione come riconoscimento del debito o come atto di costituzione in mora, dall’altro fornisce la base per eventuali azioni successive, dal decreto ingiuntivo alla mediazione obbligatoria dove prevista per la tipologia di rapporto. In questa prospettiva, anche la formulazione che invita a ignorare l’avviso se nel frattempo si è provveduto al pagamento, con preghiera di inviare distinta o CRO per allineare la contabilità, è un accorgimento semplice che riduce incroci di comunicazioni e accrediti non tracciati. La lettera, insomma, non è un atto di ostilità, ma uno strumento di buona amministrazione che, se scritto bene e inviato con canali idonei, tutela il credito, mantiene la relazione e, quando serve, pone le basi giuridiche perché l’inerzia abbia conseguenze chiare e proporzionate.
Esempi Avviso Scadenza Pagamento Fattura
Modello GENERICO – promemoria scadenza/saldo
Oggetto: Avviso di scadenza/saldo – Fattura n. _______________ del ________________ – Importo € _______________ – Scadenza _______________
Gentile _________,
ti ricordiamo che la fattura n. _______________ del ____________, relativa a _____________, per € _______________ è in scadenza/già scaduta il____________. Per agevolare il pagamento, riportiamo le coordinate: IBAN _______________, intestato a _______________; causale: “Saldo fattura _______________ – ”.
Se hai già provveduto, ti chiediamo cortesemente di inviarci la distinta/CRO a _______________ per allineare la contabilità. Per qualunque chiarimento amministrativo, il referente è ____________ (e-mail _______________, tel. _______________).
Grazie per l’attenzione e la collaborazione.
Cordiali saluti,
_______________
(Inserire eventuali condizioni: es. sconto cassa, modalità alternative di pagamento, ecc.)
Modello – sollecito bonario post-scadenza (tono commerciale)
Oggetto: Sollecito bonario – Fattura n. _______________ del _______________ – Importo € _______________ – Scadenza ______
Spett.le ______,
risulta ad oggi insoluto il saldo della fattura n. _______________ del ____________ per € _______________, scaduta il ____________. Ti invitiamo a procedere entro ____________ giorni dal ricevimento al versamento su IBAN _______________ (intestato _______________), causale: “Fattura _______________ – ”.
Qualora vi fossero motivi ostativi o necessità di piano di rientro, ti preghiamo di contattarci a ____________; in mancanza di riscontro, proseguiremo con i normali adempimenti amministrativi. Confidiamo in un rapido allineamento.
Distinti saluti,
_______________
(Allega estratto conto partite aperte, se utile)
Modello – messa in mora formale ex artt. 1219 e 1224 c.c. (privati/consumatori o B2C)
Oggetto: Costituzione in mora – Fattura n. _______________ del _______________ – € _______________
Spett.le _________,
con la presente Vi costituiamo in mora ai sensi dell’art. 1219 c.c. per il mancato pagamento della fattura n. _______________ del ____________, scaduta il ____________, di importo € _______________. Vi invitiamo a saldare entro e non oltre ___ giorni dal ricevimento mediante bonifico su IBAN _______________, causale “Fattura _______________ – _______________”.
Decorso infruttuosamente il termine, matureranno gli interessi di mora ai sensi dell’art. 1224 c.c. e ci riserviamo di adire gli strumenti di tutela (recupero stragiudiziale/giudiziale), con aggravio di spese a Vostro carico. La presente vale anche quale interruzione dei termini di prescrizione. In caso di pagamento già eseguito, Vi preghiamo di trasmettere la distinta a _______________.
Cordiali saluti,
_______________
(Allega copia fattura e, se del caso, estratto contabile)
Modello – B2B con interessi moratori d.lgs. 231/2002 e indennizzo € 40
Oggetto: Avviso ritardo pagamento – Fattura n. _______________ del _______________ – interessi d.lgs. 231/2002
Spett.le _________,
Vi segnaliamo che il pagamento della fattura n. _______________ del ____________ per € _______________, scaduta il ____________, non risulta pervenuto. Ai sensi del d.lgs. 231/2002 il ritardo comporta la maturazione automatica degli interessi moratori dal giorno successivo alla scadenza, al tasso BCE + ___ p.p. (o quello contrattualmente convenuto), nonché l’indennizzo forfettario minimo di € 40,00 per i costi di recupero.
Vi invitiamo a provvedere entro ___ giorni su IBAN _______________, causale “Fattura _______________ – _______________”. In difetto, procederemo al recupero del credito con aggravio di ulteriori oneri come da normativa citata, fermo restando ogni diverso rimedio previsto dal contratto.
Distinti saluti,
_______________
(Indicare eventuale riferimento ordine/contratto e allegare fattura)
Modello – rapporti continuativi / preavviso sospensione servizio in default
Oggetto: Avviso scadenza/saldo fatture e preavviso sospensione servizio – Contratto _______________
Spett.le ,
alla data odierna risultano insolute le seguenti partite: fattura n. _______________ del ____________ (€ _______), fattura n. _______________ del ____________ (€ _____________), scadute il ____________. Vi invitiamo a saldare entro ___ giorni mediante bonifico su IBAN _______________, causale “Saldo fatture _______________ – ”.
Ai sensi del contratto ________________ e dell’art. 1460 c.c., in caso di mancato integrale pagamento ci vedremo costretti a sospendere il servizio/fornitura a partire dal ____________, fatto salvo il recupero del credito, gli interessi di mora e ogni ulteriore tutela. Restiamo disponibili a valutare un piano di rientro; in tal caso, Vi chiediamo di contattarci tempestivamente a ____________.
Cordiali saluti,
_______________
(Allega elenco partite scadute e coordinate di pagamento)
Fac Simile Lettera Avviso Scadenza Pagamento Fattura Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile lettera di avviso scadenza pagamento fattura.
